Jeux du Roi : la checklist pour tout organiser

Les Jeux du Roi demandent plus qu’une série d’épreuves sportives : il faut coordonner les inscriptions, les équipes, les encadrants et le matériel. Cette checklist regroupe les 76 tâches et 82 fournitures du plan, dans l’ordre où elles sont généralement utiles. Commence par confirmer la date et le lieu, puis avance vers les réservations, les achats et la préparation du site. Les derniers contrôles portent sur la météo, les accès, les secours et l’accueil des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme et les manches de jeu
3 personnes
Recenser le nombre de participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Recueillir les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence
2 personnes
Former les équipes
3 personnes
Répartir les encadrants de jeu
2 personnes
Informer les bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Préparer le plan de repli en cas de pluie
3 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
Imprimer la répartition des équipes
2 personnes
Créer les panneaux d’itinéraire et de site
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les fruits et les snacks
3 personnes
Composer la playlist musicale
Organiser les clés et l’accès
Inspecter le site
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
Délimiter les terrains de sport
6 personnes
Préparer le matériel de jeu par poste
8 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Baliser les espaces de pause et de restauration
3 personnes
Faire le briefing des animateurs de jeu
4 personnes

Événement

Ouvrir l’inscription
4 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Assurer l’ouverture
3 personnes
Accompagner les équipes au poste de départ
8 personnes
Encadrer le relais
4 personnes
Encadrer le tir à la corde
4 personnes
Encadrer le parcours d’obstacles
5 personnes
Encadrer la course en sacs
3 personnes
Encadrer les jeux de ballon
5 personnes
Accompagner le transport de l'eau
4 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir les fruits et les en-cas
4 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier le stock d’eau
2 personnes
Collecter les scores
3 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Servir le dîner
6 personnes
Servir les boissons au dîner
3 personnes
Assurer la musique pendant le dîner
2 personnes
Encadrer les activités de jeu libre
5 personnes
Annoncer le dernier tour
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de jeu
6 personnes
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les participants des objets
Rassembler les factures et les reçus
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 6
Comptoir d'inscription
Poubellesqté 10
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de basketqté 8
Ballons de handballqté 10
Balles de tennisqté 30
Cônesqté 60
Cerceauxqté 20
Témoins de relaisqté 12
Cordes à sauterqté 15
Sacs pour la course en sacqté 15
Corde de tir à la cordeqté 2
Blocs d’obstaclesqté 12
Tapis de gymqté 10
Seaux d'eauqté 12
Balles épongeqté 30
Frisbeesqté 10
Sets de badmintonqté 6
Échelles de sautqté 4
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 12
Panneaux de scoreqté 8
Mètres rubansqté 4
Pistolet de départ
Rubans pour l’arrivéeqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 100
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 12
Fanions orangeqté 10
Nappes orangeqté 12
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de départqté 180
Médaillesqté 180
Coupes de prixqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Corbeilles à painqté 8
Couverts de serviceqté 16
Plateaux en aluminiumqté 12
Bacs alimentairesqté 12
Balances de cuisineqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Cuillères à glaceqté 4
Bols d'herbesqté 8
Théièresqté 3

Nettoyage

Gants de nettoyageqté 8
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme et les manches avant de former les équipes : prévois aussi le temps de rotation entre deux épreuves et désigne un encadrant par zone de jeu.
Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 10 jours avant l’événement. Profite du même formulaire pour recueillir un contact à prévenir en cas d’urgence.
Prépare le plan de repli dès que tu consultes la météo, idéalement 3 à 5 jours avant. Pour les épreuves extérieures, vérifie où déplacer les participants, le matériel et les tables en cas de pluie.
Contrôle le matériel sportif la veille : ballons, cônes, cerceaux, chronomètres, sifflets, panneaux de score et matériel des épreuves doivent être regroupés par manche.
Le matin même, inspecte le site au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Installe l’accueil, les panneaux d’itinéraire, les poubelles, les glacières et les fruits ou snacks avant le premier jeu.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour les Jeux du Roi ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la journée. Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant afin de former les équipes et d’acheter les quantités nécessaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser les Jeux du Roi ?: Prévois au minimum 4 semaines pour gérer le lieu, les réservations, les inscriptions et les bénévoles. Commence les vérifications finales 7 jours avant, puis fais l’inspection du site la veille et le matin même.
Comment organiser les équipes pour les Jeux du Roi ?: Attends la clôture des inscriptions, puis répartis les participants en équipes équilibrées selon leur nombre et les épreuves prévues. Imprime la répartition au moins 24 heures avant et garde une copie à l’accueil.
Que prévoir en cas de pluie pour les Jeux du Roi ?: Décide d’un plan de repli 3 à 5 jours avant, après avoir vérifié les prévisions. Identifie un espace couvert assez grand pour accueillir les participants, les tables et le matériel indispensable, puis informe les bénévoles du changement au plus tard la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.