Checklist voor een goed georganiseerde klimaatconferentie

Een klimaatconferentie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je moet sprekers, presentaties, registratie, techniek, catering en toegankelijkheid op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en locatie; werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en praktische briefings. In de laatste week controleer je vooral aantallen, bestanden, bewegwijzering en kabels. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke details op de dag zelf vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers uitnodigen
2 personen
Sprekersgegevens verzamelen
Presentaties en portretten ontvangen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
Programmafolders afdrukken
2 personen
Routebeschrijving versturen
Locatie reserveren
Catering reserveren
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Parkeerinformatie controleren
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Programma bewegwijzeren
2 personen
Naambadges sorteren
2 personen
Sprekersbriefing voorbereiden
Cateringhoeveelheden controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Registratietafel opbouwen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Sprekersruimte inrichten
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen

Event

Welkomstbalie bemannen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Opening verzorgen
Sprekers aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks serveren
4 personen
Dinerbuffet openen
4 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Publieksvragen modereren
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
4 personen
Glazen en servies bijvullen
2 personen
Laatste aankondigingen doen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Buffet schoonmaken
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Techniek afbouwen
2 personen
Presentaties veilig opslaan
Locatie schoonmaken
4 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Klaptafelsaantal 18
Registratietafelsaantal 2
Sprekerstafel
Krukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 18

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 16
Gaffer tapeaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 220
Waterglazenaantal 180
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Vorkenaantal 190
Messenaantal 190
Lepelsaantal 190
Koffielepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Buffetschalenaantal 16
Warmhoudbakkenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8

Decoratie

Naamkaartjesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Programmafoldersaantal 180
Naambordjes sprekersaantal 8
Richtingsbordenaantal 12
Inschrijfbordenaantal 2
Tafelbordjesaantal 18
Notitieblokkenaantal 180
Balpennenaantal 200
Naamstickersaantal 200

Verlichting

LED-lichtsetsaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakkenaantal 80
Microvezeldoekenaantal 20
Allesreinigeraantal 4
Afwasmiddelaantal 3
Sponzenaantal 12
Handzeepaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12
Keukenpapieraantal 12
Toiletpapieraantal 48
Rubberen handschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma en sprekers vroeg vast en vraag presentaties, portretten en sprekersgegevens uiterlijk 7 dagen voor de conferentie op. Zo kun je programmafolders, naamkaartjes en de briefing zonder last-minute wijzigingen maken.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma rond zijn. Vraag meteen dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uit; controleer de deelnemerslijst 2 dagen vooraf en druk daarna pas badges en folders af.
Plan techniek niet alleen op basis van de zaal: test beamer, projectiescherm, laptops, microfoons, mengpaneel, HDMI-adapters en presentatieklikker samen. Leg minstens 2 reservekabels en gaffer tape bij de regietafel.
Tel catering op basis van de definitieve deelnemerslijst en splits gewone maaltijden, dieetwensen, koffie en water uit. Controleer servies zoals kopjes, glazen, borden, bestek en koffielepels vóór levering, niet tijdens de ontvangst.
Maak op de ochtend zelf eerst de registratietafel, bewegwijzering en zaalopstelling in orde. Houd minimaal 60 minuten voor aanvang vrij voor stoelen, tafels, sprekerstafel, techniek en een korte microfoontest.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klimaatconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra de locatie vaststaat, meestal uiterlijk 6 weken voor de conferentie.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een klimaatconferentie controleren?: Controleer de lijst 2 dagen voor het evenement en verwerk daarna de laatste dieetwensen. Gebruik die versie voor naamkaartjes, cateringhoeveelheden en de registratiebalie.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een klimaatconferentie?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd als je stoelen, tafels, registratie, bewegwijzering en audiovisuele techniek zelf organiseert. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een volledige presentatietest en microfooncontrole.
Wanneer moet ik presentaties van sprekers ontvangen?: Vraag alle presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en controleer ze technisch binnen 2 dagen. Zet bestanden bovendien op een laptop en neem HDMI-kabels en adapters mee als reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.