Organiser un Festival du café sans rien oublier

Un Festival du café demande plus qu’une sélection de bons grains. Il faut coordonner les torréfacteurs, les ateliers, les inscriptions, les stands et la circulation du public, tout en sécurisant l’électricité et les boissons chaudes. Cette checklist de 72 tâches et 74 fournitures suit l’organisation dans l’ordre, de la réservation du lieu à l’ouverture. Elle couvre aussi les oublis fréquents de dernière minute : badges, câbles, glace, produits frais et répartition des grains.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Contacter des torréfacteurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le programme
2 personnes
Réserver des ateliers café
Réserver une prestation musicale
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Établir la répartition du travail
2 personnes
Concevoir les menus
Créer le plan
2 personnes
Vérifier les stocks et le matériel
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Impression de la signalétique
Préparer les bracelets et badges
2 personnes
Répartir les grains de café par stand
2 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Moudre les grains de café
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
5 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Monter les stands de café
6 personnes
Brancher la machine à café
4 personnes
Aménager les buffets
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
Tester le matériel de musique
2 personnes
Vérifier les températures et les dates de péremption
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe bar
5 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Servir le café
6 personnes
Servir du thé et du chocolat chaud
2 personnes
Servir les pâtisseries et les en-cas
3 personnes
Remplir le lait et le sucre
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Animer l’atelier de café filtre
2 personnes
Animer l'atelier espresso
2 personnes
Animer la dégustation
3 personnes
Accompagner la prestation
2 personnes
Vérifier le stock de café
2 personnes
Vérifier le stock de snacks
2 personnes
Ajouter des places assises calmes
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre la machine à café
3 personnes
Emballer les restes
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer l’équipement à café
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les visiteurs des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 10
Tables bistrotqté 12
Chaisesqté 90
Tables de travailqté 8
Tabouretsqté 20
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 220
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 180
Assiettes à pâtisserieqté 180
Cuillères à dessertqté 180
Cuillères à caféqté 220
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à espressoqté 4
Cafetière à filtreqté 4
Moulins à caféqté 6
Bouilloiresqté 4
Thermosqté 10
Glacièresqté 4
Distributeurs de glaceqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Terminaux de caisseqté 4
Câbles de rechargeqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 20

Décoration

Sacs de grains de caféqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 16
Panneaux de menuqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Compositions floralesqté 8
Marqueurs craieqté 12
Numéros de tableqté 20
Supports pour panneaux de standqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 24

Nettoyage

Gel hydroalcooliqueqté 6
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 24

Catering

Courses

Inscription

Étiquettes nominativesqté 250
Braceletsqté 250
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Listes des visiteursqté 8
Pochettes de caisseqté 4

Matériel d'atelier

Tasses de dégustationqté 100
Becs verseursqté 6
Balances à caféqté 4
Entonnoirs à caféqté 20
Pichets à mousse de laitqté 8
Thermomètres de baristaqté 6
Cartes de dégustationqté 150
Tabliersqté 12

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 10
Serre-câblesqté 100
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 4

Conseils

Bloque le lieu et la date avant de contacter les torréfacteurs : le programme, les ateliers et les invitations dépendent de ces deux informations.
Ouvre les inscriptions plusieurs semaines avant le festival et demande dès le formulaire les besoins alimentaires. Cela laisse le temps d’ajuster les menus et les quantités.
Pour chaque stand, attribue les grains à l’avance et vérifie le matériel associé : machine à espresso, moulin, bouilloire, thermos et rallonges ne doivent pas être répartis le matin même.
Teste tous les points d’alimentation avant l’installation finale. Prévois le passage des câbles avec des passe-câbles et évite de brancher plusieurs appareils puissants sur une seule multiprise.
Achète les produits frais en deux temps : ceux qui se conservent au froid avant l’événement, puis les produits frais au plus près de l’ouverture. Mets les boissons au frais et prépare les encas avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Festival du café ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, contacter les torréfacteurs, réserver les ateliers et ouvrir les inscriptions. Garde les derniers jours pour les achats frais, la signalétique et le contrôle du matériel.
Quand envoyer les invitations pour un Festival du café ?: Envoie-les dès que le lieu, la date et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Une relance 10 à 14 jours avant aide à finaliser les inscriptions.
Combien de temps avant l’ouverture faut-il moudre le café ?: Mouds les grains juste avant le service, généralement 30 à 60 minutes avant l’ouverture selon le nombre de stands. Répartis les grains par stand en amont, mais conserve-les correctement jusqu’à la mouture.
Que faut-il vérifier le matin du Festival du café ?: Prévois un contrôle final 2 à 3 heures avant l’ouverture : stocks, machines, moulins, eau, glace, boissons au frais, badges, signalétique et branchements. Ouvre ensuite le lieu seulement après avoir testé chaque point de service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.