Cómo organizar una feria del café sin perder el control

Una feria del café combina expositores, degustaciones, talleres y bastante equipo técnico. Empieza por fijar la fecha y el lugar; después cierra reservas, diseña el plano y confirma cuántos tostadores y visitantes puedes recibir. Con esa base podrás organizar inscripciones, preferencias dietéticas y horarios sin improvisar. El montaje exige especial atención a molinos, máquinas, cables, agua y señalización: son los detalles que más suelen llegar tarde o fallar el día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Hacer reservas
3
Crear plano de la feria
2 personas
4
Contactar a tostadores de café
2 personas
5
Registrar expositores
2 personas
6
Confirmar las ubicaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Enviar información a los visitantes
11
Enviar información a los expositores
12
Elaborar el programa
2 personas
13
Planificar talleres de café
2 personas
14
Preparar catas
2 personas
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Hacer la compra
3 personas
17
Recibir granos de café
2 personas
18
Comprobar las entregas
2 personas
19
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
20
Clasificar las pulseras
21
Imprimir carteles informativos
22
Imprimir señales de ruta
23
Comprobar el plan eléctrico
2 personas
24
Probar el equipo
3 personas
25
Configurar molinos de café
2 personas
26
Preparar café de degustación
2 personas
27
Preparar el catering
3 personas
28
Moler los granos de café
2 personas
29
Rellenar las neveras
2 personas
30
Rellenar los puntos de agua
2 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar las sillas
3 personas
33
Distribuir las mesas altas
4 personas
34
Colocar manteles
3 personas
35
Conectar el equipo
4 personas
36
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Montar puntos de información
2 personas
39
Montar la mesa de registro
2 personas
40
Preparar los vasos de degustación
3 personas
41
Preparar los aperitivos
3 personas
42
Preparar los talleres
2 personas
43
Recibir a los expositores
3 personas
44
Guiar a los expositores hasta sus stands
2 personas
45
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

46
Registrar a los visitantes
4 personas
47
Repartir el programa
2 personas
48
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
49
Servir café
5 personas
50
Reponer las degustaciones
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Reponer aperitivos
2 personas
53
Recoger la vajilla
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Reponer el material del taller
2 personas
56
Preparar la sala del taller
2 personas
57
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
58
Registrar objetos perdidos
59
Anunciar la última ronda
60
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

61
Cerrar la caja
2 personas
62
Apagar las máquinas de café
2 personas
63
Permitir que los expositores desmonten
3 personas
64
Recoger el equipo
3 personas
65
Recoger mesas y sillas
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Clasificar residuos
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Limpiar los sanitarios
2 personas
70
Retirar la decoración
2 personas
71
Contar el inventario
2 personas
72
Comprobar los materiales
2 personas
73
Devolver el material alquilado
2 personas
74
Devolver el equipo prestado
2 personas
75
Entregar los objetos perdidos
76
Enviar mensaje de agradecimiento
77
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Mesas de buffetcant. 10
Mesas de expositorescant. 30
Sillascant. 80
Mantelescant. 35
Taburetescant. 20
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Tazas de espressocant. 100
Vasoscant. 150
Platos de postrecant. 100
Cucharillas de cafécant. 180
Bandejas de serviciocant. 20

Equipo

Máquinas de cafécant. 6
Molinillos de cafécant. 8
Teterascant. 6
Percoladores de cafécant. 4
Termoscant. 20
Planchas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 6
Dispensadores de aguacant. 3
Básculas de cocinacant. 6
Cronómetroscant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 20
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonoscant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Pinzas de servircant. 10
Jarras medidorascant. 6
Cucharonescant. 8
Abrebotellascant. 4
Cubetas para lavarcant. 6

Decoración

Banderas de feriacant. 8
Decoración de mesacant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Carteles de standcant. 30
Atriles para menúcant. 20
Portatarjetas de nombrecant. 40
Tableros de corchocant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LEDcant. 10
Bateríascant. 40

Catering

Vasos de pruebacant. 1000
Porta servilletascant. 20
Jarras de aguacant. 12
Dispensadores de azúcarcant. 12
Jarras de lechecant. 20
Papeleracant. 12
Cajonescant. 20
Tarjetas de nombrecant. 100
Pulserascant. 300
Folletos del programacant. 300
Bloc de notascant. 100
Bolígrafoscant. 100
Bandejas para cambiocant. 6
Cajas de cajacant. 2
Portapapelescant. 8
Sets de selloscant. 4
Tarjetas del tallercant. 300
Compras

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Escobas de manocant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Contenedores de basuracant. 6
Paños de microfibracant. 30
Escobillas de bañocant. 4

Consejos

Cierra el lugar y las reservas antes de contactar a los tostadores. Necesitas conocer la capacidad, los horarios de acceso y la potencia eléctrica disponible para distribuir las mesas de expositores y las zonas de cata.
Diseña el plano antes de confirmar ubicaciones. Separa el flujo de visitantes de las áreas de trabajo y deja pasillos amplios alrededor de las mesas, máquinas de café, molinos y termos.
Envía la información a visitantes y expositores en dos momentos: una primera versión al confirmar la inscripción y otra entre 3 y 5 días antes. Incluye horarios, ubicación de cada expositor, talleres, catas y cualquier preferencia dietética registrada.
Prueba todo el equipo al menos 24 horas antes. Comprueba máquinas, molinos, hervidores, percoladores, termos, básculas, cronómetros y el sistema de sonido; no esperes al montaje para descubrir que faltan cables alargadores o regletas.
Recibe los granos y revisa las entregas antes de preparar las catas. Cuenta las tazas de café y espresso, vasos, cucharillas, bandejas y recipientes, y coloca carteles de información y señales de ruta antes de que lleguen los primeros visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del café?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y confirma la capacidad; después contacta a los tostadores, abre las inscripciones y cierra el programa de talleres y catas con varias semanas de margen.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria del café?: Confirma sus ubicaciones y necesidades técnicas al menos 3 semanas antes. Pide entonces los datos definitivos, el horario de llegada y cualquier requisito de electricidad, mesas o equipamiento.
¿Cuándo se debe probar el equipo para una feria del café?: Haz una prueba completa 24 horas antes y una comprobación rápida el mismo día. Verifica la potencia eléctrica, los cables, los molinos, las máquinas, los termos y el equipo de sonido antes de abrir las puertas.
¿Cuántas tazas necesito para una feria del café?: Calcula una taza por degustación prevista y añade entre un 15 % y un 20 % de margen. Separa las tazas de café de las de espresso y reserva vasos, cucharillas y bandejas para evitar quedarte sin material durante las catas.

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