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Klimacafé organisieren: die praktische Checkliste

Ein Klimacafé verbindet kurze Impulse, moderierte Gespräche und Zeit für Austausch. Damit am Veranstaltungstag nicht die Technik, die Anmeldung oder die Verpflegung den Ablauf bremst, solltest du die Planung in klaren Etappen angehen. Buche Raum, Referierende und Geräte frühzeitig, verschicke Einladungen mit Anmeldemöglichkeit und erfasse Ernährungswünsche. In den letzten Tagen prüfst du Material, Teilnehmerliste und Programm; am Veranstaltungstag stehen Empfang, Präsentationsraum, Getränke und Snacks rechtzeitig bereit.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Referenten und Moderatoren buchen

    2 Personen

  • Benötigte Geräte reservieren

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm online veröffentlichen

  • Erinnerung an die Teilnehmer senden

  • Referenteninformationen versenden

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    2 Personen

  • Flipcharts und Poster aufhängen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks und Obst auslegen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Registrierungstisch besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gesprächsgruppen begleiten

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Besucher zur Abschlussveranstaltung begleiten

    2 Personen

  • Reste sicher kühlen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 2
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 90
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierbretterAnz. 8
  • KaraffenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SuppenschalenAnz. 70
  • ServierlöffelAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LadekabelAnz. 4

Dekoration

  • InfotafelnAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 80
  • TischdeckenAnz. 8
  • WegweiserAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • PutzeimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere die Location möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Plane zusätzlich mindestens 30 Minuten für Aufbau und Techniktest ein.
  • Schicke die Einladungen nicht erst mit dem fertigen Programm. Bitte um Anmeldung und Ernährungswünsche und sende spätestens 2 bis 3 Tage vorher eine Erinnerung mit Uhrzeit, Adresse und Ablauf.
  • Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Kühle Getränke rechtzeitig, stelle Kaffee und Tee bereit und lege Snacks erst kurz vor Beginn aus.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher und Mikrofon vor dem Einlass. Prüfe dabei auch Verlängerungs- und Ladekabel sowie die Präsentation auf dem tatsächlich verwendeten Laptop.
  • Besetze den Registrierungstisch mindestens 20 Minuten vor Beginn. Lege Teilnehmerliste und Namensschilder bereit und kennzeichne den Weg zum Präsentationsraum mit Wegweisern oder Infotafeln.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Klimacafé organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Location, Referierende, Moderation, Technik, Einladungen und Anmeldungen ohne Zeitdruck koordinieren.
Wie viele Getränke braucht man für ein Klimacafé?
Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person, zusätzlich etwas Reserve für längere Gespräche. Kaffee, Tee und Wasser sollten spätestens 15 Minuten vor dem Einlass bereitstehen.
Wann sollte man die Teilnehmer an ein Klimacafé erinnern?
Eine Erinnerung 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung reicht meist aus. Nenne darin Beginn, Ende, Ort, Programm und Hinweise zu Anreise oder Verpflegung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Klimacafé?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Präsentationsraum, Buffet und Technik ein. Öffne den Raum spätestens 90 Minuten vor Beginn, wenn Aufbau und Technik noch ungeübt sind.

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