Koffieproeverij organiseren: een complete checklist
Een koffieproeverij staat of valt met een vaste proefvolgorde, goed geteste apparatuur en duidelijke informatie per koffie. Regel eerst de uitnodigingen en aanmeldingen, inclusief dieetwensen, en werk daarna de bonen, proefkaarten en stations uit. Plan de laatste boodschappen en leveringscontrole enkele dagen vooraf. Op de dag zelf draait alles om portioneren, etiketteren, water, melk en een logische opstelling, zodat gasten zonder wachten kunnen proeven en vergelijken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Koffiebonen bestellen
Proefvolgorde bepalen
2 personen
Proefkaarten ontwerpen
Proefkaarten printen
Leveringen controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koffiebonen portioneren
2 personen
Koffiebonen etiketteren
2 personen
Koele producten opslaan
Apparatuur testen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Proefstations indelen
2 personen
Koffieapparatuur opstellen
2 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Water- en melkstation inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Gebak en hapjes uitstallen
2 personen
Proefkaarten neerleggen
Entree en registratie inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstkoffie serveren
2 personen
Proefronde toelichten
Koffierondes bereiden
3 personen
Koffie serveren
4 personen
Proefnotities toelichten
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Werkstations schoonhouden
2 personen
Laatste koffieronde serveren
3 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffieapparatuur reinigen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven voorraad verpakken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Apparatuur droog opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 48
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Schoteltjesaantal 60
- Proefglazenaantal 120
- Waterglazenaantal 60
- Gebaksbordjesaantal 60
- Theelepelsaantal 80
- Serveerlepelsaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Koffiemolensaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koffieweegschalenaantal 4
- Timersaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Keuken
- Waterkannenaantal 6
- Melkkannenaantal 8
- Schenkkanaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koks messenaantal 3
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerschalen met dekselaantal 4
Decoratie
- Proefkaartenaantal 60
- Koffielabelsaantal 12
- Tafelkledenaantal 8
- Menustandaardsaantal 8
- Naambadgesaantal 60
- Pennenaantal 60
Verlichting
- Tafellampenaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
Schoonmaak
- Afwasteilaantal 2
- Afwasborstelsaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handvegers en blikaantal 2
- Dweilaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bepaal de proefvolgorde vóór je de proefkaarten ontwerpt. Begin bijvoorbeeld met de lichtste koffie en eindig met de meest uitgesproken smaak, zodat eerdere smaken minder worden overstemd.
- Test alle koffiezetapparaten, molens, waterkokers, timers en verlengkabels uiterlijk de dag ervoor. Controleer ook of elke stekkerdoos bereikbaar is zonder dat kabels door looproutes liggen.
- Portioneer en etiketteer de koffiebonen vooraf per proefstation. Zo hoef je tijdens de ontvangst niet meer af te wegen en voorkom je dat koffies door elkaar raken.
- Richt naast de proefstations een apart water- en melkstation in met waterkannen, glazen en melkkannen. Gasten kunnen dan hun smaak neutraliseren zonder de koffiestroom bij de bar te blokkeren.
- Zet proefkaarten, labels en hapjes pas klaar nadat de apparatuur is getest. Laat daarnaast minimaal één vrije tafel of afvalbak bereikbaar blijven, zodat gebruikte kopjes en schoteltjes zich niet op de proefstations opstapelen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een koffieproeverij organiseren?
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig verwerkt. Bestel de koffiebonen en controleer de apparatuur uiterlijk 1 week voor de proeverij.
- Hoeveel koffiebonen heb ik nodig voor een koffieproeverij?
- Reken voor een proeverij met meerdere kleine samples op ongeveer 10 tot 15 gram koffie per persoon per koffie. Tel voor elke koffie een kleine reserve van 10 procent op, vooral wanneer je verschillende zetmethoden gebruikt.
- Wanneer moet ik de koffiebonen portioneren en etiketteren?
- Portioneer en etiketteer de bonen 1 dag vooraf. Bewaar de porties afgesloten en controleer op de dag zelf of de labels overeenkomen met de vastgelegde proefvolgorde.
- Wat moet ik op de dag van een koffieproeverij als eerste klaarzetten?
- Zet eerst de tafels, stoelen, proefstations en apparatuur neer en voer daarna de veiligheidscontrole uit. Richt vervolgens het water- en melkstation, de registratie en de serviespunten in; leg de proefkaarten vlak voor ontvangst neer.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!