Koffiemarkt organiseren: checklist en planning

Een koffiemarkt vraagt om meer voorbereiding dan alleen verkopers en koffie regelen. Je moet de locatie en vergunning tijdig vastleggen, standhouders aanmelden en stroom, tenten en betaalapparaten controleren. Plan daarnaast proefkoffie, servies en afvalverwerking voordat de eerste bezoekers komen. Gebruik deze checklist om de voorbereidingen in de juiste volgorde af te werken en voorkom dat apparatuur, weersmaatregelen of dieetwensen pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Marktlocatie bevestigen
Marktvergunning aanvragen
Koffieverkopers benaderen
2 personen
Standhouders aanmelden
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
Standhouders informeren
Stroompunten controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koffiebonen sorteren
2 personen
Servies en glaswerk klaarzetten
2 personen
Koffieapparatuur testen
2 personen
Standindeling afdrukken
Betaalapparaten opladen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen en statafels plaatsen
3 personen
Koffiestands inrichten
6 personen
Koffieapparatuur aansluiten
3 personen
Proefkoffie voorbereiden
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Voorraad en koeling vullen
3 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Koffie serveren
6 personen
Koffieproeverijen begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebak en snacks aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Laatste bestelling aankondigen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Koffieapparatuur uitschakelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Markttafelsaantal 14
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Presentatierekkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare koffiemokkenaantal 250
Proefbekertjesaantal 500
Theelepelsaantal 250
Gebaksbordjesaantal 120
Serveerbladenaantal 20
Melkkannenaantal 20
Suikerkommenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 6
Waterkokersaantal 4
Koffiemolensaantal 4
Thermoskannenaantal 16
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Betaalterminalsaantal 4
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10

Keuken

Maatbekersaantal 6
Schenkkannenaantal 8
Opscheptangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Marktbordenaantal 12
Prijskaartjesaantal 100
Krijtbordenaantal 8
Koffiebonenpottenaantal 24
Tafellopersaantal 14

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lampenaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakkarrenaantal 2
Emmersaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de marktvergunning ruim vóór de uitnodigingen aan. Controleer tegelijk hoeveel ruimte, stroompunten en tenten de locatie daadwerkelijk beschikbaar heeft.
Open online aanmeldingen voordat je definitieve boodschappen doet. Verzamel dieetwensen en verwerk het aantal bezoekers, verkopers en proeverijen in je bestelling.
Test alle koffiezetapparaten, waterkokers, molens en thermoskannen vooraf met de aanwezige stroomvoorziening. Een verlenghaspel of stekkerdoos die niet past, ontdek je liever niet tijdens de opbouw.
Maak de standindeling en print die vóór de opbouwdag. Zet markttafels, statafels, stoelen en afvalbakken volgens die indeling klaar, zodat verkopers niet op locatie hoeven te schuiven.
Controleer de weersverwachting kort voor de markt en bouw partytenten op tijd op. Laad betaalterminals volledig op en leg betaalinformatie, prijskaartjes en proefbekertjes per koffiestand klaar.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vergunning voor een koffiemarkt aanvragen?: Vraag de marktvergunning aan zodra locatie en datum vaststaan, bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf. De behandelingstermijn verschilt per gemeente, dus controleer die direct.
Hoeveel koffieverkopers heb ik nodig voor een koffiemarkt?: Dat hangt af van het bezoekersaantal en de gewenste variatie. Reken per koffiestand op één duidelijke opstelling en plan bij drukte minimaal 2 medewerkers per stand om wachtrijen te beperken.
Wanneer moet ik koffieapparatuur en stroom testen?: Test de apparatuur uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de markt en nogmaals tijdens de opbouw. Controleer per apparaat het vermogen, de verlenghaspels, stekkerdozen en beschikbare stroompunten.
Hoeveel proefbekertjes en koffiemokken heb ik nodig?: Leg voor elke verwachte bezoeker minimaal 1 proefbekertje klaar en voor herbruikbare mokken een voorraad die minstens 20 procent boven het verwachte aantal ligt. Zo kun je rekening houden met extra bezoekers en afwasmomenten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.