Koningsspelen organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen
Met deze Koningsspelen checklist regel je het programma, de deelnemers, de sportonderdelen en de begeleiding in een logische volgorde. Begin met datum, locatie en aantallen; daarna volgen teams, spelbegeleiders, materiaal en catering. Controleer uiterlijk de dag ervoor de weersverwachting en zet een regenprogramma klaar. Op de dag zelf helpen een registratiebalie, duidelijke terreinborden, scoreborden en een vaste taakverdeling om de rondes zonder onnodige wachttijd te laten verlopen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma en spelrondes opstellen
3 personen
Deelnemersaantallen inventariseren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Contactgegevens noodsituaties verzamelen
2 personen
Teams samenstellen
3 personen
Spelbegeleiders indelen
2 personen
Vrijwilligers informeren
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief regenprogramma klaarzetten
3 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Prijzen en medailles controleren
2 personen
Teamindeling afdrukken
2 personen
Route- en terreinborden maken
2 personen
EHBO-materialen controleren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Fruit en snacks klaarzetten
3 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Sleutels en toegang regelen
Terrein inspecteren
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Start- en finishlijn markeren
3 personen
Sportvelden uitzetten
6 personen
Spelmateriaal per post klaarzetten
8 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Pauze- en eetplekken markeren
3 personen
Briefing spelbegeleiders geven
4 personen
Event
Registratie openen
4 personen
Deelnemers welkom heten
4 personen
Opening verzorgen
3 personen
Teams naar startpost begeleiden
8 personen
Estafette begeleiden
4 personen
Touwtrekken begeleiden
4 personen
Hindernisbaan begeleiden
5 personen
Zaklopen begeleiden
3 personen
Balspellen begeleiden
5 personen
Watertransport begeleiden
4 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Fruit en snacks serveren
4 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Watervoorraad controleren
2 personen
Scores verzamelen
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Avondmaaltijd uitserveren
6 personen
Dranken bij het diner serveren
3 personen
Muziek tijdens diner verzorgen
2 personen
Vrije spelactiviteiten begeleiden
5 personen
Laatste ronde aankondigen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
4 personen
Nazorg
Spelmateriaal verzamelen
6 personen
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
Tenten afbreken
6 personen
Servies afwassen
4 personen
Catering opruimen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Sanitaire ruimtes schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemers informeren over voorwerpen
Facturen en bonnen verzamelen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 8
- Barkrukkenaantal 6
- Registratiebalie
- Afvalbakkenaantal 10
- Kapstokkenaantal 2
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 12
- Basketballenaantal 8
- Handballenaantal 10
- Tennisballenaantal 30
- Pionnenaantal 60
- Hoepelsaantal 20
- Estafettestokjesaantal 12
- Springtouwenaantal 15
- Zakken voor zaklopenaantal 15
- Touwtrektouwaantal 2
- Hindernisblokkenaantal 12
- Gymmattenaantal 10
- Wateremmersaantal 12
- Sponsballenaantal 30
- Frisbeesaantal 10
- Badmintonsetsaantal 6
- Springladdersaantal 4
- Stopwatchesaantal 8
- Fluitjesaantal 12
- Scorebordenaantal 8
- Meetlintenaantal 4
- Startpistool
- Linten voor finishaantal 2
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Bordenaantal 180
- Kommetjesaantal 100
- Messenaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Lepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
- Schaaltjesaantal 20
- Serveerplateausaantal 12
Decoratie
- Nederlandse vlaggenaantal 12
- Oranje vlaggetjesaantal 10
- Oranje tafelkledenaantal 12
- Ballonnenaantal 200
- Ballonnenpompaantal 2
- Plakbandaantal 8
- Touwaantal 4
- Pijlbordenaantal 12
- Startnummersaantal 180
- Medaillesaantal 180
- Prijzenbekersaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks## Messenaantal 6
- Broodmandenaantal 8
- Serveerbestekaantal 16
- Aluminium schalenaantal 12
- Voedselbakkenaantal 12
- Keukenweegschalenaantal 2
- EHBO-koffersaantal 2
- IJslepelsaantal 4
- Kruidenschalenaantal 8
- Theepottenaantal 3
Schoonmaak
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 6
- Desinfectiepompjesaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
- Kratten voor afvalscheidingaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak het programma in spelrondes en geef per onderdeel één verantwoordelijke begeleider. Plan tussen rondes enkele minuten voor wisselen, uitleg en het opnieuw klaarzetten van pionnen, hoepels of hindernisblokken.
- Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk één week vooraf. Gebruik die gegevens meteen voor de teamindeling en druk de definitieve lijsten uiterlijk de dag ervoor af.
- Tel sportmateriaal per onderdeel voordat je boodschappen en voorbereidingen afrondt. Leg stopwatches, fluitjes, scoreborden en meetlinten per spel klaar, zodat begeleiders niet tijdens de ronde hoeven te zoeken.
- Controleer terrein, sleutels, toegang en EHBO-materialen uiterlijk de dag ervoor. Zet registratiebalie, afvalbakken, partytenten en koelboxen op een plattegrond; zo zie je vooraf waar routes of speelvelden elkaar kruisen.
- Maak naast het buitenprogramma een volledig alternatief voor regen, niet alleen een lijst met losse spellen. Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en communiceer uiterlijk die avond waar deelnemers en vrijwilligers moeten zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik de Koningsspelen organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna uitnodigingen, verzamel aanmeldingen en plan teams en begeleiders; houd de laatste week vrij voor materiaal, catering en veiligheidscontrole.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor de Koningsspelen?
- Plan minimaal één vaste spelbegeleider per gelijktijdig actief onderdeel, plus één coördinator voor registratie, vragen en noodgevallen. Tel bij grotere groepen extra wisselbegeleiders mee, zodat een ronde niet stilvalt wanneer iemand moet helpen.
- Wanneer moet ik het regenprogramma voor de Koningsspelen klaarzetten?
- Werk het alternatief uiterlijk één week vooraf uit en controleer de weersverwachting 24 uur voor de start. Informeer vrijwilligers en deelnemers dezelfde avond nog over de locatie, aangepaste rondes en eventuele wijzigingen in materiaal.
- Wat moet ik de dag vóór de Koningsspelen controleren?
- Controleer terrein, toegang, EHBO, sportmateriaal, prijzen en medailles, teamlijsten, routeborden en de boodschappen. Vul koelboxen pas zo laat mogelijk, maar leg fruit, snacks en alle spelmaterialen per onderdeel klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!