Checklist para organizar una marcha por el clima

Organizar una marcha por el clima requiere coordinar la ruta, los permisos, la seguridad y cientos de pequeños detalles. Empieza definiendo el punto de salida y el recorrido, y deja margen para las autorizaciones y el plan de tráfico. Después, organiza las inscripciones, confirma a los ponentes y asigna funciones concretas a cada voluntario. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden adecuado y a llegar al día de la marcha con los materiales, la comunicación y los equipos comprobados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir la ruta y el lugar de salida
3 personas
Solicitar permiso
2 personas
Informar a la policía y a los servicios de emergencia
2 personas
Elaborar el plan de tráfico
3 personas
Elaborar un plan de seguridad
3 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar ponentes
2 personas
Hacer el plan de música y sonido
2 personas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Preparar briefing para los guías de tráfico
2 personas
Preparar briefing para los monitores de público
2 personas
Confirmar las reservas
Diseñar material impreso
2 personas
Encargar material impreso
Publicar mensajes en redes sociales
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Cargar las baterías
2 personas
Etiquetar bolsas y materiales
3 personas
Revisar la ruta
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Distribuir los contactos de emergencia
2 personas
Llevar materiales al lugar
5 personas

Evento

Montar el punto de información
4 personas
Montar mesas
4 personas
Montar carpas
6 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Colgar pancartas
4 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Colocar vallas de delimitación
4 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Montar el punto de café y té
3 personas
Preparar los aperitivos
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Inscribir voluntarios
2 personas
Dar la charla a los voluntarios
3 personas
Colocar a los auxiliares de tráfico
8 personas
Colocar a los guías de público
6 personas
Registrar inscripciones
4 personas
Poner la música de bienvenida
2 personas
Anunciar la apertura
2 personas
Instruir a los participantes
6 personas
Acompañar la marcha por el clima
12 personas
Cubrir los puestos de tráfico
8 personas
Repartir agua
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Coordinar a los ponentes
2 personas
Coordinar el programa del escenario
3 personas
Comprobar el nivel de sonido
2 personas
Recoger los residuos por separado
4 personas
Informar a los participantes
4 personas
Anunciar el último punto del programa
2 personas
Dar el discurso de despedida y agradecimiento
2 personas
Despedir a los participantes con seguridad
8 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger los materiales de la ruta
6 personas
Retirar las vallas de delimitación
4 personas
Desmontar las mesas y las carpas
6 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
5 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Devolver los materiales
4 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Contar el stock de comida
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Gestionar objetos perdidos
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Archivar la documentación del permiso
Registrar daños e incidencias
2 personas
Gestionar la fianza y las facturas
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 20
Vallas de separacióncant. 30
Percheroscant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Altavoces con bateríacant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Mesa de mezclas
Megáfonoscant. 6
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Estaciones de cargacant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Banderolascant. 8
Banderascant. 20
Postes para banderascant. 20
Carteles direccionalescant. 20
Pizarrascant. 6
Tiza para aceracant. 12
Rollos de cuerdacant. 6
Bridascant. 500
Cinta americanacant. 12
Bastones de bambúcant. 100

Impresos

Mapas de rutacant. 500
Folletos del programacant. 500
Folletos informativoscant. 1000
Credenciales de voluntarioscant. 50
Etiquetas para flechascant. 40

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 600
Platoscant. 400
Cubiertoscant. 400
Tazas de cafécant. 100
Jarras para servircant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20
Bandejas de servircant. 20
Cubiertos de serviciocant. 20
Jarras de aguacant. 12
Jarras medidorascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 8
Cuboscant. 8
Sets de escobacant. 6
Fregonascant. 6
Guantescant. 40

Catering

Compras

Consejos

Solicita los permisos y avisa a la policía y a los servicios de emergencia con varias semanas de antelación. El plan de tráfico y el plan de seguridad deben estar listos antes de publicar la ruta definitiva.
Cierra la inscripción y recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Así podrás calcular las compras y preparar las reservas sin depender de estimaciones de última hora.
Asigna a cada voluntario un puesto y un horario concreto. Prepara dos briefings separados: uno para los guías de tráfico y otro para quienes supervisan al público.
Comprueba el sonido y la iluminación como mínimo 24 horas antes. Carga las baterías de los altavoces, micrófonos, megáfonos, walkie-talkies y estaciones de carga, y lleva cables, regletas y baterías externas de repuesto.
Revisa la ruta completa el día anterior y etiqueta las bolsas por zona o función. Los mapas de ruta, carteles direccionales, vallas, cuerda, bridas y cinta americana deben poder encontrarse en menos de un minuto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para una marcha por el clima?: Depende de la normativa local, pero conviene iniciar el trámite al menos 6 semanas antes. Deja tiempo adicional para corregir la ruta, presentar el plan de tráfico y coordinarte con la policía y los servicios de emergencia.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de la marcha?: Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes del evento si necesitas calcular comida, reservas o materiales. Mantén una lista actualizada de participantes y confirma los cambios importantes el día anterior.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar una marcha por el clima?: No existe una cifra única: calcula los puestos de tráfico, supervisión del público, sonido, recepción y apoyo logístico, y asigna al menos 1 responsable por puesto. Prepara además un pequeño grupo de reserva para cubrir ausencias y pausas.
¿Cuándo hay que probar los altavoces y micrófonos?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al llegar al punto de salida. Comprueba el alcance, las baterías, los cables, la mesa de mezclas y los megáfonos antes de que llegue el público.

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