Checklist para organizar un concurso de carruajes

Un concurso de carruajes necesita más que una pista y varios participantes. Antes de anunciar la fecha, tendrás que cerrar el reglamento, el recinto, los permisos, el seguro y la atención veterinaria. Después vienen las inscripciones, los pasaportes de los caballos, el orden de salida y la información para cada participante. Esta checklist reúne 77 tareas y 68 artículos para coordinar la competición, al público, los voluntarios y el cuidado de los animales sin dejar decisiones clave para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del partido
2 personas
Establecer el reglamento del concurso
3 personas
Reservar el recinto de competición
2 personas
Comprobar permisos
2 personas
Comprobar el seguro
2 personas
Definir el jurado
2 personas
Confirmar veterinario
2 personas
Contratar al presentador
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Informar a los participantes
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Comprobar los pasaportes de los caballos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Crear el orden de salida
3 personas
Publicar el horario de la competición
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer el plan de aparcamiento
2 personas
Definir la ruta del público
2 personas
Señalizar las salidas de emergencia
2 personas
Encargar premios y cintas
Crear dorsales
2 personas
Imprimir formularios del jurado
Enviar confirmación a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar el material
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Trazar la ruta de los carruajes
4 personas
Cortar el césped
2 personas
Preparar los establos
3 personas
Colocar los obstáculos
4 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Preparar el catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas

Evento

Registrar caballos
3 personas
Hacer revisar a los caballos
2 personas
Revisar técnicamente los carruajes
3 personas
Dar la información a los participantes
3 personas
Recibir al público
4 personas
Repartir dorsales
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar la prueba de doma
6 personas
Registrar las puntuaciones de doma
3 personas
Organizar la pausa
3 personas
Guiar el recorrido del maratón
8 personas
Realizar el cronometraje
4 personas
Vigilar los obstáculos
6 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Llevar el marcador
2 personas
Coordinar la final
6 personas
Comprobar el resultado final
3 personas
Entregar premios
3 personas
Despedir a los participantes
3 personas
Dar agua a los caballos
4 personas
Cerrar y asegurar el recinto
3 personas

Seguimiento

Desmontar los carros y obstáculos
5 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Limpiar los establos
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Archivar resultados
Publicar los resultados
Reordenar premios
Compartir fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mesa del jurado
Mesa de registro
Taburetes de barcant. 4

Material deportivo

Pista de doma
Obstáculos de maratóncant. 8
Conoscant. 40
Vallas de separacióncant. 30
Cordóncant. 4
Cintas métricascant. 3
Cronómetroscant. 6
Banderas de salidacant. 3
Banderas de metacant. 3
Dorsalescant. 30
Marcadorescant. 4
Hojas de evaluación del juradocant. 100
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Troféos de premiocant. 6
Cintas de medallacant. 30
Cepillos roscant. 10
Bebederos para caballoscant. 12
Redes para henocant. 12
Pacas de pajacant. 30
Carretillas de estiércolcant. 3
Horcas de estiércolcant. 6
Palascant. 4
Barriles de aguacant. 4

Equipo

Sistema de megafonía
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Cargadores móvilescant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 8

Decoración

Banderolascant. 4
Señales direccionalescant. 12
Cartel de bienvenida
Banderas de la competicióncant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 3

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Escobas de manocant. 4
Paños de limpiezacant. 30

Seguridad

Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 20
Guantes de trabajocant. 12
Cinta de advertenciacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento antes de abrir las inscripciones. Define las categorías, las pruebas, los criterios de evaluación, los tiempos y las causas de eliminación para que el jurado y los participantes trabajen con las mismas reglas.
Comprueba permisos, seguro y veterinario con varias semanas de margen. El recinto, la ruta del público y las salidas de emergencia deben estar confirmados antes de publicar la convocatoria.
No esperes al día de la competición para ordenar las salidas. Cuando terminen las inscripciones, prepara el orden, publica el horario y envía una confirmación individual con la hora de llegada y las indicaciones de aparcamiento.
Prepara una mesa de registro separada de la mesa del jurado. Ten listos dorsales, formularios de evaluación, portapapeles y bolígrafos, y asigna voluntarios para controlar entradas, tiempos y circulación del público.
Calcula las necesidades de los caballos durante toda la jornada, no solo durante las pruebas. Coloca bebederos, redes para heno, pacas de paja y barriles de agua, y deja carretillas, horcas y palas accesibles para retirar el estiércol.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de carruajes?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el recinto, comprobar permisos y seguro, confirmar al veterinario, contratar al presentador y gestionar las inscripciones sin improvisar.
¿Cuándo se debe publicar el horario y el orden de salida?: Publícalos después de cerrar las inscripciones y verificar los pasaportes de los caballos, idealmente entre 7 y 10 días antes. Envía también una confirmación a cada participante para corregir errores con tiempo.
¿Qué necesita el jurado en un concurso de carruajes?: Prepara una mesa del jurado, hojas de evaluación, portapapeles y bolígrafos, además de un sistema claro para registrar tiempos y puntuaciones. Lleva copias adicionales: calcula al menos un juego extra por cada categoría.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para el evento?: Para una competición pequeña, cuenta con al menos 6 voluntarios: registro, aparcamiento, recorrido del público, control de salidas, tiempos y apoyo general. Añade personal si hay varias pruebas simultáneas o más de 20 participantes.

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