Kutschenwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kutschenwettbewerb braucht deutlich mehr Vorbereitung als einen einzelnen Parcours. Du musst Termin, Gelände, Reglement und Genehmigungen früh festlegen und gleichzeitig Tierarzt, Jury, Ansager und Helfer koordinieren. Später kommen Anmeldungen, Pferdepässe, Startreihenfolge und die Besucherführung hinzu. Plane außerdem Wasser, Heu, Stroh und die Versorgung nach dem Wettkampf ein – diese Punkte werden häufig erst am Veranstaltungstag vermisst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampftermin festlegen
2 Personen
Wettkampfreglement festlegen
3 Personen
Wettkampfgelände reservieren
2 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Versicherung prüfen
2 Personen
Jurymitglieder erfassen
2 Personen
Tierarzt festlegen
2 Personen
Ansager buchen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Teilnehmer informieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Pferdepässe kontrollieren
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startreihenfolge erstellen
3 Personen
Wettkampfplan veröffentlichen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Parkplan erstellen
2 Personen
Publikumsroute festlegen
2 Personen
Notausgänge markieren
2 Personen
Preise und Bänder bestellen
Startnummern herstellen
2 Personen
Juryformulare drucken
Teilnehmerbestätigung senden
Wettervorhersage prüfen
Material prüfen
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kutschenroute festlegen
4 Personen
Gelände mähen
2 Personen
Stände vorbereiten
3 Personen
Hindernisse aufstellen
4 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen

Event

Pferde anmelden
3 Personen
Pferde begutachten lassen
2 Personen
Kutschen technisch kontrollieren
3 Personen
Teilnehmerbriefing geben
3 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Dressurprüfung begleiten
6 Personen
Dressurwertungen erfassen
3 Personen
Pause organisieren
3 Personen
Marathonstrecke absichern
8 Personen
Zeitmessung durchführen
4 Personen
Hindernisse absichern
6 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Punktestand aktualisieren
2 Personen
Finale betreuen
6 Personen
Endergebnis prüfen
3 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Pferde tränken
4 Personen
Gelände sicher abschließen
3 Personen

Nachbereitung

Kutschen und Hindernisse abbauen
5 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Ställe ausmisten
3 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse archivieren
Ergebnisse veröffentlichen
Preise nachbestellen
Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
Jurytisch
Registrierungstisch
BarhockerAnz. 4

Sportmaterial

Dressurplatz
MarathonhindernisseAnz. 8
KegelAnz. 40
AbsperrgitterAnz. 30
KordelAnz. 4
MessbänderAnz. 3
StoppuhrenAnz. 6
StartflaggenAnz. 3
ZielflaggenAnz. 3
StartnummernAnz. 30
AnzeigetafelnAnz. 4
JuryformulareAnz. 100
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 30
PreistrophäenAnz. 6
MedaillenbänderAnz. 30
RosenscherenAnz. 10
Wassertröge für PferdeAnz. 12
HeunetzeAnz. 12
StrohballenAnz. 30
MistkarrenAnz. 3
MistgabelnAnz. 6
SchöpferAnz. 4
WassertonnenAnz. 4

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Mobile LadegeräteAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

BannierfahnenAnz. 4
RichtungsschilderAnz. 12
Willkommensschild
Spiel旗genAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
HandfegerAnz. 4
PutztücherAnz. 30

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 12
WarnbandAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Reglement und Termin mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Wettbewerb fest. So bleibt genug Zeit, Genehmigungen zu prüfen, das Gelände zu reservieren und Einladungen zu verschicken.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Vorabend. Behandle Teilnehmerdaten, Pferdepässe, Ernährungswünsche und die Startreihenfolge spätestens 7 Tage vorher.
Plane den Parcours mit klaren Bereichen für Dressurplatz, Marathonhindernisse und Kegel. Absperrgitter, Kordel und markierte Notausgänge sollten vor dem Aufbauplan feststehen.
Teile die Freiwilligen in feste Schichten ein: Registrierung, Parcours, Parkbereich, Besucherroute und Abbau. Für jede Station braucht eine verantwortliche Person einen aktuellen Plan.
Richte den Pferdebereich vor der Ankunft der Teilnehmer ein. Wassertröge, Wassertonnen, Heunetze, Strohballen, Mistkarren und Mistgabeln müssen erreichbar sein, ohne die Publikumsroute zu kreuzen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Kutschenwettbewerb organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Reglement und Gelände. Genehmigungen, Versicherung, Jury und Tierarzt sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann sollte die Anmeldung für einen Kutschenwettbewerb enden?: Beende die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Wettbewerb. So bleiben noch mindestens 7 Tage für Teilnehmerbestätigungen, Pferdepasskontrollen und die Startreihenfolge.
Was braucht man für Pferde bei einem Kutschenwettbewerb?: Plane pro Pferd einen zugänglichen Wasserbereich sowie Heu und Einstreu für die Aufenthaltszeit ein. Wassertröge, Wassertonnen, Heunetze und Strohballen sollten vor dem Eintreffen der ersten Gespanne bereitstehen.
Wie viele Helfer braucht ein Kutschenwettbewerb?: Für einen kleinen Wettbewerb solltest du mindestens 8 bis 12 Helfer einteilen, zusätzlich zu Jury, Tierarzt und Ansager. Besetze Registrierung, Parcours, Parken, Besucherführung und Abbau jeweils mit einer klar verantwortlichen Person.

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