Checklist pour organiser une dégustation de café

Une dégustation de café réussie repose surtout sur un bon ordre de préparation. Commence par confirmer les participants et leurs besoins alimentaires, puis commande les grains, définis la progression des essais et prépare les cartes de dégustation. Le jour même, teste les machines, répartis chaque café dans sa station et prévois un accès simple à l’eau, au lait et aux en-cas. Cette checklist t’aide à ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Commander des grains de café
Définir l’ordre des essais
2 personnes
Concevoir les cartes de dégustation
Imprimer les cartes de dégustation
Vérifier les livraisons
Faire les courses
2 personnes
Répartir les grains de café
2 personnes
Étiqueter les grains de café
2 personnes
Ranger les produits frais
Tester l'équipement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Répartir les stations de dégustation
2 personnes
Installer l’équipement café
2 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Installer le point d’eau et de lait
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Présenter les pâtisseries et les amuse-bouches
2 personnes
Installer les cartes de dégustation
Aménager l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir le café de bienvenue
2 personnes
Expliquer le tour de dégustation
Préparer les tournées de café
3 personnes
Servir le café
4 personnes
Expliquer les notes de dégustation
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Maintenir les postes de travail propres
2 personnes
Servir la dernière tournée de café
3 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’équipement à café
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer le stock restant
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le matériel au sec
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 48
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Sous-tassesqté 60
Verres de dégustationqté 120
Verres à eauqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 60
Cuillères à caféqté 80
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Moulins à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Balances à caféqté 4
Chronomètresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3

Cuisine

Carafes d’eauqté 6
Pichets à laitqté 8
Carafeqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 4

Décoration

Cartes de dégustationqté 60
Étiquettes à caféqté 12
Nappesqté 8
Supports de menuqté 8
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 60

Éclairage

Lampes de tableqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12
Balais et pelleqté 2
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations au moins 3 semaines avant la dégustation et fixe une date limite d’inscription 7 jours avant. Tu auras ainsi le temps de mettre à jour la liste des visiteurs et de recueillir les besoins alimentaires.
Commande les grains dès que le nombre de participants est connu, idéalement 10 à 14 jours avant. Répartis-les ensuite par essai, puis étiquette chaque lot avant l’installation pour éviter les inversions.
Prévois une station par série de dégustation et vérifie chaque machine, moulin, bouilloire, balance et chronomètre au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Teste aussi les rallonges et multiprises sous charge.
Installe les tasses, sous-tasses, verres d’eau et cuillères à chaque place avant de disposer les cartes de dégustation. Garde une réserve d’au moins 10 % de vaisselle pour remplacer rapidement un élément renversé ou sale.
Place le point d’eau et de lait à l’écart des tables de dégustation, avec les poubelles facilement accessibles. Sors les pâtisseries et amuse-bouches juste avant l’accueil afin qu’ils restent présentables pendant les essais.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une dégustation de café ?: Prévois environ 3 semaines pour envoyer les invitations, recueillir les inscriptions et commander les grains. Réserve les 2 derniers jours à l’impression des cartes, aux courses et à la vérification des livraisons.
Combien de cafés faut-il prévoir pour une dégustation ?: Pour une séance de 6 à 8 cafés, prépare une station clairement identifiée par café et une carte pour chaque participant. Garde au moins 10 % de grains et de vaisselle en réserve pour les erreurs de préparation ou les invités supplémentaires.
Quand préparer les stations de dégustation ?: Installe les tables, les chaises et les stations 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Termine l’installation du café, de l’eau, du lait et des en-cas dans les 30 dernières minutes.
Que faut-il vérifier le jour d’une dégustation de café ?: Vérifie les livraisons, les quantités de grains, l’étiquetage et le fonctionnement de chaque machine avant l’accueil. Contrôle aussi les câbles, les multiprises, l’accès à l’eau et le chemin d’entrée au moins 60 minutes avant le début.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.