Checklist pour organiser une table climat
Une table climat demande plus qu’une date et quelques chaises. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les échanges et l’accueil, puis préparer un repas simple à servir à plusieurs personnes. Ce plan rassemble les étapes dans l’ordre, du choix du lieu au rangement du matériel. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : la technique, les badges, les quantités et la mise en place du buffet.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le programme et les questions de discussion
2 personnes
Organiser les facilitateurs de discussion
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Réserver des tables et des chaises
Tester la technique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le support de discussion
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Préparer les sauces et les vinaigrettes
2 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
Installer la table des noms
2 personnes
Préparer le matériel de discussion
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Instruire l’équipe d’accueil
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le programme
Animer les tables de discussion
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Ouvrir la pause et le buffet
4 personnes
Indiquer les options adaptées
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Animer la discussion du soir
6 personnes
Recueillir les points d’action
2 personnes
Clôture et mot de remerciement
Suivi
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Relancer les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tables de buffetqté 2
- Portants à vêtements
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Bols réutilisablesqté 80
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 70
- Couvertsqté 80
- Saladiers de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Couteaux à painqté 2
- Verres doseursqté 2
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 8
- Glacièresqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 80
- Présentoirs pour cartes nominativesqté 8
- Menus réutilisablesqté 8
Équipement
- Chevaletsqté 6
- Feuilles de paperboardqté 2
- Marqueursqté 24
- Stylosqté 40
- Enceinte portable
- Micro sans fil
- Enrouleur de câbleqté 2
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seaux de nettoyageqté 2
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
- Brosses à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis laissez au moins 7 jours pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
- Calculez les quantités de catering à partir du nombre d’inscrits confirmé, avec une marge d’environ 10 % pour le pain, les garnitures et les portions imprévues.
- Préparez les supports de discussion, les feuilles de paperboard, les marqueurs et les stylos avant le jour J : il est fréquent de penser aux questions mais d’oublier de quoi les noter.
- Testez l’enceinte, le micro, les multiprises et l’enrouleur de câble au moins 24 heures avant. Le jour même, branchez la technique avant l’arrivée des participants.
- Installez séparément la table des noms, le buffet et la table des boissons. Refroidissez les boissons à l’avance et terminez les légumes, sauces et garnitures avant l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une table climat ?
- Prévoyez au minimum 2 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et d’adapter le repas aux besoins alimentaires.
- Quand envoyer les invitations pour une table climat ?
- Envoyez-les environ 14 jours avant la rencontre et fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant. Vous aurez ainsi le nombre de participants nécessaire pour calculer le catering et organiser les groupes de discussion.
- Que préparer la veille d’une table climat ?
- La veille, vérifiez le lieu, testez la technique, préparez les badges et imprimez les supports de discussion. Vous pouvez aussi refroidir les boissons et préparer les sauces, vinaigrettes et garnitures.
- Comment organiser la salle pour une table climat ?
- Prévoyez au moins 30 à 45 minutes pour installer les tables, les chaises, le buffet, les boissons et l’espace d’accueil. Gardez la table des noms visible dès l’entrée et placez le matériel de discussion à portée des facilitateurs.
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