Klimaatmars organiseren: complete checklist

Een klimaatmars vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een paar spandoeken. Je moet vroeg beginnen met vergunningen, verkeersbegeleiding en een veiligheidsplan, terwijl je deelnemers, sprekers en vrijwilligers op tijd informeert. Deze checklist helpt je de organisatie stap voor stap te plannen. Let vooral op techniek, stroom, routeaanduiding en de briefing van vrijwilligers: dat zijn onderdelen die op de dag zelf vaak te laat worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en startlocatie vastleggen
3 personen
Vergunning aanvragen
2 personen
Politie en hulpdiensten informeren
2 personen
Verkeersplan uitwerken
3 personen
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekers bevestigen
2 personen
Muziek- en geluidsplan maken
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Briefing voor verkeersbegeleiders maken
2 personen
Briefing voor publieksbegeleiders maken
2 personen
Reserveringen bevestigen
Drukwerk ontwerpen
2 personen
Drukwerk laten maken
Socialmediaberichten plaatsen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Batterijen opladen
2 personen
Tassen en materialen labelen
3 personen
Route nalopen
3 personen
Weersverwachting controleren
Noodcontacten verspreiden
2 personen
Materialen naar locatie brengen
5 personen

Event

Infopunt opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
6 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Spandoeken ophangen
4 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Afzethekken plaatsen
4 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
Hapjes klaarzetten
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
Verkeersbegeleiders positioneren
8 personen
Publieksbegeleiders positioneren
6 personen
Aanmeldingen registreren
4 personen
Welkomstmuziek starten
2 personen
Opening aankondigen
2 personen
Deelnemers instrueren
6 personen
Klimaatmars begeleiden
12 personen
Verkeersposten bemensen
8 personen
Water uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Podiumprogramma begeleiden
3 personen
Geluidsniveau controleren
2 personen
Afval gescheiden inzamelen
4 personen
Deelnemers informeren
4 personen
Laatste programmaonderdeel aankondigen
2 personen
Afscheid en bedankwoord geven
2 personen
Deelnemers veilig uitgeleiden
8 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen van route ophalen
6 personen
Afzethekken verwijderen
4 personen
Tafels en tenten afbreken
6 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
5 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Boodschappenvoorraad tellen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Vergunningstukken archiveren
Schade en meldingen registreren
2 personen
Borg en facturen afhandelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 20
Afzethekkenaantal 30
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12

Apparatuur

Accuspeakersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Megafoonsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Portofoonsaantal 12
Oplaadstationsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Spandoekenaantal 8
Vlaggenaantal 20
Vlaggenstokkenaantal 20
Pijlbordenaantal 20
Krijtbordenaantal 6
Stoepkrijtaantal 12
Touwrollenaantal 6
Tie-wrapsaantal 500
Ducttapeaantal 12
Bamboestokkenaantal 100

Drukwerk

Routekaartenaantal 500
Programmaflyersaantal 500
Informatiefoldersaantal 1000
Vrijwilligersbadgesaantal 50
Pijletikettenaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 600
Bordenaantal 400
Besteksetsaantal 400
Koffiekopjesaantal 100
Schenk kannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Opslagbakkenaantal 20
Serveerschalenaantal 20
Serveerbestekaantal 20
Waterkannenaantal 12
Maatbekersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 8
Emmersaantal 8
Bezemsetsaantal 6
Dweilenaantal 6
Handschoenenaantal 40

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en startlocatie eerst vast en vraag daarna direct de vergunning aan. Plan minimaal 8 weken voor de mars om reacties van gemeente, politie en hulpdiensten te kunnen verwerken.
Maak aparte briefings voor verkeersbegeleiders en publieksbegeleiders. Zet daarin hun post, werktijd, portofoon- of megafoongebruik en de procedure bij een incident.
Test geluidsapparatuur uiterlijk 1 week vooraf op de route of locatie. Laad accuspeakers, draadloze microfoons, portofoons en powerbanks volledig op en neem reservebatterijen mee.
Loop de volledige route enkele dagen voor de mars na. Controleer of pijlborden, routekaarten, spandoeken en afzethekken zichtbaar kunnen worden geplaatst en leg ontbrekend bevestigingsmateriaal apart.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 3 dagen vooraf definitief. Label tassen en opbergkratten per post, zodat materialen zoals tie-wraps, ducttape, stoepkrijt en batterijlantaarns niet centraal blijven liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klimaatmars organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je route en startlocatie vastleggen, een vergunning aanvragen, politie en hulpdiensten informeren en vrijwilligers werven.
Wanneer moet ik een vergunning voor een klimaatmars aanvragen?: Vraag de vergunning direct aan zodra route en startlocatie voorlopig vaststaan, meestal minimaal 8 weken voor de mars. Controleer bij de gemeente welke termijn voor jouw route geldt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een klimaatmars?: Maak minimaal 4 weken vooraf een indeling voor verkeersbegeleiding, publieksbegeleiding, ontvangst en techniek. Het exacte aantal hangt af van route, kruisingen en deelnemersaantal; wijs per taak een verantwoordelijke en een vervanger aan.
Wanneer moet ik de techniek voor een klimaatmars testen?: Test accuspeakers, microfoons, mengpaneel, megafoons en portofoons uiterlijk 1 week vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Laad powerbanks en oplaadstations volledig op en controleer verlengsnoeren, stekkerdozen en reservebatterijen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.