Organiser un Salon du café : la checklist complète

Un Salon du café demande plus qu’une liste d’exposants et quelques machines. Il faut coordonner les torréfacteurs, les inscriptions, les dégustations, les ateliers et la circulation du public, tout en vérifiant l’électricité et les livraisons. Cette checklist de 77 tâches et 73 éléments vous aide à avancer dans le bon ordre. Elle met aussi en évidence les détails souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les badges, les panneaux et le réglage des moulins.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Faire les réservations
Créer le plan du salon
2 personnes
Contacter des torréfacteurs
2 personnes
Inscrire les exposants
2 personnes
Confirmer les emplacements de stand
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Envoyer les informations aux exposants
Élaborer le programme
2 personnes
Planifier les ateliers café
2 personnes
Composer les dégustations
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Réceptionner les grains de café
2 personnes
Vérifier les livraisons
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Trier les bracelets
Imprimer les panneaux d’information
Imprimer les panneaux de direction
Vérifier le plan électrique
2 personnes
Tester l'équipement
3 personnes
Régler les moulins à café
2 personnes
Préparer le café de dégustation
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Moudre les grains de café
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Remplir les points d'eau
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Répartir les tables hautes
4 personnes
Installer les nappes
3 personnes
Brancher l'équipement
4 personnes
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les points d'information
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les gobelets de dégustation
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les ateliers
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs stands
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
Servir le café
5 personnes
Réapprovisionner les dégustations
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner le matériel d’atelier
2 personnes
Préparer la salle d’atelier
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre les machines à café
2 personnes
Démonter les stands des exposants
3 personnes
Rassembler l’équipement
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rapporter le matériel emprunté
2 personnes
Remettre les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables de buffetqté 10
Tables des exposantsqté 30
Chaisesqté 80
Nappesqté 35
Tabouretsqté 20
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Tasses à espressoqté 100
Verresqté 150
Assiettes à dessertqté 100
Cuillères à caféqté 180
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Machines à caféqté 6
Moulins à caféqté 8
Bouilloiresqté 6
Cafetières percolateursqté 4
Thermosqté 20
Plaques chauffantesqté 6
Glacièresqté 6
Distributeurs d'eauqté 3
Balances de cuisineqté 6
Chronomètresqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 8
Pinces de serviceqté 10
Mesures à verserqté 6
Louchesqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Bacs à vaisselleqté 6

Décoration

Drapeaux du salonqté 8
Décoration de tableqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de standqté 30
Supports de menuqté 20
Porte-nomsqté 40
Panneaux d’affichageqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 10
Pilesqté 40

Catering

Gobelets de dégustationqté 1000
Porte-serviettesqté 20
Carafes d’eauqté 12
Distributeurs de sucreqté 12
Pichets à laitqté 20
Poubellesqté 12
Caissesqté 20
Badges nominatifsqté 100
Braceletsqté 300
Brochures du programmeqté 300
Blocs-notesqté 100
Stylos à billeqté 100
Bacs à monnaieqté 6
Caissesqté 2
Presse-papiersqté 8
Kits de tamponsqté 4
Cartes d’atelierqté 300
Courses

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Conteneurs à déchetsqté 6
Chiffons microfibresqté 30
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis dessinez le plan du salon avant de confirmer les stands. Prévoyez des espaces distincts pour les exposants, les dégustations, les ateliers et les files d’attente.
Contactez les torréfacteurs assez tôt pour connaître leurs besoins en tables, prises électriques et emplacement. Demandez aussi les informations nécessaires aux inscriptions avant d’envoyer les invitations.
Programmez les ateliers et les dégustations avec des horaires précis. Pour chaque session, vérifiez le nombre de tasses, verres, cuillères, balances, chronomètres et plateaux nécessaires.
Ne gardez pas les informations visiteurs et exposants pour la dernière semaine. Envoyez les horaires, l’accès, le plan, les consignes de livraison et les informations alimentaires au moins 7 jours avant l’événement.
Faites un test technique avant l’ouverture : machines, moulins, bouilloires, percolateurs, rallonges et multiprises. Réglez les moulins et vérifiez le plan électrique avant l’arrivée des visiteurs, pas pendant le premier atelier.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Salon du café ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les exposants, traiter les inscriptions, construire le programme et recevoir le matériel sans urgence.
Quand confirmer les emplacements des exposants ?: Confirmez les emplacements au moins 3 semaines avant le salon. Vous pourrez ainsi finaliser le plan, les panneaux, les besoins électriques et les informations envoyées aux exposants.
Quand envoyer les informations aux visiteurs ?: Envoyez les informations pratiques 7 à 10 jours avant l’événement, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez les horaires, l’accès, le programme et les éventuelles consignes alimentaires.
Que faut-il tester la veille d’un Salon du café ?: Testez chaque machine à café, moulin, bouilloire, percolateur, enceinte et microphone. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, goulottes de câbles, thermos et stocks de tasses au plus tard la veille.

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