Boodschappenlijst voor een klimaatconferentie

Een klimaatconferentie vraagt om meer dan stoelen en een beamer. Je hebt spullen nodig voor registratie, presentaties, groepswerk, catering en duidelijke bewegwijzering. Controleer vooral vooraf of alle aansluitingen werken en of er genoeg microfoons, glazen en naamkaartjes zijn voor het volledige programma. Gebruik deze lijst om aankopen, reserveringen en transport naar de locatie op tijd te organiseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Conferentietafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Presentatieklikker
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
USB-opladersaantal 4
Flip-oversaantal 3
Flip-overstandaardsaantal 3
Stiftenaantal 24
Wandklokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 120
Herbruikbare drinkglazenaantal 140
Bordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Waterkaraffenaantal 12
Serveerkommenaantal 16
Serveerlepelsaantal 16
Serveertraysaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
IJslepelsaantal 2

Decoratie

Klimaatbannersaantal 4
Naamkaarthoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120
Programmapostersaantal 12
Routebordenaantal 10
Recyclingbordjesaantal 8
Tafelnummersaantal 12

Verlichting

LED-staande lampenaantal 4
LED-snoerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakken voor sorteringaantal 8
Mopsetsaantal 2
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kilo
- Zwarte thee - 6 dozen
- Kruidenthee - 4 dozen
- Havermelk - 12 liter
- Halfvolle melk - 10 liter
- Kristalsuiker - 3 kilo
- Honing - 2 potten
- Spa Blauw - 80 flessen
- Spa Rood - 40 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Citroenen - 30 stuks
- Komkommers - 20 stuks
- Cherrytomaten - 8 kilo
- Wortels - 8 kilo
- Paprika's - 6 kilo
- Rucola - 2 kilo
- Veldsla - 2 kilo
- Rodekool - 4 kilo
- Rode uien - 3 kilo
- Bosuitjes - 20 stuks
- Verse peterselie - 10 bosjes
- Verse munt - 8 bosjes
- Knoflook - 1 kilo
- Aardappelen - 15 kilo
- Zoete aardappelen - 10 kilo
- Pompoen - 8 kilo
- Courgettes - 6 kilo
- Champignons - 6 kilo
- Kikkererwten - 8 kilo
- Linzen - 6 kilo
- Quinoa - 6 kilo
- Volkorenrijst - 8 kilo
- Volkorenpasta - 6 kilo
- Volkorenbrood - 20 broden
- Volkoren wraps - 120 stuks
- Hummus - 8 kilo
- Avocado's - 40 stuks
- Tahini - 3 kilo
- Feta - 4 kilo
- Geraspte kaas - 4 kilo
- Vegan kaas - 2 kilo
- Tofu - 6 kilo
- Tempeh - 5 kilo
- Groentebouillon - 6 liter
- Tomatenblokjes - 12 blikken
- Kokosmelk - 12 blikken
- Olijfolie - 5 liter
- Zonnebloemolie - 3 liter
- Balsamicoazijn - 2 liter
- Appelazijn - 2 liter
- Sojasaus - 2 liter
- Tahindressing - 4 liter
- Tomatensalsa - 4 kilo
- Mayonaise - 3 kilo
- Vegan mayonaise - 2 kilo
- Mosterd - 2 kilo
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 500 gram
- Komijn - 500 gram
- Kerriepoeder - 500 gram
- Italiaanse kruiden - 300 gram
- Chilivlokken - 200 gram
- Walnoten - 3 kilo
- Zonnebloempitten - 2 kilo
- Rozijnen - 2 kilo
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Olijven - 4 kilo
- Druiven - 8 kilo
- Appels - 100 stuks
- Peren - 80 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Volkorenkoekjes - 12 pakken
- Vegan brownies - 100 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Toiletreiniger - 3 flessen
- Handzeep - 6 flessen
- Desinfecterende handgel - 6 flessen
- Afvalzakken restafval - 100 stuks
- Afvalzakken composteerbaar - 60 stuks
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Vershoudfolie - 3 rollen

Tips

Neem per spreker een eigen naamkaartje, microfoon en presentatieaansluiting klaar en leg reserve-HDMI-adapters en verlengkabels bij de techniek. Test de presentatielaptop en presentatieklikker uiterlijk 1 dag vooraf.
Reken voor registratie op 1 registratietafel per 75 tot 100 deelnemers. Leg naamkaartjes, programma’s, pennen en een duidelijke route naar de juiste zaal klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.
Voor een programma met meerdere sessies heb je per zaal minimaal 1 flip-overstandaard, 1 flip-over en 2 tot 3 stiften nodig. Controleer de stiften vooraf; uitgedroogde exemplaren worden vaak pas tijdens een werksessie ontdekt.
Voorzie per deelnemer minimaal 2 herbruikbare drinkglazen of plan afwas tussen de pauzes, plus 1 waterkaraf per 8 tot 10 personen aan tafel. Zet extra glazen klaar bij de registratie en catering.
Plan het transport van podiumdelen, kapstokken, kledinghangers en technische apparatuur minimaal 1 dag voor de conferentie. Maak per ruimte een aparte doos of krat, zodat opbouw en controle niet door elkaar lopen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een klimaatconferentie?: Neem voor iedere aangemelde deelnemer 1 stoel en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 120 deelnemers betekent dat 126 tot 132 stoelen, verdeeld over registratie, plenaire zaal en werksessies.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een klimaatconferentie?: Gebruik minimaal 1 draadloze microfoon voor de spreker en 1 extra microfoon voor vragen uit de zaal. Bij een panel met 4 deelnemers heb je doorgaans 5 microfoons nodig: 4 voor het panel en 1 voor de moderator of zaalvragen.
Hoeveel water en glazen moet ik voorzien per deelnemer?: Reken op 1 tot 1,5 liter water per persoon voor een conferentiedag, verdeeld over ontvangst, pauzes en lunch. Voorzie minimaal 2 herbruikbare drinkglazen per deelnemer als afwas tussendoor niet zeker is.
Wanneer moet ik de techniek voor een klimaatconferentie controleren?: Controleer beamer, projectiescherm, laptop, microfoons, luidsprekers en adapters uiterlijk 1 dag vooraf op de locatie. Doe daarnaast 60 tot 90 minuten voor de start een korte test met de eerste presentatie en alle microfoons.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.