Semaine du climat : la checklist pour tout préparer

Une Semaine du climat rassemble souvent conférences, ateliers pratiques et temps d’échange : la préparation doit donc couvrir plusieurs formats à la fois. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix du programme au rangement du matériel. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés, comme les autorisations, les besoins alimentaires, les badges, les branchements et les informations d’accès. Le plan complet regroupe 69 tâches et 48 fournitures.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et le thème
2 personnes
Confirmer le lieu et la date
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Établir l'agencement de l'espace
2 personnes
Contacter les intervenants et les animateurs d’atelier
2 personnes
Publier le programme et les horaires
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Acheter le matériel d’atelier
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Réserver la technique et l'éclairage
Réserver des chaises et des tables
Envoyer les informations d’itinéraire et de parking
Vérifier les inscriptions et les besoins alimentaires
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les flyers du programme
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Installer les stands d'information
4 personnes
Installer les tables d'atelier
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la présentation et les micros
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes et l’accueil
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les flyers du programme
2 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Animer la conférence
2 personnes
Animer l'atelier sur la vie circulaire
3 personnes
Animer l'atelier sur les économies d'énergie
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Animer le débat
3 personnes
Réapprovisionner les tables de pause
2 personnes
Servir le repas chaud
5 personnes
Distribuer séparément les repas spéciaux
2 personnes
Lancer le programme musical
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Servir le dernier tour de boissons
3 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Accompagner les visiteurs en toute sécurité à la sortie
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Collecter les déchets séparément
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Archiver les photos et les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tables de buffetqté 4
Comptoir d'inscription
Tables hautesqté 8
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Piles rechargeablesqté 12
Panneau de paperboardqté 3
Pompe à véloqté 2
Boîtes à outilsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Grands saladiersqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Plaques à inductionqté 2
Casserolesqté 4
Carafes d’eauqté 10

Décoration

Panneaux d’informationqté 10
Panneaux de menuqté 4
Nappes en tissuqté 12
Plantesqté 12
Guirlandes réutilisablesqté 6
Porte-nomsqté 120

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de triqté 4
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et la date avant de contacter les intervenants : vérifiez aussi les autorisations et déclarations nécessaires, car ces démarches peuvent prendre plusieurs semaines.
Publiez les horaires dès que le programme est stabilisé, puis relancez les inscriptions à 7 jours et à 48 heures de l’événement. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription.
Prévoyez un responsable par zone : accueil, ateliers, technique et restauration. Pour une journée complète, établissez les rotations des bénévoles au moins une semaine à l’avance.
Testez le vidéoprojecteur, les microphones, les haut-parleurs et les rallonges dans la salle la veille. Gardez des piles rechargeables et des multiprises de rechange à portée de main.
Ne gardez pas les achats alimentaires pour le dernier moment : refroidissez les boissons, lavez les fruits et légumes et préparez les en-cas le jour même, selon l’horaire d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Semaine du climat ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les intervenants, les autorisations, le programme, les inscriptions et le matériel technique sans tout concentrer dans les derniers jours.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une Semaine du climat ?: Ouvrez-les dès que le programme et les horaires sont suffisamment fiables, généralement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fermez ou mettez à jour les inscriptions 48 heures avant pour vérifier les jauges et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier la veille d’une Semaine du climat ?: Contrôlez la disposition des tables et des chaises, les badges, les supports imprimés, les branchements, le son et la projection. Préparez aussi les informations d’itinéraire et de parking afin que l’accueil puisse répondre rapidement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour l’événement ?: Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une personne pour la coordination technique et une personne par atelier en parallèle. Ajoutez une personne de renfort pendant l’arrivée du public et les changements de salle.

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