Checklist para organizar un festival del café

Un festival del café necesita más coordinación que una simple degustación: hay que cerrar el lugar, contactar a los tostadores, programar talleres y controlar las inscripciones. Esta checklist reúne 76 tareas y 57 artículos para trabajar en el orden correcto. Empieza entre 6 y 8 semanas antes, confirma proveedores y entregas con tiempo y deja el montaje técnico para el día previo. Así evitarás llegar al evento sin suficientes tazas, cables, café porcionado o personal en los puntos de servicio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Hacer reservas
Contactar a tostadores de café
2 personas
Coordinar los talleres
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Coordinar las entregas
Publicar el programa
Invitar a los voluntarios
Confirmar inscripciones
Confirmar proveedores
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
2 personas
Porcionar los granos de café
2 personas
Preparar pasteles y snacks
2 personas
Hacer carteles de ruta
Preparar tarjetas de nombre
Comprobar la aplicación de pago
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar carpas
4 personas
Colocar las máquinas de café
3 personas
Conectar los puntos de agua
2 personas
Tender los alargadores de forma segura
2 personas
Preparar café de prueba
3 personas
Montar la barra de café
3 personas
Montar estaciones de degustación
3 personas
Exponer la repostería
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar la iluminación
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Preparar la sala del taller
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Rellenar las neveras
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Servir café
4 personas
Guiar degustaciones de café
4 personas
Guiar talleres
3 personas
Servir pasteles
2 personas
Servir té y cacao
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la iluminación
Gestionar los últimos pedidos
3 personas
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Apagar las máquinas de café
2 personas
Empaquetar el material
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Vaciar los refrigeradores
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Llamar de nuevo a los proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Mesas bistrocant. 8
Sillas plegablescant. 100
Mesas altascant. 6
Mantelescant. 12
Taburetescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Platilloscant. 120
Vasoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Cucharillascant. 120
Cucharonescant. 12
Azucareroscant. 8
Jarras de lechecant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 4
Molinillos de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 10
Planchas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 4
Placas de induccióncant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Terminales de pagocant. 2
Cajas registradorascant. 2

Cocina

Jarras de aguacant. 10
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Básculas de cocinacant. 2
Básculas de baristacant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banners de cafécant. 6
Decoración de mesacant. 12
Pizarrascant. 10
Rotuladores de tizacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Pulserascant. 120
Carteles de flechascant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Esponjascant. 12
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar entre 6 y 8 semanas antes. En ese momento confirma también reservas, puntos de electricidad, capacidad de las mesas y si puedes instalar carpas o trabajar al aire libre.
Contacta a los tostadores y proveedores al menos 4 semanas antes. Pide confirmación por escrito de cantidades, horarios de entrega y necesidades eléctricas de las máquinas y molinos.
Publica el programa cuando los talleres estén confirmados, idealmente 3 semanas antes. Abre las inscripciones con plazas limitadas y solicita las preferencias dietéticas desde el primer formulario.
Calcula el material de servicio por turno, no solo por asistente total. Revisa tazas, platillos, vasos, cucharillas, jarras de leche, termos y platos de postre antes de hacer la compra y vuelve a comprobar el inventario 3 días antes.
Haz el montaje técnico el día anterior siempre que sea posible. Prueba máquinas, molinos, terminales de pago, regletas y alargadores, y cubre los cables antes de abrir la ubicación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival del café?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y contacta a tostadores y proveedores al principio; deja las confirmaciones finales, el inventario y el montaje para los últimos 7 días.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un festival del café?: Envíalas unas 3 semanas antes, cuando la fecha, el programa inicial y los talleres estén suficientemente cerrados. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para confirmar asistentes, dietas y cantidades.
¿Cuándo se prepara el equipo de un festival del café?: Comprueba el inventario 3 días antes y recoge los materiales como mínimo 1 día antes. Las máquinas de café, molinos, puntos de electricidad, terminales de pago y cables deben probarse antes de abrir.
¿Cuánto café y material de servicio necesito por persona?: Como base, calcula 2 degustaciones por persona y añade un margen del 10 al 15 % para reposiciones y derrames. Ajusta tazas, vasos, cucharillas, leche y postres al número de turnos y talleres, no solo al total de inscritos.

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