Organiser un café climat sans rien oublier
Un café climat réunit participants, intervenants et échanges autour d’un programme qui doit être clair dès l’inscription. Cette checklist suit l’ordre pratique : fixer le cadre, réserver le lieu et le matériel, informer les participants, puis préparer l’accueil et les boissons. Les détails souvent oubliés sont inclus, comme les besoins alimentaires, les câbles, les badges et le test de la technique. Le jour J, prévoyez une personne à l’accueil et ouvrez le lieu assez tôt pour installer les espaces.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver des intervenants et des animateurs
2 personnes
Réserver l’équipement nécessaire
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme en ligne
Envoyer un rappel aux participants
Envoyer les informations sur les intervenants
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Accrocher les chevalets et les affiches
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Assurer la présence à la table d’enregistrement
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Accompagner les intervenants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer les groupes de discussion
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Recueillir les questions du public
Accompagner les visiteurs vers la cérémonie de clôture
2 personnes
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tables de buffetqté 2
- Tabouretsqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 90
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Planches de serviceqté 8
- Carafesqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Bol à soupeqté 70
- Louchesqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
- Glacièresqté 4
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Enceinte portable
- Micro sans fil
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Câbles de rechargeqté 4
Décoration
- Panneaux d'informationqté 6
- Badges nominatifsqté 80
- Nappesqté 8
- Panneaux de directionqté 10
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations après avoir confirmé le programme, le lieu et les intervenants. Demandez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le café climat afin de prévoir les besoins alimentaires.
- Traitez les inscriptions en comptant séparément les participants, les intervenants et les animateurs. Imprimez la liste le jour précédent et gardez une version numérique à jour pour les changements de dernière minute.
- Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le micro et l’enceinte avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et câbles de recharge : une prise disponible ne suffit pas toujours.
- Installez l’accueil, les panneaux de direction et les badges avant d’ouvrir les portes. Préparez les tables, chaises et tabourets selon le programme, puis gardez un passage libre vers l’espace de présentation.
- Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez le café, le thé, les fruits et les amuse-bouches juste avant l’accueil. Utilisez les carafes et les glacières pour éviter les files et les boissons tièdes dès la première heure.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un café climat ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les intervenants, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de vérifier le matériel.
- Quand envoyer les invitations pour un café climat ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, une fois le programme et le lieu confirmés. Fixez la clôture des inscriptions à 7 jours avant l’événement pour recueillir les besoins alimentaires.
- Quand préparer le matériel d’un café climat ?
- Faites l’inventaire au plus tard 2 jours avant, puis testez la technique le jour précédent. Le jour J, prévoyez au moins 90 minutes pour ouvrir le lieu, installer les tables et vérifier l’accueil.
- Quelle quantité de boissons prévoir pour un café climat ?
- Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, en plus du café et du thé. Refroidissez-les plusieurs heures à l’avance et prévoyez davantage si les échanges durent toute la matinée.
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