Qué necesitas para una conferencia sobre el clima

Una conferencia sobre el clima necesita más que una sala y un programa. Esta lista reúne el mobiliario, el equipo técnico y el material de servicio que debes comprar, alquilar o llevar al recinto. Calcula las cantidades a partir del número de asistentes y añade un pequeño margen para evitar quedarte sin vasos, sillas o adaptadores. También conviene separar con antelación lo que debe estar instalado de lo que solo se utiliza durante las pausas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de conferenciacant. 12
Sillascant. 110
Mesas de registrocant. 2
Mesa de oradores
Piezas de escenariocant. 4
Percheroscant. 3
Perchascant. 120

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Clic de presentación
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Adaptadores HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Cargadores USBcant. 4
Pizarras de hojascant. 3
Atriles de rotafoliocant. 3
Rotuladorescant. 24
Relojes de paredcant. 2

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 140
Platoscant. 130
Cubiertoscant. 130
Jarras de aguacant. 12
Cuencos de serviciocant. 16
Cucharones de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cucharillas para heladocant. 2

Decoración

Banners sobre el climacant. 4
Portatarjetas de nombrecant. 120
Lanyardscant. 120
Pósteres del programacant. 12
Señales de rutacant. 10
Carteles de reciclajecant. 8
Números de mesacant. 12

Iluminación

Lámparas de pie LEDcant. 4
Guirnalda LEDcant. 4

Limpieza

Cubos de basura para separacióncant. 8
Juego de mopcant. 2
Escobascant. 2
Recogedores de polvocant. 2
Paños de limpieza reutilizablescant. 20
Guantescant. 12

Catering

Compras
- Granos de café - 4 kilos
- Té negro - 6 cajas
- Té de hierbas - 4 cajas
- Leche de avena - 12 litros
- Leche semidesnatada - 10 litros
- Azúcar granulado - 3 kilos
- Miel - 2 tarros
- Spa Blauw - 80 botellas
- Spa Rood - 40 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Limones - 30 unidades
- Pepinos - 20 piezas
- Tomates cherry - 8 kilo
- Zanahorias - 8 kilos
- Pimientos - 6 kilos
- Rúcula - 2 kilo
- Canónigos - 2 kilo
- Col lombarda - 4 kilos
- Cebollas rojas - 3 kilo
- Cebollitas silvestres - 20 unidades
- Perejil fresco - 10 manojos
- Menta fresca - 8 manojos
- Ajo - 1 kilo
- Patatas - 15 kilos
- Boniatos - 10 kilos
- Calabaza - 8 kilos
- Calabacines - 6 kilos
- Champiñones - 6 kilo
- Garbanzos - 8 kilo
- Lentejas - 6 kilos
- Quinoa - 6 kilo
- Arroz integral - 8 kilo
- Pasta integral - 6 kilo
- Pan integral - 20 barras
- Wraps integrales - 120 unidades
- Hummus - 8 kilo
- Aguacates - 40 unidades
- Tahini - 3 kilo
- Feta - 4 kilo
- Queso rallado - 4 kilos
- Queso vegano - 2 kilo
- Tofu - 6 kilos
- Tempeh - 5 kilos
- Caldo de verduras - 6 liter
- Tomate troceado - 12 latas
- Leche de coco - 12 latas
- Aceite de oliva - 5 litros
- Aceite de girasol - 3 litros
- Vinagre balsámico - 2 litros
- Vinagre de manzana - 2 litros
- Salsa de soja - 2 liter
- Aliño de tahini - 4 litros
- Salsa de tomate - 4 kilo
- Mayonesa - 3 kilos
- Mayonesa vegana - 2 kilos
- Mostaza - 2 kilos
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón - 500 gramos
- Comino - 500 gramos
- Curry en polvo - 500 gramos
- Hierbas italianas - 300 gramos
- Copos de chile - 200 gramos
- Nueces - 3 kilo
- Semillas de girasol - 2 kilos
- Pasas - 2 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Aceitunas - 4 kilos
- Uvas - 8 kilos
- Manzanas - 100 unidades
- Peras - 80 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Galletas integrales - 12 paquetes
- Brownies veganos - 100 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiador de inodoro - 3 botellas
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante para manos - 6 botellas
- Bolsas de basura de residuos generales - 100 unidades
- Bolsas de basura compostables - 60 unidades
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos

Consejos

Calcula las sillas para todos los asistentes y añade un 5-10 % de margen: para 100 personas, prepara entre 105 y 110 sillas. Reserva aparte las mesas de registro y la mesa de oradores.
Prepara un adaptador HDMI, un cable alargador y una regleta por cada puesto de presentación, más al menos dos adaptadores y un cargador USB de repuesto. Comprueba las conexiones antes de que lleguen los ponentes.
Para las pausas, calcula dos bebidas por persona durante la primera hora y una adicional por cada hora siguiente. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y coloca las jarras de agua antes de abrir el registro.
Lleva una taza reutilizable por asistente previsto y añade un 10 % extra; para 100 inscritos, son 110 tazas y vasos. Cuenta también platos, cubiertos, bandejas y cuencos según el número de personas que comerán a la vez.
Coloca un reloj de pared visible para moderadores y ponentes, y prepara un soporte de rotafolio con rotuladores por cada sala de trabajo. Haz una prueba completa del proyector, la pantalla, los altavoces y los micrófonos como mínimo 60 minutos antes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una conferencia de 100 personas?: Prepara 100 sillas para los asistentes y añade un margen del 5-10 %. En la práctica, conviene disponer de entre 105 y 110 sillas, además de las necesarias para la mesa de oradores.
¿Cuántos vasos y tazas hacen falta para una conferencia?: Calcula una taza y un vaso reutilizable por persona, más un 10 % de reserva. Para 100 asistentes, prepara al menos 110 tazas y 110 vasos para cubrir pérdidas, cambios y personal de apoyo.
¿Cuándo debo comprobar el material técnico?: Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes del registro y vuelve a comprobar cada presentación cuando la recibas. Lleva adaptadores HDMI, alargadores, regletas y un portátil de presentación de respaldo.
¿Cuánta bebida compro para una conferencia de un día?: Calcula dos bebidas por persona durante la primera hora y una por persona por cada hora adicional, ajustando la cantidad según la duración y el clima. Para una pausa de cuatro horas y 100 personas, el cálculo orientativo es de 500 bebidas.

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