Checklist para organizar Juegos del Rey

Juegos del Rey combina varias rondas, equipos y pruebas deportivas, así que el orden de preparación importa. Primero cierra la fecha, el lugar y el número de participantes; después organiza inscripciones, equipos, monitores y reservas. Durante la última semana conviene revisar el tiempo, el material y la comida. El día del evento necesitarás una recepción clara, carteles visibles, cronómetros, silbatos y un responsable para cada zona.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Elaborar el programa y las rondas del juego
3 personas
Recabar el número de participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Recopilar los datos de contacto de emergencias
2 personas
Formar equipos
3 personas
Asignar monitores del juego
2 personas
Informar a los voluntarios
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar un programa alternativo en caso de lluvia
3 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir material deportivo
3 personas
Comprobar premios y medallas
2 personas
Imprimir la asignación del equipo
2 personas
Hacer carteles de ruta y del recinto
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar fruta y snacks
3 personas
Crear lista de reproducción musical
Gestionar llaves y acceso
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar tiendas
6 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Señalizar la salida y la meta
3 personas
Delimitar los campos deportivos
6 personas
Preparar el material del juego por correo
8 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
Señalizar las zonas de descanso y comida
3 personas
Dar la sesión informativa a los monitores del juego
4 personas

Evento

Abrir el registro
4 personas
Dar la bienvenida a los participantes
4 personas
Encargarse de la inauguración
3 personas
Guiar a los equipos hasta el punto de salida
8 personas
Acompañar el relevo
4 personas
Dirigir el tira y afloja
4 personas
Coordinar la pista de obstáculos
5 personas
Guiar la carrera de sacos
3 personas
Coordinar juegos de pelota
5 personas
Coordinar el transporte de agua
4 personas
Proporcionar la música
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir fruta y aperitivos
4 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar el suministro de agua
2 personas
Recopilar las puntuaciones
3 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Gestionar la entrega de premios
4 personas
Servir la cena
6 personas
Servir las bebidas durante la cena
3 personas
Poner música durante la cena
2 personas
Guiar las actividades de juego libre
5 personas
Anunciar la última ronda
2 personas
Despedir a los participantes
4 personas

Seguimiento

Reunir el material de juego
6 personas
Desmontar mesas y sillas
6 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger el catering
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Limpiar los baños
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver el material prestado
3 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los participantes sobre los objetos
Recopilar facturas y recibos
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Taburetes de barcant. 6
Mostrador de registro
Papeleracant. 10
Percheroscant. 2

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 12
Balones de baloncestocant. 8
Balones de balonmanocant. 10
Pelotas de teniscant. 30
Conoscant. 60
Aroscant. 20
Testigos de relevocant. 12
Cuerdas para saltarcant. 15
Sacos para carrera de sacoscant. 15
Cuerda para tira y aflojacant. 2
Bloques de obstáculoscant. 12
Colchonetas de gimnasiacant. 10
Cubos de aguacant. 12
Esponjascant. 30
Frisbeescant. 10
Sets de bádmintoncant. 6
Escaleras de saltocant. 4
Cronómetroscant. 8
Silbatoscant. 12
Marcadorescant. 8
Cintas métricascant. 4
Pistola de salida
Cintas para la metacant. 2

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófono
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 180
Cuencoscant. 100
Cuchilloscant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Cuencoscant. 20
Bandejas para servircant. 12

Decoración

Banderas de Países Bajoscant. 12
Guirnaldas naranjascant. 10
Manteles naranjascant. 12
Globoscant. 200
Bomba de globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Dorsalescant. 180
Medallascant. 180
Trofeoscant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cocineros## Cuchilloscant. 6
Cestas de pancant. 8
Cubiertos de serviciocant. 16
Bandejas de aluminiocant. 12
Bandejas de comidacant. 12
Básculas de cocinacant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Cucharillas para heladocant. 4
Bandejas de hierbascant. 8
Teterascant. 3

Limpieza

Guantes de limpiezacant. 8
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Cajas para la separación de residuoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y las rondas antes de formar los equipos. Con el número definitivo de participantes podrás repartir grupos equilibrados y asignar un monitor a cada uno.
Pide las preferencias dietéticas y los contactos de emergencia junto con la inscripción. Haz una última comprobación entre 5 y 7 días antes, porque estos datos suelen faltar o cambiar.
Prepara el plan de lluvia al menos 3 días antes. Comprueba qué pruebas pueden trasladarse a cubierto y qué material, como cubos de agua o colchonetas, debe mantenerse seco.
Separa el material por prueba la víspera: balones, conos, aros, cuerdas, cronómetros y marcadores. Lleva también unidades de repuesto para los elementos pequeños que se pierden con facilidad.
Monta el registro y coloca los carteles antes de que llegue el primer participante. Deja listas las neveras, la fruta y los snacks al menos 60 minutos antes del inicio, y revisa llaves, accesos y primeros auxilios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar Juegos del Rey?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, reservas e invitaciones. Deja cerrados los equipos, voluntarios, compras y programa como máximo 5 días antes.
¿Cuándo hay que formar los equipos de Juegos del Rey?: Forma los equipos cuando termine el plazo de inscripción, normalmente entre 7 y 10 días antes. Imprime la asignación el día anterior y prepara una copia para el mostrador de registro y otra para cada monitor.
¿Qué hacer si llueve durante Juegos del Rey?: Decide el programa alternativo al menos 3 días antes y comunícalo a voluntarios y participantes. Comprueba el pronóstico 24 horas antes y de nuevo la mañana del evento para ajustar las pruebas y el acceso.
¿Cuánto material deportivo necesito para Juegos del Rey?: La cantidad depende del número de equipos y de las rondas, pero cada prueba debe tener su material preparado antes de abrir el registro. Haz el inventario 2 días antes y lleva al menos un cronómetro, silbato y marcador de repuesto por zona de juego.

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