Organiser un marché du café sans rien oublier
Un marché du café demande plus qu’une liste d’exposants et quelques machines. Il faut confirmer le lieu, obtenir l’autorisation, organiser les inscriptions et vérifier les besoins électriques avant l’installation. Cette checklist suit l’ordre logique des préparatifs, des premières réservations au café de dégustation. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : rallonges, vaisselle, signalétique, paiements et solution de repli en cas de mauvais temps.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer le lieu du marché
Demander le permis de marché
Contacter les vendeurs de café
2 personnes
Inscrire les exposants
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
Informer les exposants
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Trier les grains de café
2 personnes
Préparer la vaisselle et la verrerie
2 personnes
Tester le matériel à café
2 personnes
Imprimer le plan des stands
Recharger les terminaux de paiement
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises et les mange-debout
3 personnes
Aménager les stands de café
6 personnes
Brancher la machine à café
3 personnes
Préparer le café de dégustation
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Réapprovisionner le stock et la chambre froide
3 personnes
Événement
Accueillir les exposants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir le café
6 personnes
Animer les dégustations de café
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les pâtisseries et les snacks
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Annoncer la dernière commande
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Suivi
Éteindre la machine à café
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables de marchéqté 14
- Tables hautesqté 6
- Chaisesqté 40
- Supports de présentationqté 8
- Poubellesqté 8
Vaisselle
- Mugs à café réutilisablesqté 250
- Gobelets d’essaiqté 500
- Cuillères à caféqté 250
- Assiettes à pâtisserieqté 120
- Plateaux de serviceqté 20
- Pichets à laitqté 20
- Sucriersqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 6
- Bouilloiresqté 4
- Moulins à caféqté 4
- Thermosqté 16
- Réfrigérateursqté 2
- Glacièresqté 4
- Terminaux de paiementqté 4
- Rallonges électriquesqté 8
- Multiprisesqté 10
Cuisine
- Verres doseursqté 6
- Carafesqté 8
- Pince de serviceqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
Décoration
- Panneaux de marchéqté 12
- Étiquettes de prixqté 100
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Bocaux de grains de caféqté 24
- Chemins de tableqté 14
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
Nettoyage
- Chariots de ménageqté 2
- Seauxqté 6
- Raclettes de solqté 4
- Épongesqté 12
- Chiffons microfibresqté 24
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le lieu et l’autorisation : confirmez l’espace du marché et demandez le permis avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les validations et informer les vendeurs.
- Donnez à chaque exposant un emplacement et une date limite. Imprimez le plan des stands avant le montage et transmettez les informations pratiques au moins 7 jours avant l’événement.
- Vérifiez l’électricité stand par stand : une machine à café, un moulin et une bouilloire peuvent nécessiter plusieurs prises. Testez les rallonges et multiprises sur place avant l’arrivée des vendeurs.
- Préparez la dégustation séparément du service principal. Comptez les mugs réutilisables, gobelets d’essai, cuillères et pichets à lait, puis triez les grains et testez chaque machine la veille.
- Ne remettez pas les achats au dernier jour : faites-les 24 à 48 heures avant le marché. Rechargez les terminaux de paiement, vérifiez la météo et gardez une solution pour les tentes en cas de pluie ou de vent.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché du café ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, demander le permis, recruter les vendeurs, ouvrir les inscriptions et commander ou réserver le matériel.
- Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché du café ?
- Fixez une date limite environ 2 semaines avant l’événement. Vous pourrez ensuite traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et électriques et finaliser le plan des stands au moins 7 jours avant.
- Combien de prises électriques faut-il prévoir par stand de café ?
- Prévoyez au minimum 2 points d’alimentation par stand : un pour la machine à café et un pour le moulin ou la bouilloire. Vérifiez la puissance disponible au moins 7 jours avant et évitez de brancher plusieurs appareils puissants sur une seule multiprise.
- Quand préparer le café de dégustation ?
- Triez les grains et testez le matériel la veille, puis préparez le café de dégustation le jour même. Prévoyez au moins 30 minutes avant l’ouverture pour installer les machines, les gobelets d’essai et la vaisselle.
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