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Klima-Tisch organisieren: die praktische Checkliste

Ein Klima-Tisch verbindet gemeinsames Essen mit moderierten Gesprächen. Damit am Veranstaltungstag nicht gleichzeitig Zutaten fehlen, Technik ausfällt und Gäste auf ihre Namensschilder warten, lohnt sich eine feste Reihenfolge. Kläre zuerst Ort, Datum und Anmeldungen, plane danach Gespräche und Verpflegung und erledige den Aufbau am Veranstaltungstag Schritt für Schritt. Die Checkliste deckt 48 Aufgaben und 36 benötigte Dinge ab – von Tischen und Mehrweggeschirr bis zu Flipcharts und Mikrofon.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Gesprächsfragen erstellen

    2 Personen

  • Gesprächsmoderatoren festlegen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Technik testen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Gesprächsmaterial drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    3 Personen

  • Dips und Dressings zubereiten

    2 Personen

  • Brot und Belag bereitstellen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet und Getränketisch einrichten

    3 Personen

  • Namensaufsteller einrichten

    2 Personen

  • Gesprächsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Welcome-Team einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Programm öffnen

  • Gesprächstische begleiten

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Pause und Buffet eröffnen

    4 Personen

  • Diätoptionen zuweisen

  • Geschirr und Besteck auffüllen

    2 Personen

  • Abendgespräch moderieren

    6 Personen

  • Aktionspunkte sammeln

    2 Personen

  • Abschluss und Dankeswort

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Technik abkoppeln

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    3 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Teilnehmer nachverfolgen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 2
  • Kleiderständer

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 80
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 2
  • MessbecherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 80
  • NamenskartenständerAnz. 8
  • Wiederverwendbare SpeisekartenAnz. 8

Ausstattung

  • FlipchartsAnz. 6
  • FlipchartblätterAnz. 2
  • MarkerAnz. 24
  • StifteAnz. 40
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Kabelloses Mikrofon
  • KabeltrommelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 2
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung und prüfe die Angaben noch einmal, bevor du die Cateringmengen berechnest. So kaufst du nicht erst am Veranstaltungstag nach.
  • Plane für das Gesprächsprogramm konkrete Fragen und benenne Moderatoren vorab. Zwei bis drei Leitfragen pro Gesprächsrunde reichen meist aus, wenn die Moderation den Zeitrahmen im Blick behält.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofon, Kabeltrommel und Verlängerungskabel mindestens einen Tag vorher. Schließe die Technik am Veranstaltungsort noch einmal an, bevor die Gäste eintreffen.
  • Richte Getränke, Buffet und Geschirr getrennt voneinander ein. Kühle Getränke rechtzeitig und stelle für Wasser, Kaffee sowie Speisen eigene Kannen, Schüsseln und Servierlöffel bereit.
  • Bereite Namensschilder, Namenskartenständer und Gesprächsmaterial vor dem Einlass vor. Weise das Welcome-Team kurz ein, damit Anmeldungen, Ernährungswünsche und Sitzplatzfragen nicht bei der Moderation landen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Klima-Tisch organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Eine Woche vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Programm, Catering und Technik geprüft sein.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Klima-Tisch?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Wasser sollte zusätzlich jederzeit verfügbar sein.
Was muss ich am Tag vor dem Klima-Tisch erledigen?
Prüfe Einkaufsliste, Anmeldungen und Ernährungswünsche, teste die Technik und bereite Namensschilder sowie Gesprächsmaterial vor. Getränke kannst du bereits kühlen; Gemüse, Dips und Dressings lassen sich je nach Rezept ebenfalls am Vortag vorbereiten.
Wann soll der Aufbau für einen Klima-Tisch beginnen?
Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass für Tische, Stühle, Buffet, Getränketisch und Technik ein. Für einen größeren Aufbau oder einen unbekannten Ort sind 3 Stunden sicherer.

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