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Kaffeefestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kaffeefestival braucht mehr als gute Bohnen und Kaffeemaschinen. Du koordinierst Röster, Workshops, Anmeldungen, Lieferungen und den Ablauf vor Ort – inklusive Strom, Geschirr und Bezahlung. Beginne mit Datum und Ort und arbeite dich dann über Programm und Gästezahl bis zum Aufbau vor. Diese Checkliste bündelt 76 Aufgaben und 57 benötigte Dinge, damit am Veranstaltungstag weder Tassen noch Kabel, Snacks oder Wegweiser fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Reservierungen vornehmen

  • Kaffeeröster ansprechen

    2 Personen

  • Workshops festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferungen abstimmen

  • Programm veröffentlichen

  • Freiwillige einladen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Lieferanten bestätigen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Kaffeebohnen portionieren

    2 Personen

  • Gebäck und Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Wegweiser erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Bezahl-App prüfen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Kaffeemaschinen aufstellen

    3 Personen

  • Wasserstellen anschließen

    2 Personen

  • Verlängerungskabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Probekaffee zubereiten

    3 Personen

  • Kaffeebar einrichten

    3 Personen

  • Probierstationen einrichten

    3 Personen

  • Gebäck auslegen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Workshopraum vorbereiten

    3 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Kühlboxen befüllen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Kaffee servieren

    4 Personen

  • Kaffeeverkostungen betreuen

    4 Personen

  • Workshops betreuen

    3 Personen

  • Gebäck servieren

    2 Personen

  • Tee und Kakao servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Letzte Bestellungen abwickeln

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kaffeemaschinen ausschalten

    2 Personen

  • Vorrat einpacken

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Kühlgeräte leeren

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Lieferanten nachtelefonieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 12
  • BistrotischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 100
  • StehtischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 12
  • HockerAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • UntertassenAnz. 120
  • GläserAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 120
  • GebäckgabelnAnz. 120
  • TeelöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ZuckerschälchenAnz. 8
  • MilchkännchenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 4
  • KaffeemühlenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 10
  • WarmhalteplattenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • InduktionsplattenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12
  • KartenterminalsAnz. 2
  • KassenAnz. 2

Küche

  • WasserkannenAnz. 10
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3
  • KüchenwaagenAnz. 2
  • Barista-WaagenAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • KaffeebannerAnz. 6
  • TischdekorationAnz. 12
  • KreidetafelnAnz. 10
  • KreidestifteAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 120
  • ArmbänderAnz. 120
  • WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 12
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Ort früh fest und bestätige Reservierungen, bevor du Röster oder Workshop-Leitungen anfragst. So kannst du Einladungen mit verbindlichen Zeiten und einem klaren Programm verschicken.
  • Plane die benötigte Ausstattung nach der erwarteten Gästezahl: Kaffeemaschinen, Mühlen, Tassen, Untertassen und Gläser müssen nicht nur vorhanden, sondern auch rechtzeitig vor Ort sein. Prüfe Lieferungen und Abholungen spätestens am Vortag.
  • Frage Ernährungswünsche bei der Anmeldung ab und bestelle Gebäck und Snacks erst danach. Rechne die Rückmeldungen in deine Einkaufsliste ein, statt am Veranstaltungstag kurzfristig Alternativen zu suchen.
  • Prüfe Stromanschlüsse vor dem Aufbau und ordne Verlängerungskabel sowie Kabelmatten den einzelnen Kaffeemaschinen zu. Wasserkocher, Warmhalteplatten und Induktionsplatten sollten nicht alle an derselben Steckdose hängen.
  • Bereite Namensschilder, Wegweiser und die Zahlungsabwicklung am Vortag vor. Teste Kartenterminals und Bezahl-App mit einer Probezahlung und teile Freiwillige für Einlass, Workshops, Nachfüllen und Abbau ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kaffeefestival organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Reservierungen. Röster, Workshop-Termine und Einladungen folgen früh, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche mindestens 1 bis 2 Wochen vor dem Festival auswerten kannst.
Wie viele Kaffeetassen brauche ich für ein Kaffeefestival?
Plane mindestens 1,5 Tassen pro erwarteter Person ein, wenn mehrere Verkostungen stattfinden. Bei 100 Gästen sind das etwa 150 Tassen; zusätzliche Gläser und Dessertteller brauchst du für Snacks und alternative Getränke.
Wann sollte ich die Kaffeebohnen portionieren?
Portioniere die Bohnen am Vortag, sobald die erwartete Gästezahl und die Verkostungsgrößen feststehen. Beschrifte die Portionen nach Röster oder Workshop, damit beim Aufbau keine Zuordnung verloren geht.
Was muss am Tag vor dem Kaffeefestival geprüft werden?
Kontrolliere Bestand, Lieferungen, Stromanschlüsse, Kartenterminals und Bezahl-App spätestens am Vorabend. Stelle außerdem Namensschilder, Wegweiser, Geschirr und Workshop-Materialien bereit, damit der Aufbau am Veranstaltungstag planbar bleibt.

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