Que prévoir pour une conférence sur le climat ?
Une conférence sur le climat demande plus qu’un programme et une salle : il faut aussi équiper l’accueil, les interventions et les pauses. Cette liste couvre le matériel de présentation, la signalétique, la vaisselle réutilisable et les fournitures de service. Pour les boissons, prévois environ deux à trois verres par personne pendant la première heure, puis un verre par heure supplémentaire. Ajoute une marge de 10 % pour les inscriptions de dernière minute et les besoins imprévus.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de conférenceqté 12
- Chaisesqté 110
- Tables d’inscriptionqté 2
- Table de prise de parole
- Éléments de podiumqté 4
- Porte-manteauxqté 3
- Cintresqté 120
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable de présentation
- Cliqueur de présentation
- Haut-parleursqté 2
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 2
- Adaptateurs HDMIqté 3
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Chargeurs USBqté 4
- Chevaletsqté 3
- Supports pour paperboardqté 3
- Marqueursqté 24
- Horloges muralesqté 2
Vaisselle
- Tasses à café réutilisablesqté 120
- Verres réutilisablesqté 140
- Assiettesqté 130
- Couvertsqté 130
- Carafes d'eauqté 12
- Saladiers de serviceqté 16
- Cuillères de serviceqté 16
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux d’officeqté 4
- Cuillères à glaceqté 2
Décoration
- Bannières sur le climatqté 4
- Porte-nomsqté 120
- Lanyardsqté 120
- Affiches du programmeqté 12
- Panneaux de directionqté 10
- Panneaux de recyclageqté 8
- Numéros de tableqté 12
Éclairage
- Lampadaires LEDqté 4
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Nettoyage
- Bacs de tri des déchetsqté 8
- Têtes de serpillièreqté 2
- Balaisqté 2
- Pelles à poussièreqté 2
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
- Gantsqté 12
Catering
- Courses
- Grains de café - 4 kilo
- Thé noir - 6 boîtes
- Tisane - 4 boîtes
- Lait d’avoine - 12 litres
- Lait demi-écrémé - 10 litres
- Sucre cristallisé - 3 kilos
- Miel - 2 pots
- Spa Blauw - 80 bouteilles
- Spa Rood - 40 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Citrons - 30 pièces
- Concombres - 20 pièces
- Tomates cerises - 8 kilos
- Carottes - 8 kilos
- Poivrons - 6 kilos
- Roquette - 2 kilos
- Mâche - 2 kilos
- Chou rouge - 4 kilo
- Oignons rouges - 3 kilos
- Ciboules - 20 pièces
- Persil frais - 10 bouquets
- Menthe fraîche - 8 bottes
- Ail - 1 kilo
- Pommes de terre - 15 kilos
- Patates douces - 10 kilos
- Citrouille - 8 kilo
- Courgettes - 6 kilos
- Champignons - 6 kilo
- Pois chiches - 8 kilos
- Lentilles - 6 kilo
- Quinoa - 6 kilos
- Riz complet - 8 kilos
- Pâtes complètes - 6 kilos
- Pain complet - 20 pains
- Wraps complets - 120 pièces
- Houmous - 8 kilos
- Avocats - 40 pièces
- Tahini - 3 kilo
- Feta - 4 kilos
- Fromage râpé - 4 kilos
- Fromage vegan - 2 kilos
- Tofu - 6 kilos
- Tempeh - 5 kilos
- Bouillon de légumes - 6 litres
- Tomates en dés - 12 boîtes
- Lait de coco - 12 boîtes
- Huile d'olive - 5 litres
- Huile de tournesol - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 litres
- Vinaigre de pomme - 2 liter
- Sauce soja - 2 litres
- Sauce tahini - 4 liter
- Salsa tomate - 4 kilo
- Mayonnaise - 3 kilo
- Mayonnaise vegan - 2 kilos
- Moutarde - 2 kilo
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 500 grammes
- Cumin - 500 grammes
- Poudre de curry - 500 gram
- Herbes italiennes - 300 grammes
- Flocons de piment - 200 grammes
- Noix - 3 kilos
- Graines de tournesol - 2 kilos
- Raisins secs - 2 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Olives - 4 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 100 pièces
- Poires - 80 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Biscuits complets - 12 paquets
- Brownies vegan - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Sacs poubelle pour déchets résiduels - 100 pièces
- Sacs poubelle compostables - 60 pièces
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
Conseils
- Prévois un badge nominatif et un programme imprimé pour chaque participant confirmé, puis ajoute 10 % d’exemplaires vierges pour les inscriptions sur place.
- Pour une pause d’une heure, compte environ 50 à 75 cl de boissons par personne et garde les bouteilles ou carafes au frais au moins 3 heures avant l’accueil.
- Prépare au moins deux adaptateurs HDMI, deux rallonges et plusieurs multiprises : les intervenants arrivent souvent avec des ordinateurs différents et des câbles manquants.
- Réserve une paire de microphones sans fil pour les questions du public si la salle dépasse 50 personnes, et vérifie les piles ou batteries la veille puis 30 minutes avant le début.
- Installe les panneaux d’itinéraire et les chevalets avant l’ouverture des portes, idéalement 60 minutes à l’avance : l’accueil, les salles et les sanitaires doivent être repérables sans aide.
Questions fréquentes
- Combien de boissons prévoir pour une conférence sur le climat ?
- Compte 50 à 75 cl par personne pour une conférence de trois à quatre heures, selon la température et la présence d’une pause. Pour la première heure, prévois deux à trois verres par participant, puis environ un verre par heure supplémentaire.
- Combien de chaises faut-il prévoir pour une conférence ?
- Prévois une chaise par participant inscrit, plus 10 % de marge. Pour 100 personnes attendues, installe donc environ 110 chaises si la salle et les circulations le permettent.
- Quand préparer le matériel technique de la conférence ?
- Rassemble vidéoprojecteur, écran, ordinateur, cliqueur, adaptateurs et rallonges au moins la veille. Fais un test complet dans la salle 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public, avec les présentations finales.
- Quelle quantité de vaisselle prévoir pour une conférence ?
- Prévois au minimum une tasse, un verre, une assiette et un couvert par personne, puis ajoute 10 à 15 % de réserve. Pour 80 participants, cela représente 88 à 92 unités de chaque élément utilisé pendant la pause.
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