Checklist para organizar una conferencia sobre el clima

Una conferencia sobre el clima necesita más que un programa y una sala. Hay que coordinar a los ponentes, recopilar sus presentaciones, controlar las inscripciones y ajustar el catering a las preferencias dietéticas. También conviene cerrar con tiempo la técnica: proyector, micrófonos, altavoces, cables y adaptadores. Esta checklist reúne 72 tareas y 66 materiales, desde fijar la fecha hasta montar la mesa de registro y colocar las sillas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Invitar a los ponentes
2 personas
Recopilar los datos de los ponentes
Recibir presentaciones y retratos
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Imprimir las tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Enviar indicaciones
Reservar el lugar
Reservar el catering
2 personas
Reservar técnica
2 personas
Comprobar la información de aparcamiento
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Señalizar el programa
2 personas
Ordenar las acreditaciones
2 personas
Preparar la sesión informativa de los ponentes
Comprobar las cantidades de catering
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar la sala de oradores
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar el nivel de sonido
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Montar la mesa de presentación
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Preparar el buffet
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas

Evento

Atender el mostrador de bienvenida
3 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Recibir a los ponentes
2 personas
Encargarse de la inauguración
Anunciar a los ponentes
Coordinar presentaciones
2 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Servir café y té
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir snacks del descanso
4 personas
Abrir el bufé de la cena
4 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
Moderación del panel de debate
2 personas
Moderar las preguntas del público
Montar el aperitivo de networking
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Reponer vasos y vajilla
2 personas
Hacer los últimos anuncios
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Limpiar el buffet
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Desmontar equipo técnico
2 personas
Guardar las presentaciones de forma segura
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la señalización
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 170
Mesas plegablescant. 18
Mesas de registrocant. 2
Mesa del ponente
Taburetescant. 6
Mantelescant. 18

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 4
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Clic de presentacióncant. 2
Pizarras de hojascant. 4
Rotuladores para pizarracant. 16
Cinta gaffercant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 220
Vasos para aguacant. 180
Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Tenedorescant. 190
Cuchilloscant. 190
Cucharascant. 190
Cucharillas de cafécant. 180
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 12
Bandejas de buffetcant. 16
Bandejas para mantener calientecant. 6
Jarras de aguacant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocina y de servircant. 8

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 180
Portabadgescant. 180
Lanyardscant. 180
Folletos del programacant. 180
Carteles con nombres de los ponentescant. 8
Señales direccionalescant. 12
Carteles de inscripcióncant. 2
Carteles de mesacant. 18
Bloc de notascant. 180
Bolígrafoscant. 200
Pegatinas con nombrecant. 200

Iluminación

Juegos de luces LEDcant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Bolsas de basuracant. 80
Paños de microfibracant. 20
Limpiador multiusoscant. 4
Lavavajillascant. 3
Esponjascant. 12
Jabón de manoscant. 6
Toallas de papelcant. 12
Papel de cocinacant. 12
Papel higiénicocant. 48
Guantes de gomacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la lista inicial de ponentes antes de abrir las inscripciones. Pide también con antelación sus datos, retratos y presentaciones para preparar el programa y las acreditaciones.
Abre el formulario de inscripción cuando ya tengas confirmados el lugar, el horario y las indicaciones de acceso. Incluye una pregunta sobre preferencias dietéticas y revisa la lista de participantes al menos 7 días antes.
Confirma el catering según el número de inscritos y sus restricciones alimentarias, no según una estimación inicial. Haz una última comprobación de cantidades entre 48 y 72 horas antes.
Prueba la técnica en la sala antes del día del evento: proyector, pantalla, portátiles, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, adaptadores y regletas. Lleva cinta gaffer para fijar cables y evita tropiezos.
Reserva tiempo para el montaje final. La mesa de registro, las acreditaciones, los folletos del programa, las sillas y la señalización deben estar preparados como mínimo 60 minutos antes de recibir al primer participante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia sobre el clima?: Empieza a coordinarla entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar a los ponentes, abrir las inscripciones y recibir sus presentaciones con tiempo.
¿Cuándo debo cerrar la lista de participantes?: Haz una primera revisión 7 días antes y una comprobación final entre 24 y 48 horas antes. Así puedes imprimir correctamente las tarjetas con nombres, ajustar el catering y preparar las acreditaciones.
¿Cuándo hay que probar el proyector y los micrófonos?: Realiza una prueba completa en la sala al menos 24 horas antes, si es posible. El día de la conferencia repasa conexiones, sonido y presentaciones 60 minutos antes de la llegada del público.
¿Cuánto catering necesito para una conferencia?: Calcula las cantidades a partir del número confirmado de participantes y añade un margen del 5 al 10 %. Revisa las preferencias dietéticas entre 48 y 72 horas antes para que el proveedor pueda ajustar los platos.

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