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Klimakonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Klimakonferenz braucht früh klare Zuständigkeiten: Programm, Referenten, Anmeldung, Raum und Technik hängen voneinander ab. Plane zuerst Datum und Ablauf, öffne danach die Anmeldung und sammle alle Angaben der Vortragenden. In den letzten zwei Wochen prüfst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Drucksachen und Technik gemeinsam. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege: Anmeldung, Namensschilder, Sitzplätze, Bühne und Präsentationstechnik müssen vor dem Einlass fertig sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Redner einladen

    2 Personen

  • Sprecherdaten sammeln

  • Vorträge und Porträts entgegennehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Technik reservieren

    2 Personen

  • Parkinformationen prüfen

  • Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Programm beschildern

    2 Personen

  • Namensschilder sortieren

    2 Personen

  • Sprecherbriefing vorbereiten

  • Cateringmengen kontrollieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Anmeldetisch aufbauen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Sprecherraum einrichten

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Lautstärke testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Willkommensschalter besetzen

    3 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Eröffnung betreuen

  • Redner ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    4 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    4 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Podiumsgespräch begleiten

    2 Personen

  • Publikumsfragen moderieren

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Gläser und Geschirr nachfüllen

    2 Personen

  • Letzte Ankündigungen machen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kaffeepunkt reinigen

    2 Personen

  • Buffet reinigen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Technik abbauen

    2 Personen

  • Präsentationen sicher speichern

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Beschilderung entfernen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 170
  • KlappischeAnz. 18
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • Rednertisch
  • HockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 18

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LaptopsAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • FlipchartsAnz. 4
  • Flipchart-MarkerAnz. 16
  • Gaffer TapeAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 180
  • GläserAnz. 220
  • WassergläserAnz. 180
  • Dinner-TellerAnz. 180
  • DesserttellerAnz. 180
  • GabelnAnz. 190
  • MesserAnz. 190
  • LöffelAnz. 190
  • KaffeelöffelAnz. 180
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 12
  • BuffetschalenAnz. 16
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und ServiermesserAnz. 8

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 180
  • BadgehalterAnz. 180
  • LanyardsAnz. 180
  • ProgrammhefteAnz. 180
  • Namensschilder für SprecherAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • AnmeldeschilderAnz. 2
  • TischschilderAnz. 18
  • NotizblöckeAnz. 180
  • KugelschreiberAnz. 200
  • NamensaufkleberAnz. 200

Beleuchtung

  • LED-LichtsetsAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • MüllsäckeAnz. 80
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • AllzweckreinigerAnz. 4
  • SpülmittelAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 12
  • HandseifeAnz. 6
  • PapierhandtücherAnz. 12
  • KüchenpapierAnz. 12
  • ToilettenpapierAnz. 48
  • GummihandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Referenten zuerst fest. Fordere Vortragsdateien und Porträts spätestens 7 Tage vor der Konferenz an, damit Programmhefte und Sprecherbriefing nicht am Vorabend entstehen.
  • Öffne das Anmeldeformular mindestens 3 Wochen vorher. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und prüfe die Teilnehmerliste 48 Stunden vor Beginn.
  • Bestätige Location, Catering und Technik nicht nur per E-Mail, sondern kontrolliere Mengen und Aufbauzeiten. Für eine Konferenz mit 100 Personen sollten Getränke, Geschirr und Sitzplätze spätestens am Vortag gezählt sein.
  • Plane den Techniktest vor dem Einlass ein. Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Adapter, Funkmikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker mit den tatsächlichen Vortragsdateien.
  • Richte den Anmeldetisch mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Sortiere Namensschilder alphabetisch, stelle Wegweiser auf und bringe Materialien so zum Veranstaltungsort, dass niemand während des Einlasses Stühle oder Kabel verschieben muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Klimakonferenz organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Referenten. Öffne die Anmeldung etwa 3 Wochen vor dem Termin und hole endgültige Teilnehmerzahlen 48 Stunden vorher ein.
Wann muss man Referenten für eine Klimakonferenz einladen?
Lade Referenten 6 bis 8 Wochen vor der Konferenz ein. Bitte spätestens 7 Tage vor dem Termin um Vortragsdatei, Porträt und Kurzbiografie, damit Drucksachen und Briefing rechtzeitig fertig werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Klimakonferenz?
Plane mindestens 2 Stunden für Stühle, Tische, Anmeldung, Beschilderung und Technik ein. Der vollständige Techniktest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Wann sollte das Catering für eine Klimakonferenz bestellt werden?
Reserviere das Catering 3 bis 4 Wochen vorher und bestätige die Menge 48 Stunden vor Beginn. Berücksichtige dabei die aktuelle Teilnehmerliste sowie alle erfassten Ernährungswünsche.

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