Checklist para organizar la Semana del Clima

Organizar una Semana del Clima requiere coordinar un programa con varias actividades, ponentes y talleres sin perder de vista la logística. Empieza por cerrar el tema, las fechas y el lugar; después confirma permisos, participantes y necesidades técnicas. La inscripción te dará datos para preparar acreditaciones, alimentación y voluntariado. En los últimos días tendrás que comprobar equipos, materiales, bebidas y la distribución del espacio. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico para llegar al evento con todo preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el programa y el tema
2 personas
Confirmar lugar y fecha
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Planificar la distribución del espacio
2 personas
Contactar a los ponentes y coordinadores de talleres
2 personas
Publicar el programa y los horarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Colgar los carteles promocionales
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Recopilar información de los ponentes
Comprar materiales para el taller
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Reservar técnica e iluminación
Reservar sillas y mesas
Enviar información de ruta y aparcamiento
Comprobar las inscripciones y las necesidades dietéticas
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir folletos del programa
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Montar los stands de información
4 personas
Preparar las mesas del taller
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la presentación y los micrófonos
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Preparar el mostrador de registro
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Abrir puertas y recepción
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Encargarse de la inauguración
2 personas
Moderación de la charla
2 personas
Coordinar el taller de vida circular
3 personas
Coordinar taller de ahorro energético
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Controlar los flujos de residuos
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Moderación del panel de debate
3 personas
Reponer las mesas de descanso
2 personas
Servir la comida caliente
5 personas
Servir por separado las comidas especiales
2 personas
Iniciar el programa musical
2 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Servir la última ronda de bebidas
3 personas
Gestionar el cierre
2 personas
Acompañar a los visitantes de forma segura a la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger la comida y las bebidas
4 personas
Recoger los residuos por separado
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Enviar agradecimiento a los visitantes
Archivar fotos y materiales

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 120
Mesas de buffetcant. 4
Mostrador de registro
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 3

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Baterías recargablescant. 12
Atril de hojascant. 3
Bomba de bicicletacant. 2
Maletines de herramientascant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 150
Cubiertos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos grandes para mezclarcant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 6
Placas de induccióncant. 2
Sartenescant. 4
Jarras de aguacant. 10

Decoración

Carteles informativoscant. 10
Carteles del menúcant. 4
Manteles de telacant. 12
Plantascant. 12
Guirnaldas reutilizablescant. 6
Portanombrescant. 120

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separacióncant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpieza reutilizablescant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de lanzar la convocatoria. Confirma ponentes, coordinadores de talleres y horarios con suficiente margen para poder publicar una versión estable y evitar cambios de última hora.
No dejes los permisos para el final: comprueba las notificaciones necesarias en cuanto tengas lugar y fecha. Incluye también la distribución de mesas, sillas, registro, buffet y zonas de talleres.
Usa las inscripciones para planificar de verdad. Revisa las preferencias dietéticas y el número de asistentes al menos 3 días antes de pedir el catering y de preparar las tarjetas de nombre.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas. Comprueba portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, cables, regletas y baterías; lleva además herramientas y una bomba de bicicleta si forman parte del montaje.
Prepara comida y bebidas en la víspera cuando sea posible. Lava frutas y verduras, deja listos los aperitivos y enfría las bebidas con tiempo; el día del evento reserva una persona para reponer y revisar el buffet.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Semana del Clima?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar el lugar, los permisos, el programa y los ponentes. Deja la última semana para cerrar inscripciones, catering, voluntariado, materiales y pruebas técnicas.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones y las necesidades dietéticas?: Fija el cierre entre 3 y 5 días antes del evento, según el plazo que necesite el catering. Revisa ese mismo día el número final de asistentes y prepara las tarjetas de nombre y los folletos del programa.
¿Qué equipo técnico necesito comprobar para la Semana del Clima?: Haz una prueba al menos 24 horas antes con portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, soportes, cables alargadores y regletas. Lleva baterías recargables y un maletín de herramientas para resolver fallos durante el montaje.
¿Cuándo debo preparar la comida y enfriar las bebidas?: Lava frutas y verduras y prepara los aperitivos el día anterior si se conservan bien. Enfría las bebidas varias horas antes de recibir al público y comprueba el buffet aproximadamente 30 minutos antes de empezar.

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