Checklist para organizar una feria del café sin olvidos

Organizar una feria del café requiere coordinar expositores, catas, talleres y varios equipos al mismo tiempo. Esta checklist reúne 77 tareas y 73 artículos para avanzar en el orden adecuado, desde fijar la fecha y reservar el lugar hasta probar los molinos y preparar la señalización. También contempla la información para visitantes, las preferencias dietéticas y la recepción de los granos de café. Úsala como guía de trabajo y revisa cada entrega antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Hacer reservas
Crear plano de la feria
2 personas
Contactar a tostadores de café
2 personas
Registrar expositores
2 personas
Confirmar las ubicaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Enviar información a los expositores
Elaborar el programa
2 personas
Planificar talleres de café
2 personas
Preparar catas
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recibir granos de café
2 personas
Comprobar las entregas
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Clasificar las pulseras
Imprimir carteles informativos
Imprimir señales de ruta
Comprobar el plan eléctrico
2 personas
Probar el equipo
3 personas
Configurar molinos de café
2 personas
Preparar café de degustación
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Moler los granos de café
2 personas
Rellenar las neveras
2 personas
Rellenar los puntos de agua
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Distribuir las mesas altas
4 personas
Colocar manteles
3 personas
Conectar el equipo
4 personas
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar puntos de información
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar los vasos de degustación
3 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Preparar los talleres
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores hasta sus stands
2 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
Servir café
5 personas
Reponer las degustaciones
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer el material del taller
2 personas
Preparar la sala del taller
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Apagar las máquinas de café
2 personas
Permitir que los expositores desmonten
3 personas
Recoger el equipo
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Contar el inventario
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Entregar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Mesas de buffetcant. 10
Mesas de expositorescant. 30
Sillascant. 80
Mantelescant. 35
Taburetescant. 20
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Tazas de espressocant. 100
Vasoscant. 150
Platos de postrecant. 100
Cucharillas de cafécant. 180
Bandejas de serviciocant. 20

Equipo

Máquinas de cafécant. 6
Molinillos de cafécant. 8
Teterascant. 6
Percoladores de cafécant. 4
Termoscant. 20
Planchas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 6
Dispensadores de aguacant. 3
Básculas de cocinacant. 6
Cronómetroscant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 20
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonoscant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Pinzas de servircant. 10
Jarras medidorascant. 6
Cucharonescant. 8
Abrebotellascant. 4
Cubetas para lavarcant. 6

Decoración

Banderas de feriacant. 8
Decoración de mesacant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Carteles de standcant. 30
Atriles para menúcant. 20
Portatarjetas de nombrecant. 40
Tableros de corchocant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LEDcant. 10
Bateríascant. 40

Catering

Vasos de pruebacant. 1000
Porta servilletascant. 20
Jarras de aguacant. 12
Dispensadores de azúcarcant. 12
Jarras de lechecant. 20
Papeleracant. 12
Cajonescant. 20
Tarjetas de nombrecant. 100
Pulserascant. 300
Folletos del programacant. 300
Bloc de notascant. 100
Bolígrafoscant. 100
Bandejas para cambiocant. 6
Cajas de cajacant. 2
Portapapelescant. 8
Sets de selloscant. 4
Tarjetas del tallercant. 300
Compras

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Escobas de manocant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Contenedores de basuracant. 6
Paños de microfibracant. 30
Escobillas de bañocant. 4

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y las reservas; después crea el plano de la feria para saber cuántas mesas, sillas, puestos y separadores necesitas antes de confirmar ubicaciones.
Pide a los expositores la información operativa con antelación y fija una fecha límite para registrar preferencias dietéticas, necesidades eléctricas y materiales de cada puesto.
Separa el programa en franjas horarias para talleres y catas. Prepara con tiempo las tazas de café y espresso, cucharillas, bandejas, básculas y cronómetros para no montar estas estaciones a última hora.
Comprueba las entregas cuando lleguen, especialmente los granos de café, y compara cada paquete con la lista de la compra. Reserva al menos una revisión adicional antes del montaje final.
Haz una prueba eléctrica y de sonido antes de recibir al público: conecta máquinas, molinos, termos y percoladores, revisa cables, regletas y canaletas, y configura los molinos con suficiente margen.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del café?: Empieza al menos 8 semanas antes. Así tendrás tiempo para reservar el lugar, contactar con tostadores, registrar expositores, cerrar el programa y enviar la información a visitantes y participantes.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria del café?: Confirma sus ubicaciones como mínimo 3 semanas antes del evento. Pide antes sus necesidades de espacio y electricidad para que el plano no tenga que rehacerse durante el montaje.
¿Cuándo se preparan las catas y los talleres de café?: Define el contenido y los horarios al menos 2 semanas antes. La semana del evento, comprueba las tazas, bandejas, cucharillas, básculas, cronómetros y demás equipos necesarios para cada actividad.
¿Cuándo hay que probar las máquinas y los molinos de café?: Haz una primera prueba 2 o 3 días antes y otra durante el montaje. Revisa también la instalación eléctrica, los cables y las regletas para resolver fallos antes de que lleguen los visitantes.

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