Checklist para organizar un festival del café

Un festival del café necesita más que buenos granos: hay que coordinar tostadores, talleres, música, puestos, inscripciones y equipos de preparación. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde confirmar el lugar y la fecha hasta abrir las puertas. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, la electricidad, las acreditaciones, el hielo y la molienda. Úsala para repartir responsabilidades y comprobar cada punto antes del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar lugar y fecha
Contactar a tostadores de café
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar el programa
2 personas
Reservar talleres de café
Reservar una actuación musical
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar proveedores
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Hacer la distribución del trabajo
2 personas
Diseñar los menús
Hacer el plano
2 personas
Comprobar suministros y material
2 personas
Finalizar la lista de compras
2 personas
Imprimir la señalización
Preparar pulseras y acreditaciones
2 personas
Distribuir los granos de café por stand
2 personas
Comprar productos refrigerados
2 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Moler los granos de café
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Descargar las mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
5 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Montar los puestos de café
6 personas
Conectar la cafetera
4 personas
Montar los bufés
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Preparar las mesas del taller
3 personas
Probar el equipo de música
2 personas
Comprobar temperaturas y caducidad
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar briefing al equipo de bar
5 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir pulseras
2 personas
Servir café
6 personas
Servir té y chocolate caliente
2 personas
Servir pasteles y aperitivos
3 personas
Rellenar la leche y el azúcar
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger la vajilla usada
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Acompañar el taller de café filtrado
2 personas
Coordinar el taller de espresso
2 personas
Guiar la degustación
3 personas
Acompañar la actuación
2 personas
Comprobar el stock de café
2 personas
Comprobar el stock de aperitivos
2 personas
Añadir zonas de descanso tranquilas
2 personas
Anunciar la última ronda
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de café
3 personas
Empaquetar la comida sobrante
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar el equipo de café
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los visitantes sobre los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 10
Mesas bistrocant. 12
Sillascant. 90
Mesas de trabajocant. 8
Taburetescant. 20
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 220
Vasos de técant. 80
Vasos para aguacant. 180
Platos de postrecant. 180
Cucharillas de postrecant. 180
Cucharillas de cafécant. 220
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de espressocant. 4
Cafeteras de filtrocant. 4
Molinillos de cafécant. 6
Teterascant. 4
Jarras térmicascant. 10
Neveras portátilescant. 4
Dispensadores de hielocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Terminales de cajacant. 4
Cables de cargacant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Sacos de granos de cafécant. 12
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 16
Carteles del menúcant. 12
Pizarrascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Rotuladores de tizacant. 12
Números de mesacant. 20
Soportes para panelescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Limpieza

Spray de manoscant. 6
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 24

Catering

Compras

Registro

Pegatinas con nombrecant. 250
Pulserascant. 250
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Listas de visitantescant. 8
Fundas para caja registradoracant. 4

Material del taller

Tazas de pruebacant. 100
Calderos para servircant. 6
Básculas de cafécant. 4
Embudos para cafécant. 20
Jarras para espumar lechecant. 8
Termómetros para baristacant. 6
Tarjetas de notas de catacant. 150
Delantalescant. 12

Seguridad

Alfombrillas antideslizantescant. 10
Bridascant. 100
Guantes de trabajocant. 12
Linternascant. 4

Consejos

Confirma el lugar y la fecha antes de contactar con tostadores, reservar talleres o contratar la actuación musical. Así podrás comunicar un programa estable y evitar cambios en las invitaciones.
Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y calcular plazas, tazas, vasos, platos y aperitivos. Cierra los datos de asistentes antes de finalizar las compras.
Comprueba la electricidad de cada puesto antes de llevar las máquinas de espresso, cafeteras de filtro y molinillos. Cuenta los puntos disponibles y prepara cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables.
Finaliza el plano antes de distribuir mesas, carpas y equipos. Deja espacio para el público, las mesas de trabajo, las neveras portátiles y los recorridos seguros entre los puestos.
Reserva la última jornada para enfriar bebidas, preparar aperitivos, moler los granos y colocar pulseras, acreditaciones y señalización. No dejes la distribución de los granos por stand para cuando ya hayan llegado los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival del café?: Empieza a confirmar el lugar, la fecha y los tostadores varios meses antes. Abre las inscripciones y publica el programa cuando los proveedores, talleres y actuación musical estén suficientemente confirmados; deja la revisión final para los últimos 7 días.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del festival del café?: Cierra las inscripciones al menos 7 días antes si necesitas organizar talleres, acreditaciones, preferencias dietéticas y compras. Con esa cifra definitiva podrás repartir mejor los granos, aperitivos, tazas y vasos.
¿Qué equipos eléctricos necesita un festival del café?: Revisa las máquinas de espresso, cafeteras de filtro, molinillos, hervidores o teteras y equipos de sonido. Haz una comprobación de electricidad entre 3 y 7 días antes y prepara un alargador, una regleta y una alfombrilla para cables por cada zona que lo necesite.
¿Cuándo se prepara el café para un festival?: Distribuye los granos por stand antes de abrir la ubicación y muele solo la cantidad prevista para las primeras preparaciones, para conservar el aroma. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos el mismo día, siguiendo el tiempo de conservación de cada producto.

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