Klimaattafel organiseren: een checklist die werkt

Een Klimaattafel vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels, stoelen en eten klaarzetten. Je combineert een inhoudelijk programma met gesprekken aan tafel, dus aanmeldingen, dieetwensen en gespreksbegeleiders moeten op tijd rond zijn. Plan eerst datum, locatie en programma; regel daarna catering, meubilair en techniek. In de laatste dagen draait alles om printwerk, boodschappen, koelen en het klaarzetten van de tafels. Gebruik deze checklist als volgorde voor de 48 taken en 36 spullen van het plan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en gespreksvragen maken
2 personen
Gespreksbegeleiders vastleggen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Tafels en stoelen reserveren
Techniek testen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Gespreksmateriaal printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Dips en dressings bereiden
2 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Naamtafel inrichten
2 personen
Gespreksmateriaal klaarleggen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Welkomstteam instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Programma openen
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauze en buffet openen
4 personen
Dieetopties aanwijzen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Avondgesprek begeleiden
6 personen
Actiepunten verzamelen
2 personen
Afronding en bedankwoord

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Afval scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemers opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 2
Kledingrekken

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Besteksetsaantal 80
Serveerkommenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Naamkaartstandaardsaantal 8
Herbruikbare menukaartenaantal 8

Apparatuur

Flip-oversaantal 6
Flip-overvellenaantal 2
Markeerstiftenaantal 24
Pennenaantal 40
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Kabelhaspelaantal 2
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de Klimaattafel. Zo kun je cateringhoeveelheden berekenen en voorkom je dat aangepaste gerechten pas op de dag zelf worden geregeld.
Leg het programma en de gespreksvragen minstens 1 week vooraf vast. Bevestig ook de gespreksbegeleiders; zonder duidelijke rolverdeling kunnen gesprekken aan sommige tafels stilvallen of uitlopen.
Test de draagbare speaker, draadloze microfoon, kabelhaspel en stekkerdozen 2 tot 3 dagen vooraf op de locatie. Controleer daarbij niet alleen geluid, maar ook waar stroompunten en kabels veilig kunnen liggen.
Doe houdbare boodschappen uiterlijk 2 dagen vooraf en haal verse groenten, brood en beleg op de dag zelf. Was en snijd groenten, bereid dips en dressings en zet dranken minimaal 2 uur voor ontvangst koud.
Maak voor de opbouw een korte indeling met tafels, stoelen, buffet, dranktafel en naamtafel. Leg gespreksmateriaal, pennen, markeerstiften en naamkaartjes per tafel klaar; dat scheelt zoeken zodra gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren organiseer je een Klimaattafel?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Plan de inhoud en gespreksbegeleiders uiterlijk 3 weken vooraf en rond dieetwensen en catering 7 dagen voor de bijeenkomst af.
Wanneer moet ik de catering voor een Klimaattafel regelen?: Bereken de hoeveelheden zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 7 dagen vooraf. Doe houdbare boodschappen 2 dagen voor het event en bereid verse onderdelen op de dag zelf.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Klimaattafel op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, dranktafel, naamtafel en techniek. Laat het welkomstteam daarna nog 15 minuten nemen om de ontvangst en taakverdeling door te spreken.
Wanneer test je de techniek voor een Klimaattafel?: Test speaker en microfoon 2 tot 3 dagen vooraf en nogmaals bij het aansluiten op de locatie. Neem een kabelhaspel en stekkerdozen mee en controleer vóór ontvangst of alle kabels veilig liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.