Zo organiseer je een koffiebeurs

Begin met de datum, locatie en capaciteit voordat je koffiebranders en andere exposanten benadert. Daarna leg je standplaatsen vast, maak je een beursplattegrond en werk je het programma uit met workshops en proeverijen. Plan vervolgens de bezoekers- en exposantencommunicatie, bestellingen en leveringen. Test alle koffiemachines, molens en stroompunten vooraf; op de beursdag is er weinig tijd om technische problemen op te lossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Reserveringen maken
3
Beursplattegrond maken
2 personen
4
Koffiebranders benaderen
2 personen
5
Exposanten aanmelden
2 personen
6
Standplaatsen bevestigen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Bezoekersinformatie versturen
11
Exposanteninformatie versturen
12
Programma opstellen
2 personen
13
Koffieworkshops plannen
2 personen
14
Proeverijen samenstellen
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Koffiebonen ontvangen
2 personen
18
Leveringen controleren
2 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Polsbandjes sorteren
21
Infoborden printen
22
Routeborden printen
23
Stroomplan controleren
2 personen
24
Apparatuur testen
3 personen
25
Koffiemolens instellen
2 personen
26
Proefkoffie bereiden
2 personen
27
Catering voorbereiden
3 personen
28
Koffiebonen malen
2 personen
29
Koelingen vullen
2 personen
30
Waterpunten vullen
2 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Standtafels indelen
4 personen
34
Tafelkleden aanbrengen
3 personen
35
Apparatuur aansluiten
4 personen
36
Kabels veilig afdekken
2 personen
37
Decoratie ophangen
3 personen
38
Infopunten inrichten
2 personen
39
Registratietafel inrichten
2 personen
40
Proefbekers klaarzetten
3 personen
41
Hapjes klaarzetten
3 personen
42
Workshops klaarzetten
2 personen
43
Standhouders ontvangen
3 personen
44
Standhouders naar stands begeleiden
2 personen
45
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

46
Bezoekers registreren
4 personen
47
Programma uitdelen
2 personen
48
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
49
Koffie serveren
5 personen
50
Proeverijen aanvullen
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes bijvullen
2 personen
53
Servies verzamelen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Workshopmaterialen aanvullen
2 personen
56
Workshopruimte klaarzetten
2 personen
57
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
58
Verloren voorwerpen registreren
59
Laatste ronde aankondigen
60
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

61
Kassa afsluiten
2 personen
62
Koffiemachines uitschakelen
2 personen
63
Exposanten laten afbouwen
3 personen
64
Apparatuur verzamelen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval sorteren
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Sanitair schoonmaken
2 personen
70
Decoratie verwijderen
2 personen
71
Voorraad tellen
2 personen
72
Materialen controleren
2 personen
73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
74
Geleende apparatuur terugbrengen
2 personen
75
Gevonden voorwerpen overdragen
76
Bedankbericht versturen
77
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 10
Exposantentafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Tafelkledenaantal 35
Krukkenaantal 20
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Espressokopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Dessertbordjesaantal 100
Koffielepelsaantal 180
Serveerbladenaantal 20

Apparatuur

Koffiemachinesaantal 6
Koffiemolensaantal 8
Waterkokersaantal 6
Koffiepercolatorsaantal 4
Thermoskannenaantal 20
Warmhoudplatenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Waterdispensersaantal 3
Keukenweegschalenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 8
Serveertangenaantal 10
Maatkannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Afwasteiltjesaantal 6

Decoratie

Beursvlaggenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Standbordjesaantal 30
Menustandaardsaantal 20
Naamkaarthoudersaantal 40
Prikbordenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledspotsaantal 10
Batterijenaantal 40

Catering

Proefbekersaantal 1000
Servettenhouderaantal 20
Waterkannenaantal 12
Suikerdispensersaantal 12
Melkkannetjesaantal 20
Afvalbakkenaantal 12
Krattenaantal 20
Naamkaartjesaantal 100
Polsbandjesaantal 300
Programmafoldersaantal 300
Notitieblokkenaantal 100
Balpennenaantal 100
Kleingeldbakjesaantal 6
Kassaboxenaantal 2
Clipboardsaantal 8
Stempelsetsaantal 4
Workshopkaartenaantal 300
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalcontainersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 30
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg standplaatsen pas definitief vast nadat je het stroomplan en de looproute hebt gecontroleerd. Houd ruimte vrij rond koffiemachines, waterdispensers en kabelgoten, zodat bezoekers veilig langs de stands kunnen.
Plan workshops en proeverijen in tijdsblokken van bijvoorbeeld 30 tot 45 minuten. Noteer per onderdeel hoeveel kopjes, glazen, lepels en serveerbladen nodig zijn; die aantallen lopen snel op bij meerdere sessies.
Verwerk dieetwensen en bezoekersinformatie uiterlijk één week voor de beurs. Vermeld daarna ook praktische informatie zoals entree, route, programma en waar naamkaartjes of polsbandjes worden opgehaald.
Controleer leveringen op dezelfde dag dat de koffiebonen, apparatuur en overige boodschappen binnenkomen. Een ontbrekende koffiemolen, waterkoker of verlengkabel valt dan nog te vervangen in plaats van tijdens de opbouw.
Test alle koffiemachines en stel de koffiemolens minimaal één dag vooraf in. Controleer tegelijk stopcontacten, stekkerdozen, verlengkabels en kabelgoten; verdeel zware apparaten niet zomaar over één stroomgroep.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een koffiebeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en reserveringen. Benader exposanten daarna direct, zodat je standplaatsen, plattegrond en programma uiterlijk 4 weken voor de beurs kunt vastleggen.
Hoeveel koffiebranders heb je nodig voor een koffiebeurs?: Dat hangt af van de capaciteit en het aantal standplaatsen, maar plan per exposant één duidelijke standruimte en voldoende loopruimte eromheen. Maak de beursplattegrond eerst op schaal; zo zie je hoeveel exposanten, statafels en exposantentafels werkelijk passen.
Wanneer moet je koffiebonen en apparatuur bestellen?: Bestel koffiebonen en verbruiksartikelen ongeveer 2 tot 3 weken vooraf en plan leveringen uiterlijk 3 dagen voor de beurs. Test koffiemachines, koffiemolens, waterkokers en percolators minimaal 1 dag eerder.
Hoe plan je workshops en proeverijen op een koffiebeurs?: Werk met blokken van 30 tot 45 minuten en laat minimaal 15 minuten tussen twee onderdelen voor schoonmaak en wisselen. Stel de definitieve proeverijen uiterlijk 2 weken vooraf samen, zodat je kopjes, glazen, water en andere benodigdheden kunt tellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.