Checklist voor een goed georganiseerde koffiebeurs

Een koffiebeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en koffie. Je regelt tegelijk exposanten, bezoekersstromen, proeverijen, workshops en apparatuur die op dezelfde dag moet werken. Begin met datum, locatie en plattegrond en werk daarna toe naar aanmeldingen, programma en leveringen. In de laatste week draait alles om controleren: koffiebonen, stroom, naamkaartjes, routeborden en het instellen van koffiemolens.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Beursplattegrond maken
2 personen
Koffiebranders benaderen
2 personen
Exposanten aanmelden
2 personen
Standplaatsen bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Exposanteninformatie versturen
Programma opstellen
2 personen
Koffieworkshops plannen
2 personen
Proeverijen samenstellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koffiebonen ontvangen
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Polsbandjes sorteren
Infoborden printen
Routeborden printen
Stroomplan controleren
2 personen
Apparatuur testen
3 personen
Koffiemolens instellen
2 personen
Proefkoffie bereiden
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Koffiebonen malen
2 personen
Koelingen vullen
2 personen
Waterpunten vullen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standtafels indelen
4 personen
Tafelkleden aanbrengen
3 personen
Apparatuur aansluiten
4 personen
Kabels veilig afdekken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Infopunten inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Proefbekers klaarzetten
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Workshops klaarzetten
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar stands begeleiden
2 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

Bezoekers registreren
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
Koffie serveren
5 personen
Proeverijen aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Workshopmaterialen aanvullen
2 personen
Workshopruimte klaarzetten
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Koffiemachines uitschakelen
2 personen
Exposanten laten afbouwen
3 personen
Apparatuur verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Geleende apparatuur terugbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen overdragen
Bedankbericht versturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 10
Exposantentafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Tafelkledenaantal 35
Krukkenaantal 20
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Espressokopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Dessertbordjesaantal 100
Koffielepelsaantal 180
Serveerbladenaantal 20

Apparatuur

Koffiemachinesaantal 6
Koffiemolensaantal 8
Waterkokersaantal 6
Koffiepercolatorsaantal 4
Thermoskannenaantal 20
Warmhoudplatenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Waterdispensersaantal 3
Keukenweegschalenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 8
Serveertangenaantal 10
Maatkannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Afwasteiltjesaantal 6

Decoratie

Beursvlaggenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Standbordjesaantal 30
Menustandaardsaantal 20
Naamkaarthoudersaantal 40
Prikbordenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledspotsaantal 10
Batterijenaantal 40

Catering

Proefbekersaantal 1000
Servettenhouderaantal 20
Waterkannenaantal 12
Suikerdispensersaantal 12
Melkkannetjesaantal 20
Afvalbakkenaantal 12
Krattenaantal 20
Naamkaartjesaantal 100
Polsbandjesaantal 300
Programmafoldersaantal 300
Notitieblokkenaantal 100
Balpennenaantal 100
Kleingeldbakjesaantal 6
Kassaboxenaantal 2
Clipboardsaantal 8
Stempelsetsaantal 4
Workshopkaartenaantal 300
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalcontainersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 30
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Maak de beursplattegrond voordat je standplaatsen bevestigt. Plan exposantentafels, workshops, proeverijen, buffettafels en looproutes zo dat bezoekers niet voor kabels of wachtrijen hoeven uit te wijken.
Vraag dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf op en verwerk ze in de bezoekersinformatie. Zo kun je proeverijen en eventuele hapjes aanpassen voordat de boodschappen worden gedaan.
Test koffiemachines, koffiemolens, waterkokers en warmhoudplaten minimaal 3 dagen voor de beurs op de locatie. Controleer tegelijk het stroomplan, de verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten.
Ontvang en controleer koffiebonen en andere leveringen uiterlijk 1 dag voor opening. Tel dozen en controleer verpakkingen; een ontbrekende levering ontdek je dan nog voordat exposanten arriveren.
Maak naamkaartjes, polsbandjes, infoborden en routeborden uiterlijk 2 dagen vooraf klaar en sorteer ze per balie of zone. Leg ook een reservevoorraad klaar, zodat een fout gespeld kaartje niet tot vertraging leidt.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een koffiebeurs organiseren en beginnen met plannen?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Benader daarna direct koffiebranders en exposanten, zodat je de plattegrond en standplaatsen uiterlijk 4 weken voor de beurs kunt bevestigen.
Hoeveel koffie heb ik nodig voor een koffiebeurs?: Gebruik het verwachte aantal bezoekers, het aantal proeverijen en de openingsduur als basis. Reken per bezoeker op meerdere kleine proefporties en voeg minimaal 15 procent reserve toe; de exacte hoeveelheid hangt af van de recepten en het programma.
Wanneer moet ik exposanteninformatie versturen?: Stuur praktische informatie uiterlijk 10 dagen voor de beurs. Vermeld daarin standafmetingen, aankomsttijd, laad- en losafspraken, beschikbare stroom en wat exposanten zelf moeten meenemen.
Hoe controleer ik de stroom voor koffiemachines op een beurs?: Maak uiterlijk 1 week vooraf een stroomplan met het vermogen van elke machine en verdeel zware apparaten over verschillende groepen. Test alle aansluitingen minimaal 3 dagen vooraf en werk kabels direct weg met kabelgoten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.