Koekjeswedstrijd organiseren: checklist en planning

Een koekjeswedstrijd loopt soepel als je eerst de spelregels en jury vastlegt en daarna pas de inschrijving opent. Regel de locatie, categorieën en dieetwensen ruim vooraf, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft te ontvangen, labelen en presenteren. Reken tijd voor registratie, het klaarzetten van jurytafels en het voorbereiden van gelijke koekjesporties. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot de prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Juryleden benaderen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdcategorieën indelen
2 personen
Deelnemerslijst bevestigen
Jurycriteria afdrukken
Prijzen en certificaten inkopen
Boodschappen doen
2 personen
Koekjeslabels voorbereiden
2 personen
Jurytafels indelen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Wedstrijdtafels klaarzetten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Koekjes innemen en labelen
3 personen
Opening en uitleg geven
Koekjesporties voorbereiden
3 personen
Jury laten proeven
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksproeverij begeleiden
3 personen
Stembriefjes verzamelen
2 personen
Stemmen tellen
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Restanten verpakken
3 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Keuken en vloer schoonmaken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Tafelkleedaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 60
Kleine bordjesaantal 60
Dessertvorkjesaantal 60
Theelepelsaantal 30
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Maatlepelsaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Stembriefjesaantal 60
Pennensetaantal 3

Decoratie

Wedstrijdnummersaantal 40
Naamkaartjesaantal 50
Tafeldecoratieaantal 8
Prijzenaantal 3
Certificatenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdregels vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Beschrijf per categorie wat deelnemers moeten aanleveren, hoeveel koekjes nodig zijn en hoe de jury punten geeft.
Benader juryleden minimaal 3 weken vooraf en geef ze de criteria op papier. Plan daarnaast één persoon voor ontvangst en registratie, zodat de jury niet tegelijk deelnemers hoeft op te vangen.
Open de inschrijving pas nadat de categorieën bekend zijn. Sluit de aanmelding bijvoorbeeld 7 dagen voor de wedstrijd, zodat je de deelnemerslijst, naamkaartjes en wedstrijdnummers nog kunt controleren.
Maak voor elke inzending een label met wedstrijdnummer en categorie voordat de koekjes binnenkomen. Zo blijft de beoordeling blind en voorkom je verwisselingen bij meerdere soorten koekjes.
Zet koffie, thee en water apart van de jurytafels en vul koelboxen vóór de ontvangst. Reserveer minstens 30 minuten voor tafels, stoelen, wedstrijdtafels, stroom en afvalbakken voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een koekjeswedstrijd organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met regels, jury en locatie. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de wedstrijddag.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een koekjeswedstrijd?: Plan minimaal 3 juryleden, zodat één afwijkende smaak niet meteen de uitslag bepaalt. Bij meer dan 20 deelnemers is een extra jurylid of een tweede jurytafel praktisch.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de dag zelf?: Trek minimaal 60 minuten uit voor het openen van de locatie, het opstellen van tafels en stoelen, het inrichten van de koffie- en ontvangsttafel en het klaarleggen van jurycriteria en stembriefjes.
Wanneer moeten deelnemers hun koekjes inleveren?: Laat deelnemers hun koekjes 30 tot 45 minuten vóór de opening inleveren. Gebruik wedstrijdnummers en labels direct bij ontvangst, zodat alle inzendingen klaarstaan voordat de jury gaat proeven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.