Checklist pour organiser un concours d’attelages

Un concours d’attelages demande une préparation sportive, administrative et logistique menée dans le bon ordre. Cette checklist vous aide à cadrer le règlement, les autorisations, les inscriptions et l’accueil des chevaux avant le jour de l’épreuve. Elle couvre aussi le jury, le parcours, le stationnement, les bénévoles et le matériel de terrain. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour laisser le temps aux participants de s’inscrire et de transmettre les documents nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date du concours
2 personnes
Établir le règlement du concours
3 personnes
Réserver l'aire de compétition
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Vérifier l’assurance
2 personnes
Définir les membres du jury
2 personnes
Faire appel à un vétérinaire
2 personnes
Réserver un animateur
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Informer les participants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les passeports des chevaux
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir l’ordre de départ
3 personnes
Publier le programme des matchs
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le plan de stationnement
2 personnes
Définir le parcours du public
2 personnes
Baliser les sorties de secours
2 personnes
Commander les prix et les rubans
Créer les dossards
2 personnes
Imprimer les formulaires du jury
Envoyer la confirmation aux participants
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Définir l’itinéraire des calèches
4 personnes
Tondre le terrain
2 personnes
Préparer les écuries
3 personnes
Installer les obstacles
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes

Événement

Enregistrer les chevaux
3 personnes
Faire inspecter les chevaux
2 personnes
Contrôler techniquement les carrosses
3 personnes
Faire le briefing des participants
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer l’épreuve de dressage
6 personnes
Enregistrer les scores de dressage
3 personnes
Assurer la pause
3 personnes
Encadrer le parcours du marathon
8 personnes
Chronométrer
4 personnes
Surveiller les obstacles
6 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tenir le score à jour
2 personnes
Encadrer la finale
6 personnes
Vérifier le classement final
3 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Abreuver les chevaux
4 personnes
Sécuriser le site
3 personnes

Suivi

Démonter les calèches et les obstacles
5 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Curer les étables
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les résultats
Publier les résultats
Commander à nouveau les prix
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Table du jury
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4

Matériel de sport

Carrière de dressage
Obstacles du marathonqté 8
Cônesqté 40
Barrières de sécuritéqté 30
Cordonqté 4
Mètres rubansqté 3
Chronomètresqté 6
Drapeaux de départqté 3
Fanions d’arrivéeqté 3
Numéros de départqté 30
Panneaux de scoreqté 4
Fiches de juryqté 100
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Trophéesqté 6
Rubans de médailleqté 30
Brosses à queueqté 10
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Filets à foinqté 12
Balles de pailleqté 30
Brouettes à fumierqté 3
Fourches à fumierqté 6
Pellesqté 4
Fûts d’eauqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Chargeurs mobilesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Drapeaux-bannièresqté 4
Panneaux de directionqté 12
Panneau d’accueil
Drapeaux de matchqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Sécurité

Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 12
Ruban de signalisationqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour publier le formulaire, répondre aux questions et traiter les dossiers.
Vérifiez les passeports des chevaux avant d’établir l’ordre de départ. Demandez aussi les besoins alimentaires et les informations pratiques suffisamment tôt pour éviter les changements la dernière semaine.
Validez les autorisations, l’assurance et la présence d’un vétérinaire avant toute communication définitive. Ces points peuvent modifier le lieu, le parcours ou les conditions de participation.
Préparez le parcours et le plan du site sur papier avant l’installation. Réservez un espace distinct pour la compétition, l’inscription, le jury, le stationnement et le cheminement du public.
Donnez à chaque bénévole une mission précise et un horaire écrit. Pour une journée complète, prévoyez des rotations de 2 à 3 heures afin de maintenir l’accueil, le chronométrage et la sécurité sans interruption.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d’attelages ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver l’aire de compétition, d’obtenir les autorisations, de confirmer l’assurance, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un concours d’attelages ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la date du concours. Fixez une date limite au moins 10 jours avant l’épreuve pour vérifier les dossiers, les passeports des chevaux et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez une équipe organisée par postes : inscription, accueil, parcours, chronométrage, stationnement, sécurité et remise des prix. Pour une journée complète, planifiez au minimum deux personnes par poste critique et des relais de 2 à 3 heures.
Que faut-il préparer pour le jury le jour du concours ?: Préparez une table dédiée avec les fiches du jury, des presse-papiers, des stylos et des chronomètres. Imprimez les documents au moins 3 jours avant et gardez un jeu de formulaires vierges en réserve.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.