LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Banenbeurs organiseren: checklist en planning

Een banenbeurs vraagt om meer dan werkgevers en bezoekers uitnodigen. Je moet stands indelen, werkgeversgegevens controleren, presentaties verzamelen en de bezoekersstroom vanaf de entree regelen. Begin met datum en locatie, werk daarna toe naar registratie en programma, en plan de praktische controle in de laatste week. Op de beursdag zelf maken een duidelijke plattegrond, routeborden, badges en een ingerichte registratietafel het verschil. Met deze checklist houd je overzicht over alle 73 taken en 58 benodigde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Deelnemende werkgevers benaderen

    2 personen

  • Werkgevers registreren

    2 personen

  • Standindeling maken

    2 personen

  • Programma samenstellen

    2 personen

  • Aanmeldformulier publiceren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Socialmediaberichten plaatsen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Werkgeversgegevens controleren

    2 personen

  • Presentaties ontvangen

  • Parkeerinformatie publiceren

  • Reserveringen bevestigen

  • Naambadges ontwerpen

  • Plattegrond ontwerpen

  • Routeborden voorbereiden

  • Badges afdrukken

    2 personen

  • Informatiemateriaal afdrukken

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Werkgevers herinneren

  • Catering voorbereiden

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Bezoekerslijst klaarleggen

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Standplaatsen uitzetten

    3 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Stands aankleden

    4 personen

  • Banners ophangen

    2 personen

  • Routeborden plaatsen

    2 personen

  • Registratiebalie opbouwen

    2 personen

  • Presentatieruimte inrichten

    3 personen

  • Beamer en scherm aansluiten

    2 personen

  • Microfoon testen

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Hapjes klaarzetten

    2 personen

  • Werkgevers ontvangen

    3 personen

  • Werkgevers naar stands begeleiden

    3 personen

  • Techniek per stand testen

    3 personen

  • Registratiebalie bemannen

    3 personen

  • Bezoekers verwelkomen

    3 personen

  • Badges uitdelen

    2 personen

  • Programma uitdelen

    2 personen

  • Werkgevers informeren

    2 personen

  • Opening aankondigen

  • Presentaties begeleiden

    2 personen

  • Vragenpunt bemannen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Fotomomenten begeleiden

  • Bezoekers naar stands verwijzen

    2 personen

  • Werkgevers uitzwaaien

    2 personen

  • Registratiebalie afsluiten

    2 personen

  • Bezoekers uitgeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Beamer uitschakelen

  • Apparatuur loskoppelen

    2 personen

  • Stands afbreken

    4 personen

  • Tafels en stoelen stapelen

    4 personen

  • Overgebleven catering verpakken

    2 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Zaal schoonmaken

    3 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Werkgevers bedankmail sturen

  • Bezoekers opvolgmail sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 30
  • Stoelenaantal 120
  • Registratietafelaantal 2
  • Statafelsaantal 8
  • Tafelkleedaantal 30
  • Folderrekkenaantal 20
  • Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

  • Laptopaantal 3
  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Draadloze microfoonaantal 2
  • Luidsprekeraantal 2
  • Verdeelstekkeraantal 8
  • Verlengkabelaantal 10
  • Oplaadstationaantal 2
  • USB-stickaantal 4
  • Presentatieklikkeraantal 2
  • Printer
  • Kabelhaspelaantal 2

Servies

  • Koffiekopjesaantal 120
  • Waterglazenaantal 120
  • Bordenaantal 120
  • Vorkenaantal 120
  • Messenaantal 120
  • Lepelsaantal 120

Keuken

  • Koffiezetapparaataantal 3
  • Waterkokeraantal 2
  • Thermoskanaantal 6
  • Koelboxaantal 4
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveerlepelsaantal 12
  • Tangenaantal 8
  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 3
  • Isolatiethermosaantal 4

Decoratie

  • Bedrijfsbannersaantal 12
  • Welkomstbanner
  • Pijlbordaantal 12
  • Menubordaantal 3
  • Tafeldecoratieaantal 20
  • Naamkaarthoudersaantal 120

Verlichting

  • LED-lampaantal 12
  • Batterijenaantal 24

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 12
  • Dweilaantal 3
  • Emmeraantal 3
  • Bezemaantal 3
  • Stoffer en blikaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6
  • Toiletborstelaantal 3

Drukwerk

  • Naambadgesaantal 150
  • Programmafoldersaantal 150
  • Pennenaantal 100
  • Notitieblokkenaantal 100
  • Clipboardsaantal 20
  • A4-papieraantal 2
  • Printercartridgesaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de standindeling uiterlijk één week vooraf vast. Controleer daarbij of elke werkgever een tafel, stoel en voldoende ruimte voor folderrekken heeft en maak daarna de plattegrond definitief.
  • Vraag presentaties en werkgeversgegevens uiterlijk vijf werkdagen voor de beurs op. Zet alle bestanden op één USB-stick en test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidspreker vooraf.
  • Maak badges niet op het laatste moment. Verwerk de bezoekerslijst minstens één dag eerder, druk de badges af en leg ze gesorteerd op alfabet of aanmeldnummer bij de registratietafel.
  • Publiceer parkeerinformatie tegelijk met de uitnodiging en zet routeborden op de belangrijkste kruisingen naar de locatie. Zo voorkom je dat bezoekers bij aankomst moeten zoeken naar ingang of registratie.
  • Plan catering en dranken op basis van het definitieve aantal aanmeldingen. Koel water en andere dranken vooraf, controleer koffiekopjes en glazen en houd een reserve aan voor late aanmeldingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een banenbeurs organiseren?
Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Benader werkgevers direct daarna, zodat je uiterlijk 4 weken voor de beurs het programma en de uitnodigingen kunt publiceren.
Wanneer moet ik werkgevers uitnodigen voor een banenbeurs?
Nodig werkgevers ongeveer 8 weken vooraf uit en stuur 7 dagen voor de beurs een herinnering. Controleer hun gegevens, standbehoefte en presentaties uiterlijk 5 werkdagen van tevoren.
Wat heb ik nodig voor de registratie op een banenbeurs?
Zet een registratietafel klaar met bezoekerslijst, naambadges en informatiemateriaal. Leg alles minimaal 30 minuten voor opening op volgorde klaar en zorg dat de lijst ook digitaal beschikbaar is.
Hoeveel techniek heb ik nodig voor presentaties op een banenbeurs?
Reken minimaal op één laptop, beamer, projectiescherm, presentatieklikker, draadloze microfoon en luidspreker. Test de volledige opstelling uiterlijk één dag vooraf en neem een verlengkabel, verdeelstekker en USB-stick mee als reserve.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!