Checklist pour organiser un festival du café

Un festival du café demande plus qu’une sélection de grains et quelques machines. Il faut verrouiller la date et le lieu, réserver les ateliers et les fournisseurs, puis suivre les inscriptions et les besoins alimentaires. Les dernières semaines servent à coordonner les livraisons, le programme, les bénévoles et le matériel. Cette checklist de 76 tâches et 57 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture des tables et des points de service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Faire les réservations
Contacter des torréfacteurs
2 personnes
Réserver les ateliers
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les livraisons
Publier le programme
Inviter les bénévoles
Confirmer les inscriptions
Confirmer les fournisseurs
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Répartir les grains de café
2 personnes
Préparer les pâtisseries et les snacks
2 personnes
Créer des panneaux de direction
Préparer les badges nominatifs
Vérifier l'application de paiement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les machines à café
3 personnes
Raccorder les points d’eau
2 personnes
Installer les rallonges en toute sécurité
2 personnes
Préparer un café de dégustation
3 personnes
Aménager le bar à café
3 personnes
Installer les stands de dégustation
3 personnes
Présenter les pâtisseries
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Préparer la salle d’atelier
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir le café
4 personnes
Animer les dégustations de café
4 personnes
Encadrer les ateliers
3 personnes
Servir les pâtisseries
2 personnes
Servir du thé et du cacao
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Gérer les dernières commandes
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre les machines à café
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vider les réfrigérateurs
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Relancer les fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Tables bistrotqté 8
Chaises pliantesqté 100
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Sous-tassesqté 120
Verresqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 12
Sucriersqté 8
Pichets à laitqté 8

Équipement

Machines à caféqté 4
Moulins à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 10
Plaques chauffantesqté 4
Glacièresqté 4
Plaques à inductionqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2

Cuisine

Carafes d’eauqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Balances de cuisineqté 2
Balances de baristaqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières caféqté 6
Décoration de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 10
Marqueurs craieqté 12
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 120
Panneaux de directionqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Épongesqté 12
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis faites les réservations avant de contacter les torréfacteurs et les animateurs d’ateliers. Gardez une marge d’au moins 2 à 3 semaines pour les prestataires qui doivent livrer ou intervenir sur place.
Envoyez les invitations dès que le programme provisoire est prêt et prévoyez une relance 7 jours avant la clôture des inscriptions. Demandez au même moment les besoins alimentaires afin de ne pas les découvrir le jour du festival.
Planifiez les livraisons avec une heure d’arrivée précise et confirmez chaque fournisseur dans la semaine précédant l’événement. Vérifiez ensuite les stocks de grains, tasses, sous-tasses, cuillères, lait et pâtisseries avant de faire les courses complémentaires.
Contrôlez l’alimentation électrique avant l’installation : machines à café, moulins, bouilloires, plaques chauffantes et terminaux de paiement peuvent nécessiter plusieurs prises. Réservez au moins 30 minutes pour tester les rallonges, multiprises et passe-câbles sur place.
Préparez les panneaux de direction et les badges nominatifs la veille, puis répartissez les grains par atelier ou espace de dégustation. À l’ouverture, vérifiez les tables, les réserves d’eau, les moyens de paiement et chaque point d’alimentation avant d’accueillir le public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival du café ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la confirmation du lieu, les réservations, le contact avec les torréfacteurs et la programmation des ateliers.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant le festival pour laisser le temps de s’inscrire. Fixez une date de clôture environ 10 jours avant l’événement afin de confirmer les quantités, les besoins alimentaires et les ateliers.
Quand faut-il vérifier le matériel d’un festival du café ?: Faites un premier inventaire 7 jours avant, puis un test complet la veille. Vérifiez notamment les machines, moulins, bouilloires, thermos, rallonges, multiprises et terminaux de paiement.
Que prévoir le matin du festival du café ?: Prévoyez au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Ouvrez le lieu, installez les tables, contrôlez les points d’alimentation, préparez les espaces de service et placez la signalétique.

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