Checklist pour organiser une conférence sur le climat

Une conférence sur le climat demande de coordonner le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique technique. Cette checklist rassemble 72 tâches et 66 éléments à prévoir, de la réservation du lieu à l’installation des chaises. Commencez par fixer la date et le programme, puis verrouillez rapidement les intervenants, le catering et la technique. Les dernières vérifications portent sur les badges, l’accessibilité, les quantités et l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Inviter les intervenants
2 personnes
Rassembler les informations des intervenants
Recevoir les présentations et les portraits
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Réserver le lieu
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Vérifier les informations de stationnement
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Signaliser le programme
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le briefing des intervenants
Vérifier les quantités de catering
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager l’espace des intervenants
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester le niveau sonore
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Assurer l’ouverture
Annoncer les intervenants
Animer les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les snacks de pause
4 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Animer le débat
2 personnes
Modérer les questions du public
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les verres et la vaisselle
2 personnes
Faire les dernières annonces
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Nettoyer le buffet
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Démonter la technique
2 personnes
Stocker les présentations en lieu sûr
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables pliantesqté 18
Tables d’inscriptionqté 2
Table des intervenants
Tabouretsqté 6
Nappesqté 18

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 16
Ruban gafferqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 220
Verres à eauqté 180
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettesqté 190
Couteauxqté 190
Cuillèresqté 190
Cuillères à caféqté 180
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de buffetqté 16
Bacs de maintien au chaudqté 6
Carafes d’eauqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180
Lanyardsqté 180
Brochures du programmeqté 180
Porte-noms des intervenantsqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux d’inscriptionqté 2
Pancartes de tableqté 18
Blocs-notesqté 180
Stylos à billeqté 200
Étiquettes nominativesqté 200

Éclairage

Kits d’éclairage LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sacs poubelleqté 80
Chiffons microfibresqté 20
Nettoyant multi-usagesqté 4
Liquide vaisselleqté 3
Épongesqté 12
Savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12
Essuie-toutqté 12
Papier toiletteqté 48
Gants en caoutchoucqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions : les intervenants doivent avoir le temps de confirmer leur disponibilité et leur sujet.
Demandez les présentations et les portraits au plus tard 7 jours avant la conférence. Vous pourrez ainsi préparer le programme imprimé, les badges et les supports de présentation.
Traitez les inscriptions chaque semaine et relevez les besoins alimentaires dès le formulaire. Faites une dernière vérification de la liste des participants 48 heures avant l’accueil.
Testez la chaîne technique sur place avant l’arrivée du public : vidéoprojecteur, écran, ordinateurs, microphones, câbles HDMI, adaptateurs et multiprises doivent être compatibles.
Prévoyez l’installation suffisamment tôt pour tester le son et le passage des présentateurs. La table d’inscription, les badges, les indications d’accès et la signalétique doivent être prêtes avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une conférence sur le climat ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le programme et le lieu sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de temps à l’avance réserver la technique et le catering ?: Réservez la technique et le catering au moins 3 à 4 semaines avant la conférence. Confirmez les quantités finales environ 48 heures avant l’événement, selon la liste des participants.
Quand envoyer les informations d’accès aux participants ?: Envoyez les indications d’accès 5 à 7 jours avant la conférence, puis un rappel la veille. Ajoutez les informations de stationnement et les détails d’accessibilité.
Quand préparer les badges et les programmes imprimés ?: Préparez les badges nominatifs et les programmes après la dernière vérification des inscriptions, généralement 24 à 48 heures avant l’événement. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.

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