Koffiefestival organiseren: checklist en planning

Een koffiefestival vraagt meer voorbereiding dan alleen koffiebranders en machines regelen. Je legt eerst datum, locatie en reserveringen vast, en werkt daarna toe naar workshops, uitnodigingen en leveranciers. In de laatste week draait alles om bevestigingen, voorraad en leveringen. Op de dag zelf controleer je stroompunten, richt je de tafels in en portioneer je de koffiebonen. Met deze checklist houd je de volgorde aan en voorkom je dat praktische zaken te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Reserveringen maken
Koffiebranders benaderen
2 personen
Workshops vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveringen afspreken
Programma publiceren
Vrijwilligers uitnodigen
Aanmeldingen bevestigen
Leveranciers bevestigen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Koffiebonen portioneren
2 personen
Gebak en snacks klaarzetten
2 personen
Routebordjes maken
Naamkaartjes voorbereiden
Betaalapp controleren
Locatie openen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Koffiemachines plaatsen
3 personen
Waterpunten aansluiten
2 personen
Verlengkabels veilig leggen
2 personen
Proefkoffie zetten
3 personen
Koffiebar inrichten
3 personen
Proefstations inrichten
3 personen
Gebak uitstallen
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Workshopruimte klaarzetten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Koelingen vullen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Koffie serveren
4 personen
Koffieproeverijen begeleiden
4 personen
Workshops begeleiden
3 personen
Gebak serveren
2 personen
Thee en cacao serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Laatste bestellingen afhandelen
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Koffiemachines uitschakelen
2 personen
Voorraad inpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Koelingen legen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Bedankbericht versturen
Leveranciers nabellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Bistrotafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 100
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Krukkenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Schoteltjesaantal 120
Glazenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Suikerbakjesaantal 8
Melkkannetjesaantal 8

Apparatuur

Koffiemachinesaantal 4
Koffiemolensaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 10
Warmhoudplatenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Inductieplatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Betaalterminalsaantal 2
Kassa'saantal 2

Keuken

Waterkannenaantal 10
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Keukenweegschalenaantal 2
Baristaweegschalenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Koffiebannersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Krijtbordenaantal 10
Krijtstiftenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Pijlbordjesaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Sponzenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg koffiebranders en workshopbegeleiders vroeg vast. Bevestig hun deelname en benodigdheden uiterlijk één week voor het festival, zodat je nog kunt bijsturen bij afzeggingen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het aantal uiterlijk vijf dagen vooraf door aan degene die gebak en snacks levert. Zo hoef je op de dag zelf niet meer te gokken.
Controleer de stroomvoorziening vóór je de opstelling definitief maakt. Tel het aantal koffiemachines, koffiemolens, waterkokers en warmhoudplaten en test alle stekkerdozen en verlengkabels.
Plan de opbouw ruim voor de eerste workshop. Reken naast tafels en stoelen ook tijd voor routebordjes, naamkaartjes, betaalterminals, waterkannen en het klaarzetten van kopjes en schoteltjes.
Maak de koffiebonen per workshop of proefmoment vooraf klaar. Bewaar de porties gelabeld en controleer de voorraad, leveringen en materialen uiterlijk de dag vóór het festival.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een koffiefestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, koffiebranders en workshops. Verstuur uitnodigingen zodra programma en reserveringen vaststaan, bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor het festival.
Hoeveel koffiebonen heb ik nodig voor een koffiefestival?: Reken per proefkopje op ongeveer 8 tot 12 gram koffiebonen. Vermenigvuldig dat met het aantal geplande proefkopjes en voeg 10 tot 15 procent reserve toe voor afstelling, morsen en extra bezoekers.
Wanneer moet ik workshops en koffiebranders bevestigen?: Leg workshops en koffiebranders bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Bevestig deelname, aankomsttijd, apparatuur en speciale wensen nogmaals 7 dagen voor het festival.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een koffiefestival?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw van tafels, machines, stroom, bewegwijzering en servies. Open de locatie vroeg genoeg om vóór de eerste bezoekers een volledige test van water, koffieapparatuur en betalingen te doen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.