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Kaffeemesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kaffeemesse braucht mehr als Stände und gute Bohnen. Du koordinierst Aussteller, Workshops, Verkostungen, Besucheranmeldungen und die Technik für mehrere Kaffeezubereitungen. Plane zuerst Ort, Standflächen und Stromversorgung, danach Programm und Einlass. In den letzten Tagen zählen Lieferkontrollen, Beschilderung, Namensschilder und ein Testlauf aller Kaffeemühlen und Maschinen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Messeplan erstellen

    2 Personen

  • Kaffeeröster ansprechen

    2 Personen

  • Aussteller anmelden

    2 Personen

  • Standplätze bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherinformationen versenden

  • Ausstellerinformationen versenden

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Kaffee-Workshops planen

    2 Personen

  • Verkostungen zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kaffeebohnen entgegennehmen

    2 Personen

  • Lieferungen überprüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Armbänder sortieren

  • Infoschilder drucken

  • Wegweiser drucken

  • Stromplan prüfen

    2 Personen

  • Geräte testen

    3 Personen

  • Kaffeemühlen einstellen

    2 Personen

  • Probekaffee zubereiten

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffeebohnen mahlen

    2 Personen

  • Kühlboxen befüllen

    2 Personen

  • Wasserstellen auffüllen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Stehtische anordnen

    4 Personen

  • Tischdecken auflegen

    3 Personen

  • Geräte anschließen

    4 Personen

  • Kabel sicher abdecken

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Infopunkte einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Probierbecher bereitstellen

    3 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Workshops vorbereiten

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu den Ständen begleiten

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

Event

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Besucherströme lenken

    3 Personen

  • Kaffee servieren

    5 Personen

  • Verkostungen auffüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Workshop-Materialien auffüllen

    2 Personen

  • Workshopraum vorbereiten

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Kaffeemaschinen ausschalten

    2 Personen

  • Aussteller den Abbau durchführen lassen

    3 Personen

  • Ausrüstung sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Sanitäranlagen reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Bestände zählen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Geliehene Geräte zurückbringen

    2 Personen

  • Fundsachen übergeben

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 10
  • Aussteller-TischeAnz. 30
  • StühleAnz. 80
  • TischdeckenAnz. 35
  • HockerAnz. 20
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 150
  • EspressotassenAnz. 100
  • GläserAnz. 150
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 180
  • ServiertablettsAnz. 20

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 6
  • KaffeemühlenAnz. 8
  • WasserkocherAnz. 6
  • KaffeeperkolatorenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 20
  • WarmhalteplattenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • WasserspenderAnz. 3
  • KüchenwaagenAnz. 6
  • StoppuhrenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelkanäleAnz. 20
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 10
  • MesskannenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • SpülbeckenAnz. 6

Dekoration

  • MessefahnenAnz. 8
  • TischdekorationAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • StandbeschilderungAnz. 30
  • MenükartenständerAnz. 20
  • NamensschildhalterAnz. 40
  • PinnwändeAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-SpotsAnz. 10
  • BatterienAnz. 40

Catering

  • ProbebecherAnz. 1000
  • ServiettenhalterAnz. 20
  • WasserkannenAnz. 12
  • ZuckerspenderAnz. 12
  • MilchkännchenAnz. 20
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • KistenAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 100
  • ArmbänderAnz. 300
  • ProgrammhefteAnz. 300
  • NotizblöckeAnz. 100
  • KugelschreiberAnz. 100
  • KleingeldschalenAnz. 6
  • KassenboxenAnz. 2
  • KlemmbretterAnz. 8
  • StempelsetsAnz. 4
  • WorkshopkartenAnz. 300
  • Einkäufe

Reinigung

  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • HandfegerAnz. 6
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • AbfallcontainerAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 30
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

  • Bestätige Standplätze und Ausstellerinformationen spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Messe. So bleibt Zeit, fehlende Angaben zu ergänzen und den Messeplan zu verschicken.
  • Plane für jede Verkostung eigene Tassen, Löffel und Serviertabletts ein. Halte zusätzlich Wasser und Kühlmöglichkeiten bereit, damit Zubehör und Zutaten nicht erst am Veranstaltungstag gesucht werden müssen.
  • Prüfe den Stromplan mindestens 7 Tage vorher. Kaffeemaschinen, Kaffeemühlen, Wasserkocher und Warmhalteplatten sollten auf die verfügbaren Anschlüsse verteilt werden; Verlängerungskabel und Kabelkanäle gehören vor dem Aufbau an ihren Platz.
  • Führe 1 bis 2 Tage vor der Messe einen Techniktest durch. Stelle die Kaffeemühlen ein, teste Kaffeemaschinen und Mikrofone und kontrolliere, ob Wegweiser und Infoschilder an den vorgesehenen Stellen lesbar sind.
  • Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht erst beim Einlass. Schicke Besucherinformationen einige Tage vorher und sortiere Namensschilder sowie Armbänder nach dem geplanten Einlasssystem.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Kaffeemesse planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Reservierungen und der Ansprache von Kaffeeröstern. Standplätze, Programm und Besucheranmeldungen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann soll ich die Aussteller für eine Kaffeemesse anmelden?
Versende die Anmeldung idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Bestätige Standplätze und sende die Ausstellerinformationen spätestens 2 bis 3 Wochen vorher, damit Aufbau, Strombedarf und Lieferungen abgestimmt werden können.
Wie viele Tassen brauche ich für eine Kaffeemesse?
Plane pro gleichzeitig erwarteter Verkostungsrunde mindestens 1 Tasse pro Besucher und zusätzlich etwa 20 Prozent Reserve ein. Für Espressoverkostungen brauchst du passende Espressotassen; bei mehreren Runden muss die Reinigung oder ein größerer Bestand eingeplant werden.
Wann muss ich Kaffeemaschinen und Kaffeemühlen testen?
Teste alle Geräte 1 bis 2 Tage vor der Messe und prüfe den Stromplan vorher. Stelle die Kaffeemühlen dabei auf die vorgesehenen Bohnen ein und kontrolliere, ob Verlängerungskabel und Kabelkanäle sicher verlegt werden können.

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