Checklist para organizar un mercado del café
Organizar un mercado del café exige coordinar expositores, permisos, degustaciones y equipos que necesitan electricidad. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde confirmar el lugar hasta preparar el café de prueba. También contempla detalles que suelen quedarse para el final: preferencias dietéticas, terminales de pago cargados, distribución de puestos y previsión meteorológica. Úsala para comprobar que los vendedores, el mobiliario y el servicio están listos antes de abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la ubicación del mercado
Solicitar permiso de mercado
Contactar a los vendedores de café
2 personas
Registrar a los expositores
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
Informar a los responsables de los stands
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Clasificar los granos de café
2 personas
Preparar la vajilla y la cristalería
2 personas
Probar el equipo de café
2 personas
Imprimir distribución de stands
Cargar los terminales de pago
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas y mesas altas
3 personas
Montar puestos de café
6 personas
Conectar la cafetera
3 personas
Preparar el café de prueba
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Reponer el stock y la refrigeración
3 personas
Evento
Recibir a los expositores
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Servir café
6 personas
Guiar degustaciones de café
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer pasteles y snacks
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Anunciar el último pedido
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de café
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas de mercadocant. 14
- Mesas altascant. 6
- Sillascant. 40
- Expositores de presentacióncant. 8
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Tazas de café reutilizablescant. 250
- Vasitos de degustacióncant. 500
- Cucharillascant. 250
- Platos de postrecant. 120
- Bandejas de serviciocant. 20
- Jarras de lechecant. 20
- Azucareroscant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 6
- Teterascant. 4
- Molinillos de cafécant. 4
- Termoscant. 16
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Terminales de pagocant. 4
- Enrollacablescant. 8
- Regletascant. 10
Cocina
- Jarras medidorascant. 6
- Jarras de servircant. 8
- Pinzas para servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
Decoración
- Carteles de mercadocant. 12
- Etiquetas de preciocant. 100
- Pizarrascant. 8
- Tarros de granos de cafécant. 24
- Manteles runnerscant. 14
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
Limpieza
- Carros de limpiezacant. 2
- Cuboscant. 6
- Limpiacristalescant. 4
- Esponjascant. 12
- Paños de microfibracant. 24
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma la ubicación y solicita el permiso del mercado con varias semanas de margen; sin esa autorización, el montaje de carpas y mesas puede retrasarse el mismo día.
- Cierra el registro de expositores antes de imprimir la distribución de puestos. Así sabrás cuántas mesas, tomas eléctricas y responsables de stand necesitas realmente.
- Comprueba la electricidad y prueba cada máquina de café, molinillo y hervidor antes del montaje. Lleva regletas y enrollacables para evitar conexiones improvisadas.
- Prepara por separado las tazas reutilizables y los vasitos de degustación: calcula el servicio según el número de inscritos y reserva una cantidad adicional para roturas o cambios de última hora.
- Carga los terminales de pago la víspera y revisa las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Coloca etiquetas de precio y pizarras antes de que lleguen los primeros visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado del café?
- Empieza al menos 4 semanas antes para confirmar el lugar, pedir el permiso y contactar con los vendedores. Deja la última semana para cerrar inscripciones, comprar y comprobar los equipos.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes de un mercado del café?
- Revisa la previsión meteorológica, la lista de la compra, los puntos de electricidad y la distribución de los puestos. También conviene probar las máquinas, cargar los terminales de pago y preparar la vajilla.
- ¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de expositores?
- Cierra la inscripción entre 7 y 10 días antes del mercado. Ese plazo permite informar a los responsables de los stands, imprimir la distribución y ajustar mesas, sillas y conexiones eléctricas.
- ¿Qué se necesita para una degustación de café?
- Prepara café de prueba, vasitos de degustación, cucharillas, jarras de leche, azucareros y bandejas de servicio. Tenlo listo al menos 30 minutos antes de abrir para corregir la molienda o la temperatura.
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