Koffiefestival organiseren: checklist en planning

Een koffiefestival vraagt meer voorbereiding dan alleen koffiebranders en espressomachines regelen. Je plant tegelijk stands, workshops, muziek, stroom, koeling, servies en de bezoekersstroom. Begin met locatie en datum, werk daarna via aanmeldingen en leveranciers naar de praktische voorbereiding op de dag zelf. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer klaar moet zijn, inclusief punten die vaak pas op het laatste moment problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Koffiebranders benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Programma publiceren
2 personen
Koffieworkshops reserveren
Muziekoptreden reserveren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers bevestigen
Stroompunten controleren
2 personen
Werkindeling maken
2 personen
Menukaarten ontwerpen
Plattegrond maken
2 personen
Voorraad en materiaal controleren
2 personen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Bewegwijzering afdrukken
Polsbandjes en badges klaarmaken
2 personen
Koffiebonen per stand verdelen
2 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Verse producten inkopen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffiebonen malen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen uitladen
4 personen
Partytenten opzetten
5 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Koffiestands opbouwen
6 personen
Koffieapparatuur aansluiten
4 personen
Buffetten inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
Muziekapparatuur testen
2 personen
Temperaturen en houdbaarheid controleren
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing barteam geven
5 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Koffie serveren
6 personen
Thee en chocolademelk serveren
2 personen
Gebak en hapjes serveren
3 personen
Melk en suiker bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Gebruikt servies ophalen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Workshop filterkoffie begeleiden
2 personen
Workshop espresso begeleiden
2 personen
Proeverij begeleiden
3 personen
Optreden begeleiden
2 personen
Voorraad koffie controleren
2 personen
Voorraad snacks controleren
2 personen
Rustige zitplekken aanvullen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Koffieapparatuur uitschakelen
3 personen
Overgebleven voedsel verpakken
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Koffieapparatuur reinigen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Bezoekers informeren over gevonden voorwerpen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 10
Bistrotafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Werktafelsaantal 8
Krukkenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 220
Theeglazenaantal 80
Waterglazenaantal 180
Gebaksbordjesaantal 180
Dessertlepelsaantal 180
Koffielepelsaantal 220
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Espressomachinesaantal 4
Filterkoffiezetapparatenaantal 4
Koffiemolensaantal 6
Waterkokersaantal 4
Warmhoudkannenaantal 10
Koelboxenaantal 4
IJsdispensersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Kassaterminalsaantal 4
Oplaadkabelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Tangetjesaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Koffiebonenzakkenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Menubordenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12
Tafelnummersaantal 20
Standbordhoudersaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Handsprayaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 24

Catering

Boodschappen

Registratie

Naamstickersaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Bezoekerslijstenaantal 8
Kassa-etuisaantal 4

Workshopmateriaal

Proefkopjesaantal 100
Opschenkketelsaantal 6
Koffieweegschalenaantal 4
Koffietrechtersaantal 20
Melkopschuimkannetjesaantal 8
Barista thermometersaantal 6
Proefnotitiekaartenaantal 150
Schortenaantal 12

Veiligheid

Antislipmattenaantal 10
Kabelbindersaantal 100
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 4

Tips

Controleer de stroompunten zodra de locatie vaststaat. Tel espressomachines, filterkoffiezetapparaten, koffiemolens, waterkokers en speakers per zone op en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten vooraf klaar.
Maak de plattegrond vóór je werkindeling en bewegwijzering afrondt. Houd ruimte vrij rond elke stand, workshops, muziekoptreden, afvalbakken en een aparte plek voor koelboxen en voorraad.
Verdeel de koffiebonen per stand vóór de festivaldag en noteer per stand de hoeveelheid. Zo hoef je niet op locatie nog zakken te openen, te wegen of uit te zoeken welke bonen waarvoor bedoeld zijn.
Zet dranken en koelproducten niet allemaal tegelijk koud. Plan de laatste inkopen van verse producten en het koud zetten van dranken zo dat er op het openingsuur genoeg klaarstaat zonder overvolle koelboxen.
Maak badges, polsbandjes, menukaarten en bewegwijzering uiterlijk de dag vóór het festival klaar. Neem extra exemplaren mee; ontbrekende naamkaartjes of een onleesbaar bord los je tijdens de opbouw moeilijk op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een koffiefestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, koffiebranders en leveranciers. Open daarna het aanmeldformulier en publiceer het programma; reserveer workshops en muziek bij voorkeur uiterlijk 6 weken vooraf.
Hoeveel koffiebonen heb ik nodig voor een koffiefestival?: Reken voor een proefportie van 100 tot 150 ml op ongeveer 8 tot 12 gram koffie per bezoeker per proefmoment. Tel per stand de verwachte bezoekers en het aantal proefmomenten op, en houd minimaal 10 procent extra bonen achter voor morsen en onverwachte drukte.
Wanneer moet ik de stroom voor koffiemachines controleren?: Controleer de stroompunten zodra de locatie en plattegrond vaststaan, bij voorkeur minstens 2 weken voor het festival. Controleer op de dag zelf nogmaals welke apparaten per stekkerdoos en verlengkabel komen, zodat je geen overbelaste aansluiting gebruikt.
Wat moet ik de dag voor een koffiefestival klaarmaken?: Maak dan de badges, polsbandjes, menukaarten en bewegwijzering klaar, controleer voorraad en materiaal en verdeel de koffiebonen per stand. Zet houdbare dranken en materialen klaar; koop verse producten en zet gekoelde dranken zo laat mogelijk koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.