Eine Kaffeemesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Kaffeemesse laufen Aussteller, Verkostungen, Workshops und Technik gleichzeitig. Beginne deshalb mit Datum und Ort, kläre danach Standflächen und Stromversorgung und erstelle erst dann das Programm. Plane feste Fristen für Anmeldungen, Ernährungswünsche und Lieferungen ein. Besonders oft werden Mühlen, Tassen, Wegweiser und ausreichend Wasser erst kurz vor dem Einlass geprüft. Mit einer klaren Reihenfolge bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Bohnen, Geräte und die Feinabstimmung der Kaffeezubereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Reservierungen vornehmen
3
Messeplan erstellen
2 Personen
4
Kaffeeröster ansprechen
2 Personen
5
Aussteller anmelden
2 Personen
6
Standplätze bestätigen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Besucherinformationen versenden
11
Ausstellerinformationen versenden
12
Programm erstellen
2 Personen
13
Kaffee-Workshops planen
2 Personen
14
Verkostungen zusammenstellen
2 Personen
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Kaffeebohnen entgegennehmen
2 Personen
18
Lieferungen überprüfen
2 Personen
19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
20
Armbänder sortieren
21
Infoschilder drucken
22
Wegweiser drucken
23
Stromplan prüfen
2 Personen
24
Geräte testen
3 Personen
25
Kaffeemühlen einstellen
2 Personen
26
Probekaffee zubereiten
2 Personen
27
Catering vorbereiten
3 Personen
28
Kaffeebohnen mahlen
2 Personen
29
Kühlboxen befüllen
2 Personen
30
Wasserstellen auffüllen
2 Personen
31
Tische aufstellen
4 Personen
32
Stühle aufstellen
3 Personen
33
Stehtische anordnen
4 Personen
34
Tischdecken auflegen
3 Personen
35
Geräte anschließen
4 Personen
36
Kabel sicher abdecken
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Infopunkte einrichten
2 Personen
39
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
40
Probierbecher bereitstellen
3 Personen
41
Snacks bereitstellen
3 Personen
42
Workshops vorbereiten
2 Personen
43
Aussteller empfangen
3 Personen
44
Aussteller zu den Ständen begleiten
2 Personen
45
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen

Event

46
Besucher registrieren
4 Personen
47
Programm verteilen
2 Personen
48
Besucherströme lenken
3 Personen
49
Kaffee servieren
5 Personen
50
Verkostungen auffüllen
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Snacks nachfüllen
2 Personen
53
Geschirr sammeln
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Workshop-Materialien auffüllen
2 Personen
56
Workshopraum vorbereiten
2 Personen
57
Besucherfragen beantworten
2 Personen
58
Verlorene Gegenstände erfassen
59
Letzte Runde ankündigen
60
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

61
Kasse abschließen
2 Personen
62
Kaffeemaschinen ausschalten
2 Personen
63
Aussteller den Abbau durchführen lassen
3 Personen
64
Ausrüstung sammeln
3 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Abfall trennen
3 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
70
Dekoration entfernen
2 Personen
71
Bestände zählen
2 Personen
72
Materialien prüfen
2 Personen
73
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
74
Geliehene Geräte zurückbringen
2 Personen
75
Fundsachen übergeben
76
Dankesnachricht versenden
77
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 10
Aussteller-TischeAnz. 30
StühleAnz. 80
TischdeckenAnz. 35
HockerAnz. 20
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
EspressotassenAnz. 100
GläserAnz. 150
DesserttellerAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 180
ServiertablettsAnz. 20

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 6
KaffeemühlenAnz. 8
WasserkocherAnz. 6
KaffeeperkolatorenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 20
WarmhalteplattenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
WasserspenderAnz. 3
KüchenwaagenAnz. 6
StoppuhrenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 20
Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
ServierzangenAnz. 10
MesskannenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
SpülbeckenAnz. 6

Dekoration

MessefahnenAnz. 8
TischdekorationAnz. 20
WegweiserAnz. 12
StandbeschilderungAnz. 30
MenükartenständerAnz. 20
NamensschildhalterAnz. 40
PinnwändeAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 10
BatterienAnz. 40

Catering

ProbebecherAnz. 1000
ServiettenhalterAnz. 20
WasserkannenAnz. 12
ZuckerspenderAnz. 12
MilchkännchenAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 12
KistenAnz. 20
NamensschilderAnz. 100
ArmbänderAnz. 300
ProgrammhefteAnz. 300
NotizblöckeAnz. 100
KugelschreiberAnz. 100
KleingeldschalenAnz. 6
KassenboxenAnz. 2
KlemmbretterAnz. 8
StempelsetsAnz. 4
WorkshopkartenAnz. 300
Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
HandfegerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 30
ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

Bestätige Standplätze und Stromanschlüsse mindestens 3 Wochen vor der Messe. Zeichne im Messeplan ein, welcher Aussteller welche Fläche und welchen Anschluss erhält.
Lege für Verkostungen pro Runde eine feste Zeit von 20 bis 30 Minuten fest. So lassen sich Tassen, Gläser, Serviertabletts und Wasser rechtzeitig zwischen den Durchgängen vorbereiten.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und schicke Besucherinformationen spätestens 7 Tage vorher. Hinweise zu Einlass, Programm und Wegweisung reduzieren Rückfragen am Messetag.
Teste Kaffeemaschinen, Mühlen, Wasserkocher und Mikrofone 1 bis 2 Tage vor Beginn unter realen Bedingungen. Stelle jede Mühle auf die vorgesehene Bohne ein und prüfe Verlängerungskabel sowie Kabelkanäle.
Plane die Warenannahme mit mindestens 2 Personen und kontrolliere jede Lieferung sofort. Bohnen, Kühlboxen, Thermoskannen und Warmhalteplatten sollten nicht erst während des Aufbaus gesucht oder gezählt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kaffeemesse organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Reservierungen. Drei bis vier Wochen vor dem Termin sollten Aussteller, Standplätze und Stromplan feststehen.
Wie viele Aussteller passen auf eine Kaffeemesse?: Das hängt von der Fläche und den geplanten Laufwegen ab. Rechne pro Aussteller mit einem festen Standplatz plus zusätzlichem Raum für Besucher, Geräte und mindestens 1 Meter breite Wege.
Wann sollte man die Kaffeemaschinen und Kaffeemühlen testen?: Teste alle Geräte 1 bis 2 Tage vor der Messe und wiederhole eine kurze Kontrolle am Veranstaltungstag. Prüfe dabei auch Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Wasser und die Einstellung jeder Mühle.
Wann müssen Besucher- und Ausstellerinformationen verschickt werden?: Schicke die Besucherinformationen spätestens 7 Tage vor der Messe. Aussteller brauchen ihre Aufbau-, Stand- und Strominformationen idealerweise 2 bis 3 Wochen vorher.

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