Klimaatcafé organiseren: checklist en planning
Een Klimaatcafé vraagt om meer dan een goed gesprek. Je regelt een locatie, programma, sprekers, aanmeldingen en techniek, maar ook een soepele ontvangst en genoeg koffie, thee, water en hapjes. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar communicatie, catering en zaalopbouw. Deze checklist bevat 45 taken en 38 spullen, zodat je weet wat vooraf geregeld moet zijn en wat op de dag zelf klaar moet staan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers en gespreksleiders boeken
2 personen
Benodigde apparatuur reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma online publiceren
Herinnering aan deelnemers sturen
Sprekersinformatie versturen
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Flipovers en posters ophangen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes en fruit uitstallen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Registratietafel bemensen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Sprekers begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gespreksgroepen begeleiden
4 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Vragen uit het publiek verzamelen
Bezoekers naar afsluiting begeleiden
2 personen
Restanten veilig koelen
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 2
- Krukkenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Glazenaantal 90
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerplankenaantal 8
- Schenkkanenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Soepkommenaantal 70
- Opscheplepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadkabelsaantal 4
Decoratie
- Informatiebordenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 80
- Tafelkledenaantal 8
- Pijlbordjesaantal 10
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma en locatie eerst vast. Boek daarna zo snel mogelijk sprekers, gespreksleiders en apparatuur; zonder die bevestigingen kun je uitnodigingen en het online programma niet definitief maken.
- Verstuur uitnodigingen zodra programma en locatie vaststaan en plan uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf een herinnering. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen doorlopend, zodat je catering niet op schattingen baseert.
- Test beamer, laptop, projectiescherm, speaker en draadloze microfoon vóór de ontvangst begint. Leg verlengkabels, stekkerdozen en oplaadkabels klaar; techniekproblemen ontstaan vaak door één ontbrekende aansluiting.
- Richt op de dag zelf eerst de ontvangstbalie en presentatieruimte in. Zet naamkaartjes, deelnemerslijst, informatieborden en pijlbordjes klaar voordat je koffie, thee, water en hapjes uitstalt.
- Koel dranken en bereid hapjes op tijd, maar controleer ook servies en keukenmateriaal. Reken voor de opbouw op een apart blok vóór de inloop, zodat tafels, stoelen, flipovers en posters niet meer tijdens de ontvangst hoeven te worden verplaatst.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Klimaatcafé organiseren?
- Leg datum, locatie en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Boek sprekers en apparatuur daarna direct, en verstuur uitnodigingen zodra de basisinformatie compleet is.
- Wanneer stuur ik de herinnering voor een Klimaatcafé?
- Stuur de herinnering 3 tot 5 dagen voor het Klimaatcafé. Vermeld daarin tijd, locatie, programma en eventuele praktische informatie voor deelnemers.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een Klimaatcafé op te bouwen?
- Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, ontvangstbalie, presentatieruimte, posters en techniek. Test beeld en geluid voordat deelnemers binnenkomen en houd daarna nog 15 minuten ruimte voor kleine aanpassingen.
- Wanneer verzamel ik dieetwensen voor een Klimaatcafé?
- Vraag dieetwensen uit bij de aanmelding en controleer de lijst uiterlijk 3 dagen vooraf. Zo kun je hapjes, fruit en eventuele andere catering gericht inkopen en apart presenteren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!