Organiser un salon du café sans rien laisser au hasard

Un salon du café se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme une succession de dégustations et d’ateliers. Commencez par fixer la date et le lieu, dessinez les espaces et confirmez les torréfacteurs avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouillez le programme, les besoins alimentaires et les informations envoyées à chaque public. Les derniers jours servent surtout à contrôler les livraisons, tester l’électricité et régler les moulins.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Faire les réservations
3
Créer le plan du salon
2 personnes
4
Contacter des torréfacteurs
2 personnes
5
Inscrire les exposants
2 personnes
6
Confirmer les emplacements de stand
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les informations aux visiteurs
11
Envoyer les informations aux exposants
12
Élaborer le programme
2 personnes
13
Planifier les ateliers café
2 personnes
14
Composer les dégustations
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Réceptionner les grains de café
2 personnes
18
Vérifier les livraisons
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Trier les bracelets
21
Imprimer les panneaux d’information
22
Imprimer les panneaux de direction
23
Vérifier le plan électrique
2 personnes
24
Tester l'équipement
3 personnes
25
Régler les moulins à café
2 personnes
26
Préparer le café de dégustation
2 personnes
27
Préparer le service traiteur
3 personnes
28
Moudre les grains de café
2 personnes
29
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
30
Remplir les points d'eau
2 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Répartir les tables hautes
4 personnes
34
Installer les nappes
3 personnes
35
Brancher l'équipement
4 personnes
36
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
37
Installer la décoration
3 personnes
38
Installer les points d'information
2 personnes
39
Installer la table d'inscription
2 personnes
40
Préparer les gobelets de dégustation
3 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Préparer les ateliers
2 personnes
43
Accueillir les exposants
3 personnes
44
Guider les exposants vers leurs stands
2 personnes
45
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

46
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
47
Distribuer le programme
2 personnes
48
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
49
Servir le café
5 personnes
50
Réapprovisionner les dégustations
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
53
Rassembler la vaisselle
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Réapprovisionner le matériel d’atelier
2 personnes
56
Préparer la salle d’atelier
2 personnes
57
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
58
Enregistrer les objets trouvés
59
Annoncer le dernier tour
60
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

61
Clôturer la caisse
2 personnes
62
Éteindre les machines à café
2 personnes
63
Démonter les stands des exposants
3 personnes
64
Rassembler l’équipement
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Trier les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Compter le stock
2 personnes
72
Vérifier le matériel
2 personnes
73
Retourner les matériels de location
2 personnes
74
Rapporter le matériel emprunté
2 personnes
75
Remettre les objets trouvés
76
Envoyer un message de remerciement
77
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables de buffetqté 10
Tables des exposantsqté 30
Chaisesqté 80
Nappesqté 35
Tabouretsqté 20
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Tasses à espressoqté 100
Verresqté 150
Assiettes à dessertqté 100
Cuillères à caféqté 180
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Machines à caféqté 6
Moulins à caféqté 8
Bouilloiresqté 6
Cafetières percolateursqté 4
Thermosqté 20
Plaques chauffantesqté 6
Glacièresqté 6
Distributeurs d'eauqté 3
Balances de cuisineqté 6
Chronomètresqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 8
Pinces de serviceqté 10
Mesures à verserqté 6
Louchesqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Bacs à vaisselleqté 6

Décoration

Drapeaux du salonqté 8
Décoration de tableqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de standqté 30
Supports de menuqté 20
Porte-nomsqté 40
Panneaux d’affichageqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 10
Pilesqté 40

Catering

Gobelets de dégustationqté 1000
Porte-serviettesqté 20
Carafes d’eauqté 12
Distributeurs de sucreqté 12
Pichets à laitqté 20
Poubellesqté 12
Caissesqté 20
Badges nominatifsqté 100
Braceletsqté 300
Brochures du programmeqté 300
Blocs-notesqté 100
Stylos à billeqté 100
Bacs à monnaieqté 6
Caissesqté 2
Presse-papiersqté 8
Kits de tamponsqté 4
Cartes d’atelierqté 300
Courses

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Conteneurs à déchetsqté 6
Chiffons microfibresqté 30
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Dessinez le plan du salon avant de confirmer les stands : prévoyez des circulations dégagées entre les tables des exposants, les ateliers et les espaces de dégustation.
Demandez les besoins alimentaires des visiteurs et des exposants au moment de l’inscription, puis transmettez-les à l’équipe au moins 7 jours avant l’événement.
Testez chaque machine à café, moulin, bouilloire et percolateur 24 à 48 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et passages de câbles.
Préparez les dégustations avec une fiche par café : origine, méthode, quantité de grains et ordre de service. Prévoyez une tasse à espresso ou une tasse à café par participant et par session.
Envoyez deux messages séparés au moins 5 jours avant le salon : l’un aux visiteurs avec horaires et accès, l’autre aux exposants avec emplacement, installation et consignes techniques.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du café ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les 4 premières servent à réserver le lieu, contacter les torréfacteurs et construire le plan ; les dernières sont consacrées aux inscriptions, au programme et aux contrôles techniques.
Quand confirmer les emplacements des exposants ?: Confirmez-les au plus tard 3 semaines avant le salon, puis envoyez un plan définitif 5 à 7 jours avant. Cela laisse le temps de corriger un besoin électrique ou un changement de table.
Combien de café prévoir pour une dégustation ?: Comptez environ 10 à 15 g de grains par personne et par café dégusté, selon la recette choisie. Ajoutez une marge de 10 % pour les réglages du moulin, les essais et les pertes.
Quand tester le matériel d’un salon du café ?: Faites un premier test 48 heures avant et un contrôle final le matin même. Vérifiez les machines, moulins, thermos, balances, chronomètres, prises et points d’eau avant l’arrivée des visiteurs.

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