Checklist voor een goed georganiseerde koetsenwedstrijd
Een koetsenwedstrijd organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen een terrein en deelnemers. Je legt eerst datum, reglement, vergunningen en verzekering vast, en regelt daarna jury, dierenarts, omroeper en vrijwilligers. In de laatste weken draait het om inschrijvingen, paardenpaspoorten, startvolgorde, publieksroutes en veiligheidsmarkeringen. Deze checklist helpt je de 77 taken en 68 benodigdheden stap voor stap af te werken, zodat deelnemers, jury en publiek op de wedstrijddag weten waar ze moeten zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Wedstrijdreglement vaststellen
3 personen
Wedstrijdterrein reserveren
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekering controleren
2 personen
Juryleden vastleggen
2 personen
Dierenarts vastleggen
2 personen
Omroeper vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Deelnemers informeren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Paardenpaspoorten controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startvolgorde maken
3 personen
Wedstrijdschema publiceren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parkeerplan maken
2 personen
Publieksroute bepalen
2 personen
Nooduitgangen markeren
2 personen
Prijzen en linten bestellen
Startnummers maken
2 personen
Juryformulieren drukken
Deelnemersbevestiging sturen
Weersverwachting controleren
Materiaal controleren
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koetsenroute uitzetten
4 personen
Terrein maaien
2 personen
Stallen voorbereiden
3 personen
Hindernissen klaarzetten
4 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Event
Paarden aanmelden
3 personen
Paarden laten keuren
2 personen
Koetsen technisch controleren
3 personen
Deelnemersbriefing geven
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Dressuurproef begeleiden
6 personen
Dressuurscores registreren
3 personen
Pauze verzorgen
3 personen
Marathonparcours begeleiden
8 personen
Tijdwaarneming uitvoeren
4 personen
Hindernissen bewaken
6 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Stand van scores bijhouden
2 personen
Finale begeleiden
6 personen
Einduitslag controleren
3 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Paarden water geven
4 personen
Terrein veilig afsluiten
3 personen
Nazorg
Koetsen en hindernissen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Stallen uitmesten
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Scores archiveren
Uitslag publiceren
Prijzen nabestellen
Foto's delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Jurytafel
- Registratietafel
- Barkrukkenaantal 4
Sportmateriaal
- Dressuurbak
- Marathonhindernissenaantal 8
- Pionnenaantal 40
- Afzethekkenaantal 30
- Koordaantal 4
- Meetlintenaantal 3
- Stopwatchesaantal 6
- Startvlaggenaantal 3
- Finishvlaggenaantal 3
- Startnummersaantal 30
- Scorebordenaantal 4
- Juryformulierenaantal 100
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 30
- Prijstrofeeënaantal 6
- Medaillelintenaantal 30
- Rosborstelsaantal 10
- Waterbakken voor paardenaantal 12
- Hooinettenaantal 12
- Strobalenaantal 30
- Mestkruiwagensaantal 3
- Mestvorkenaantal 6
- Scheppenaantal 4
- Watertonnenaantal 4
Apparatuur
- Omroepinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Mobiele opladersaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Lichtsnoerenaantal 6
- Zaklampenaantal 8
Decoratie
- Baniervlaggenaantal 4
- Richtingbordenaantal 12
- Welkomstbord
- Wedstrijdvlaggenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks-messenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Emmersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Handvegersaantal 4
- Poetsdoekenaantal 30
Veiligheid
- Brandblussersaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidsvestenaantal 20
- Werkhandschoenenaantal 12
- Waarschuwingslintaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de wedstrijddatum pas definitief vast nadat het wedstrijdterrein, de juryleden en de dierenarts beschikbaar zijn. Controleer vergunningen en verzekering direct daarna; ontbrekende documenten kunnen de wedstrijd weken vertragen.
- Publiceer het inschrijfformulier uiterlijk enkele weken voor de wedstrijd en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag dieetwensen meteen uit en controleer vóór de start de paardenpaspoorten van alle deelnemers.
- Maak de startvolgorde en het wedstrijdschema niet pas op de wedstrijddag. Stuur de deelnemersbevestiging vooraf en zorg dat startnummers, juryformulieren, klemborden en pennen per onderdeel klaarliggen.
- Loop het terrein vóór de opbouw uit met een plattegrond. Bepaal de publieksroute, markeer nooduitgangen en plaats afzethekken, koord en pionnen zo dat publiek en paardenstromen elkaar niet kruisen.
- Plan paardenwelzijn als een aparte werkstroom: zet waterbakken, watertonnen, hooinetten en strobalen klaar en wijs iemand aan voor mestbeheer. Met mestkruiwagens, mestvorken en scheppen voorkom je dat de wedstrijdbaan onnodig vervuilt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een koetsenwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, terrein, reglement, vergunningen en verzekering. Regel jury, dierenarts en omroeper daarna zo snel mogelijk, zodat de inschrijving tijdig open kan.
- Wanneer moet de inschrijving voor een koetsenwedstrijd sluiten?
- Sluit de inschrijving ongeveer 2 tot 3 weken voor de wedstrijddatum. Dan houd je tijd over om aanmeldingen te controleren, paardenpaspoorten na te lopen, de startvolgorde te maken en het schema te publiceren.
- Wat moet er op het terrein van een koetsenwedstrijd aanwezig zijn?
- Voor de wedstrijd heb je onder meer een dressuurbak, marathonhindernissen, pionnen, afzethekken, start- en finishvlaggen en meetmaterialen nodig. Reserveer daarnaast ruimte voor registratie, jury, paardenverzorging, publieksroutes en nooduitgangen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een koetsenwedstrijd?
- Het benodigde aantal hangt af van het aantal deelnemers en wedstrijdonderdelen, maar deel vrijwilligers minimaal in voor registratie, parcoursbegeleiding, parkeren, publieksveiligheid en paardenwelzijn. Maak de indeling uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf en wijs per post een vervanger aan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.