Checklist para organizar una cata de café
Una cata de café necesita más preparación que servir varias tazas. Primero confirma invitados, preferencias dietéticas y cantidades; después encarga los granos y define el orden de degustación. En los últimos días, porciona y etiqueta cada café, comprueba las entregas y prueba máquinas, molinillos y básculas. El día del evento, monta las estaciones, prepara agua, leche, vajilla y aperitivos, y deja listas las tarjetas antes de recibir a los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Encargar granos de café
Definir el orden de la degustación
2 personas
Diseñar tarjetas de cata
Imprimir tarjetas de degustación
Comprobar las entregas
Hacer la compra
2 personas
Porcionar los granos de café
2 personas
Etiquetar granos de café
2 personas
Guardar los productos refrigerados
Probar el equipo
2 personas
Montar mesas y sillas
3 personas
Distribuir las estaciones de degustación
2 personas
Montar el equipo de café
2 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Montar estación de agua y leche
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Exponer pasteles y aperitivos
2 personas
Colocar tarjetas de degustación
Montar la entrada y el registro
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Servir café de bienvenida
2 personas
Explicar la ronda de prueba
Preparar las rondas de café
3 personas
Servir café
4 personas
Explicar las notas de cata
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Mantener limpios los puestos de trabajo
2 personas
Servir la última ronda de café
3 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el equipo de café
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Empaquetar el stock sobrante
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el equipo en seco
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 48
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Platilloscant. 60
- Vasos de degustacióncant. 120
- Vasos para aguacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Cucharillascant. 80
- Cucharones de servircant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Molinillos de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Básculas de cafécant. 4
- Temporizadorescant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Cocina
- Jarras de aguacant. 6
- Jarras de lechecant. 8
- Jarracant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Bandejas de servircant. 10
- Bandejas de servir con tapacant. 4
Decoración
- Tarjetas de pruebacant. 60
- Etiquetas para cafécant. 12
- Mantelescant. 8
- Atriles para menúcant. 8
- Credencialescant. 60
- Bolígrafoscant. 60
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Palangana para lavarcant. 2
- Cepillos para fregarcant. 4
- Paños de limpiezacant. 12
- Cepillos y recogedorescant. 2
- Fregonacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Así puedes actualizar la lista de visitantes y calcular tazas, vasos de agua, platos y aperitivos sin improvisar.
- Define el orden de degustación y porciona los granos como mínimo 2 días antes. Etiqueta cada porción y conserva los productos refrigerados hasta el momento indicado.
- Prueba máquinas, molinillos, básculas, temporizadores y cables 24 horas antes. Una prueba completa permite detectar enchufes insuficientes o regletas que no alcanzan las estaciones.
- Monta las estaciones de degustación entre 2 y 3 horas antes de la llegada. Coloca en cada mesa las tazas, vasos de degustación, cucharillas, tarjetas y el equipo necesario para no compartir utensilios entre grupos.
- Prepara la estación de agua y leche, los aperitivos y la entrada al menos 60 minutos antes. Deja visibles las tarjetas, coloca papeleras y reserva un punto claro para el registro y la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una cata de café?
- Empieza unas 3 semanas antes para enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Cierra el número de asistentes y las preferencias dietéticas 7 días antes, y deja la preparación final para las 24-48 horas previas.
- ¿Cuándo debo encargar los granos para una cata de café?
- Encarga los granos cuando tengas una estimación fiable de asistentes, idealmente entre 10 y 14 días antes. Porciona y etiqueta los cafés al menos 2 días antes de la cata.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una cata de café?
- Reserva entre 2 y 3 horas para distribuir mesas y estaciones, montar el equipo, preparar la vajilla y colocar las tarjetas. Añade 60 minutos más para aperitivos, agua, leche, entrada y registro.
- ¿Qué se prepara el día anterior a una cata de café?
- El día anterior conviene comprobar las entregas, probar todo el equipo, guardar los productos refrigerados y revisar la lista de visitantes. También puedes dejar porcionados los granos y preparados los materiales de cada estación.
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