Klimaatweek organiseren: een checklist met planning

Een Klimaatweek vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een paar workshops. Je regelt tegelijk sprekers, deelnemers, techniek, catering en een praktische inrichting van de ruimte. Begin met datum, locatie en thema en werk daarna toe naar publicatie en aanmeldingen. In de laatste week draait alles om controleren: dieetwensen, materialen, naamkaartjes, techniek en de route voor bezoekers. Gebruik deze checklist om niets op het laatste moment te moeten oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en thema vaststellen
2 personen
Locatie en datum bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Ruimte-indeling uitwerken
2 personen
Sprekers en workshopbegeleiders benaderen
2 personen
Programma en tijden publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposters ophangen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Workshopmaterialen inkopen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Techniek en verlichting reserveren
Stoelen en tafels reserveren
Route- en parkeerinformatie versturen
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmaflyers printen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Infostands opstellen
4 personen
Workshoptafels inrichten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentatie en microfoons testen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deuren en ontvangst openen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programmaflyers uitdelen
2 personen
Opening verzorgen
2 personen
Lezing begeleiden
2 personen
Workshop circulair leven begeleiden
3 personen
Workshop energiebesparing begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalstromen controleren
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Panelgesprek begeleiden
3 personen
Pauzetafels aanvullen
2 personen
Warme maaltijd uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
Muziekprogramma starten
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Laatste ronde dranken serveren
3 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Bezoekers veilig uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Eten en drank opruimen
4 personen
Afval gescheiden verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Bezoekersbedankje versturen
Foto's en materialen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Registratiebalie
Statafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare batterijenaantal 12
Flip-overbordaantal 3
Fietspompaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Grote mengkommenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 2
Pannenaantal 4
Waterkannenaantal 10

Decoratie

Infobordenaantal 10
Menubordenaantal 4
Stoffen tafelkledenaantal 12
Plantenaantal 12
Herbruikbare vlaggenlijnenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 120

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Scheidingsbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, thema, locatie en datum eerst vast. Controleer daarna meteen of vergunningen of meldingen nodig zijn, zodat je geen inhoudelijke planning maakt voor een datum die nog niet uitvoerbaar is.
Benader sprekers en workshopbegeleiders vroeg en vraag hun informatie direct op. Verzamel per onderdeel een titel, korte beschrijving, benodigde techniek en het aantal deelnemers.
Open de aanmeldingen zodra programma en tijden gepubliceerd zijn. Vraag daarbij direct dieetwensen uit en maak uiterlijk enkele dagen voor het evenement een definitieve lijst voor de catering.
Plan de ruimte niet alleen rond stoelen en tafels. Houd plaats vrij voor een registratiebalie, buffettafels, projectiescherm, kabels en een duidelijke looproute tussen workshops en catering.
Test laptop, beamer, speakers en draadloze microfoons vóór de start. Leg verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen batterijen klaar en wijs één vrijwilliger aan die technische problemen opvangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Klimaatweek organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met thema, datum, locatie en sprekers. Plan de publicatie van het programma zodra de belangrijkste onderdelen bevestigd zijn.
Wanneer moet ik de catering voor Klimaatweek bestellen?: Bestel de catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf, zodra je een betrouwbare deelnemersinschatting hebt. Controleer dieetwensen opnieuw 3 tot 5 dagen voor het evenement.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Klimaatweek?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger voor registratie, 1 voor techniek en 1 aanspreekpunt per gelijktijdige workshop. Bij meerdere zalen komt daar per zaal minstens 1 begeleider bij.
Wanneer moet ik de techniek voor Klimaatweek testen?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf op de echte opstelling. Controleer ook kabels, microfoons, batterijen en de presentatiebestanden, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft aan te sluiten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.