Mesa del Clima: checklist para organizarla sin improvisar
Una Mesa del Clima combina comida, conversación guiada y participación de varias personas, así que conviene organizarla por fases. Primero confirma la fecha y el lugar, gestiona las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas. Después prepara el programa, reparte la moderación y calcula el catering. En las horas previas se concentran las tareas que suelen retrasarse: compra, bebidas frías, preparación de alimentos, montaje, tarjetas de nombre y prueba de la técnica.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar el programa y las preguntas de conversación
2 personas
Asignar moderadores de conversación
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Reservar mesas y sillas
Probar la técnica
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir material de conversación
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Lavar y cortar las verduras
3 personas
Preparar los dips y aderezos
2 personas
Preparar pan y acompañamientos
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
3 personas
Montar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
Montar mesa de nombres
2 personas
Preparar material para la conversación
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Dar instrucciones al equipo de bienvenida
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Abrir el programa
Coordinar mesas de conversación
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Abrir el descanso y el bufé
4 personas
Asignar opciones dietéticas
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
Guiar la charla de la noche
6 personas
Recopilar los puntos de acción
2 personas
Cierre y palabras de agradecimiento
Seguimiento
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Separar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Llevar la basura
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Dar seguimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheros
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 80
- Cuencos reutilizablescant. 80
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 70
- Cubiertoscant. 80
- Cuencos de serviciocant. 12
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuchillos de pancant. 2
- Jarras medidorascant. 2
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Neveras portátilescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 8
- Cartas de menú reutilizablescant. 8
Equipo
- Pizarras de hojascant. 6
- Hojas de rotafoliocant. 2
- Rotuladores fosforescentescant. 24
- Bolígrafoscant. 40
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
- Enrollacablescant. 2
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Paños de limpieza reutilizablescant. 12
- Cepillos para fregarcant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de calcular el catering y deja registradas las preferencias dietéticas. Así puedes ajustar las cantidades de comida, bebidas y vajilla sin comprar a ciegas.
- Prepara el programa y las preguntas de conversación con antelación, y asigna un moderador por mesa. Imprime el material y deja bolígrafos y hojas de rotafolio listos antes de que llegue el primer participante.
- Haz la compra y empieza a enfriar las bebidas el día anterior cuando sea posible. Lava y corta las verduras, prepara los dips y deja organizado el pan y los acompañamientos para reducir el trabajo durante el montaje.
- Reserva mesas y sillas según la distribución prevista, no solo según el número total de asistentes. Comprueba también la mesa del bufé, la mesa de nombres, los percheros y el espacio necesario para circular.
- Prueba la técnica antes de abrir las puertas: conecta el altavoz, el micrófono, las regletas y los enrollacables. Reserva al menos 30 minutos para revisar el sonido y explicar al equipo de bienvenida cómo recibir y orientar a las personas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Mesa del Clima?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes para confirmar fecha y ubicación, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Cierra las preferencias dietéticas y el número previsto de asistentes varios días antes de hacer la compra.
- ¿Cuándo hay que calcular el catering para una Mesa del Clima?
- Calcula las cantidades cuando las inscripciones estén suficientemente avanzadas y vuelve a comprobarlas entre 3 y 5 días antes. Haz una última revisión de la lista de la compra el día anterior.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- Deja listas las tarjetas de nombre, el material de conversación y la compra. Enfría las bebidas y, si el espacio lo permite, prepara también la vajilla, los cuencos de servicio y parte de la decoración.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una Mesa del Clima?
- Reserva al menos 90 minutos para comprobar el lugar, montar mesas y sillas, preparar el bufé, colocar la mesa de nombres y conectar la técnica. Añade 30 minutos para la prueba de sonido y las instrucciones al equipo de bienvenida.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!