Kaffeefestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kaffeefestival braucht mehr als gute Bohnen: Röster, Workshops, Strom, Ausschilderung und Verpflegung müssen zeitlich zusammenpassen. Kläre zuerst Ort, Datum und das Programm, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. In den letzten Tagen zählen vor allem Lieferbestätigungen, gekühlte Produkte und die Verteilung der Bohnen auf die Stände. Plane den Aufbau so, dass Technik und Arbeitsflächen vor dem Eintreffen der Gäste geprüft sind.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ort und Datum bestätigen
Kaffeeröster ansprechen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Programm veröffentlichen
2 Personen
Kaffee-Workshops reservieren
Musikauftritt reservieren
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Lieferanten bestätigen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Arbeitsaufteilung erstellen
2 Personen
Speisekarten entwerfen
Lageplan erstellen
2 Personen
Vorräte und Material kontrollieren
2 Personen
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
Beschilderung drucken
Armbänder und Badges vorbereiten
2 Personen
Kaffeebohnen pro Stand verteilen
2 Personen
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffeebohnen mahlen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle ausladen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
5 Personen
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
Kaffeestände aufbauen
6 Personen
Kaffeeausrüstung anschließen
4 Personen
Buffets einrichten
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Workshoptische aufstellen
3 Personen
Musikanlage testen
2 Personen
Temperaturen und Haltbarkeit prüfen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Briefing für das Barteam geben
5 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Kaffee servieren
6 Personen
Tee und heiße Schokolade servieren
2 Personen
Gebäck und Häppchen servieren
3 Personen
Milch und Zucker nachfüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Benutztes Geschirr abholen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Workshop Filterkaffee anleiten
2 Personen
Espresso-Workshop begleiten
2 Personen
Verkostung begleiten
3 Personen
Auftritt begleiten
2 Personen
Kaffeevorrat prüfen
2 Personen
Snackvorrat kontrollieren
2 Personen
Ruhige Sitzplätze auffüllen
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Kaffeemaschinen ausschalten
3 Personen
Übrig gebliebene Lebensmittel verpacken
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Kaffeeausrüstung reinigen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Besucher über Fundsachen informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
StehtischeAnz. 10
BistrotischeAnz. 12
StühleAnz. 90
ArbeitstischeAnz. 8
HockerAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 220
TeegläserAnz. 80
WassergläserAnz. 180
TortenplattenAnz. 180
DessertlöffelAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 220
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

EspressomaschinenAnz. 4
KaffeefiltergeräteAnz. 4
KaffeemühlenAnz. 6
WasserkocherAnz. 4
ThermokannenAnz. 10
KühlboxenAnz. 4
EisspenderAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KassenterminalsAnz. 4
LadekabelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

KaffeebohnensäckeAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 16
MenükartenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
KreidestifteAnz. 12
TischnummernAnz. 20
StandbordhalterAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Reinigung

HandsprayAnz. 6
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 24

Catering

Einkäufe

Registrierung

NamensaufkleberAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
BesucherlistenAnz. 8
KassenetuisAnz. 4

Workshopmaterial

ProbierbecherAnz. 100
AusgießkesselAnz. 6
Kaffee-WaagenAnz. 4
KaffeetrichterAnz. 20
MilchaufschäumkännchenAnz. 8
Barista-ThermometerAnz. 6
VerkostungsnotizkartenAnz. 150
SchürzenAnz. 12

Sicherheit

Rutschfeste MattenAnz. 10
KabelbinderAnz. 100
ArbeitshandschuheAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4

Tipps

Bestätige Ort und Datum zuerst und veröffentliche das Programm erst, wenn Röster, Workshops und Musikauftritt verbindlich zugesagt haben. So vermeidest du Änderungen nach dem Start der Anmeldung.
Öffne das Anmeldeformular möglichst 4 bis 6 Wochen vorher. Erfasse neben der Personenzahl auch Ernährungswünsche, damit Snacks und frische Produkte passend eingekauft werden können.
Prüfe den Stromplan mindestens 7 Tage vor dem Festival. Espressomaschinen, Filtergeräte, Kaffeemühlen, Wasserkocher und Lautsprecher brauchen klar zugeordnete Anschlüsse; sichere Kabel mit Kabelmatten.
Verteile die Kaffeebohnen vor dem Aufbau nach Stand und geplanter Ausschankmenge. Bereite außerdem Tassen, Gläser, Thermokannen und Serviertabletts je Bereich vor, statt alles zentral zu stapeln.
Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn. Kontrolliere dann Möbel, Beschilderung, Badges, Kühlboxen und Eisspender, bevor Bohnen gemahlen und Getränke kalt gestellt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kaffeefestival organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum, Röstern und Programm. Vier bis sechs Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Anmeldeformular bereitstehen.
Wie viele Kaffeeröster braucht man für ein Kaffeefestival?: Das hängt von der erwarteten Besucherzahl und der Standgröße ab. Plane für jeden Stand eine eigene Bohnenmenge und kläre spätestens 6 Wochen vorher, welche Röster verbindlich teilnehmen.
Wann muss die Technik für ein Kaffeefestival geprüft werden?: Kontrolliere Anschlüsse, Verlängerungskabel und Kabelmatten mindestens 7 Tage vorher. Am Veranstaltungstag folgt eine zweite Prüfung beim Aufbau, bevor die Espressomaschinen und Mühlen angeschlossen werden.
Wann soll die Location am Kaffeefestival geöffnet werden?: Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. In dieser Zeit lassen sich Möbel, Beschilderung, Getränke, Snacks und die Technik prüfen, ohne dass Gäste warten müssen.

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